Adjoint administratif H/F - IFSI/IFAS

H; Saint-Ouen-l'Aumône; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Hôpital NOVO recherche une secrétaire/secretariat administratif pour assurer la gestion des dossiers des étudiants et stagiaires, l’accueil du public et la communication avec les intervenants.

Poste bi-site (Pontoise et Beaumont-sur-Oise) au sein des IFSI/IFAS, avec appui des cadres et du directeur des soins. Diplôme requis en secrétariat et expérience souhaitée.

Qualifications

• Formation et/ou diplôme en secrétariat ou équivalent.

Responsabilités

• Gestion de la communication avec étudiants, élèves et stagiaires.
• Gestion administrative des dossiers des étudiants et stagiaires jusqu'à diplomation.
• Traitement des courriers et archivage des dossiers.
• Notes et comptes rendus de réunions.
• Communication et collaboration avec les formateurs et coordination pédagogique.
• Gestion des stocks de matériels.
• Accueil et encadrement des stagiaires.
• Organisation des journées portes ouvertes et activités de communication.

Connaissances

Réglementation

Institution

Secrétariat administratif

Accueil public

Travail en équipe

Organisation

Bureautique

Qualité et risques

Formation

Baccalauréat secrétariat / BTS

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Hôpital NOVO - Site de Pontoise (CERGY PONTOISE)

Date de limite de candidatures 30 nov. 2026

Descriptif Les missions du poste

• Accueil et gestion de la communication avec les étudiants, les élèves et les stagiaires de la formation professionnelle continue ;
• Accueil et gestion de la communication du public extérieur et des intervenants professionnels de l'Hôpital NOVO
• Gestion administrative des dossiers des situations des étudiants, des élèves et des personnes de la formation professionnelle continue depuis la sélection jusqu'a la diplomation ;
• Traitement des courriers, des dossiers dans son domaine et de leur archivage ;
• Prises de notes et élaboration de compte-rendu de réunions ;
• Communication et collaboration avec les formateurs sur les problématiques rencontrées par les étudiants Gestion des instances réglementaires (organisation et préparation des instances, gestion des dossiers, convocations, préparation des instances, prise de notes, élaboration de procès-verbaux...) ;
• Gestion des stocks de matériels dans son domaine ;
• Accueil et encadrement des stagiaires dans son domaine ;
• Participation et organisation des journées portes ouvertes et autres activités de communication pour les instituts.

Exigences du poste

Niveau de formation et / ou diplôme(s)

Baccalauréat de secrétariat ou équivalent et/ou de BTS secrétariat.

Compétences requises

• Intégrer et mettre en ceuvre les textes régissant la formation conduisant au diplöme d'Etat d'infirmier et au diplôme d'Etat d'aide-soignant ;
• Découvrir et connaître une institution ;
• Expérience dans le domaine du secrétariat administratif, dans l'accueil du public, dans l'organisation et le suivi d'activités ;
• Compétences relationnelles de travail en équipe ;
• Compétences méthodologiques et organisationnelles ,
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...) et les nouvelles technologies ;
• Connaissance des méthodes et des outils de la qualité et de la gestion des risques.

Les qualités organisationnelles :

• Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage et un système de gestion documentaire ;
• Concevoir et organiser son travail de secrétariat en intégrant la priorisation des activités ;
• Avoir un sens aigu des responsabilités ;
• Etre autonome ;
• Planifier, animer, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour Ieur réalisation.
• Faire du reporting à l'équipe de direction, à l'équipe pédagogique et/ou administrative et à ses homologues.

Les qualités relationnelles et d'adaptation :

• Rigueur et sens de l'anticipation ;
• Esprit d'équipe et sens du travail en groupe, de l'intérêt collectif et de la mission de service rendu ;
• Sens de l'analyse, de la négociation, de l'observation et de l'écoute ;
• Patience, tolérance et diplomatie ;
• Respect du travail d'autrui ;
• Maîtrise de soi et habileté relationnelle : Lors de la survenue d'imprévus, pour écouter les difficultés, pour argumenter et convaincre et pour communiquer de l'information ;
• Travail collaboratif ;
• Capacité à se distancer vis-à-vis de situations ;
• Disponibilité ;
• Respect de la discrétion et des règles de confidentialité ;
• Ethique professionnelle;
• Loyauté institutionnelle.

Adaptation à l'emploi

Tutorat piloté par un homologue avec l'appui du directeur des soins-coordonnateur des IFSI/IFAS et des cadres supérieurs de santé coordinateurs pédagogiques ;

Appropriation de la base documentaire sur le réseau partagé ; Formation aux espaces numériques de travail (ENT).

CHAMP D'APPLICATION

Cette fiche s'applique aux missions des secrétaires au sein des Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et des Aides-Soignants (IFAS) de l'Hôpital NOVO sites de Beaumont-sur-Oise et de Pontoise. Ce document a pour objet de présenter les missions principales, les exigences du poste, les activités, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles et les modalités d'organisation.

1. Présentation des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO

Les IFSI/IFAS de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise sont rattachés ä l'H6oital NOVO. Ils sont situés sur 2 communes distinctes de 30 kms

Sur Beaumont-sur-Oise: Site des « Oliviers »;

Sur Pontoise : En face de l'Hôpital NOVO site de Pontoise.

Ils bénéficient d'une direction commune depuis novembre 2016. Ils ont élaboré un projet pédagogique de territoire commun, conformément au « guide pour la coordination des instituts et écoles de formation paramédicale des groupements hospitaliers de territoire » élaboré par l'Agence Régionale de Santé d'lIe-de-France (ARSIF) en 2017. Ils ont pour mission de former des professionnels de santé qualifiés et compétents afin de concourir au service public notamment hospitalier et médicosocial.

Les IFSI/IFAS de l'Hôoital NOVO ont contracté et consolidé des Partenariats Institutionnels : avec l'Hôpital NOVO et avec l'ARSlF ;

Pédagogiques : avec les autres IFSI/IFAS du département et de la région, avec l'Université de Paris-Cité qui est née de la fusion entre les universités Paris 7 et aris 5 en janvier 2020 et qui permet aux étudiants en soins infirmiers d'obtenir simultanément le diplôme d'État et le grade de Licence, et également avec les structures et services d'accueil des étudiants et élèves en stage ;

Financiers : avec le Conseil Régional d'ÎIe-de-France qui assure une grande partie du financement des formations initiales et les entreprises qui participent ä la taxe d'apprentissage.

Les IFSI/IFAS de l'Hôeital NOVO sont composés de cino départements et de deux centres de documentation :

Le département des formations initiales accueillant des promotions de 95 étudiants en soins infirmiers et 25 élèves aides-soignants sur le site de Pontoise et 75 étudiants en soins infirmiers et 20 élèves aides-soignants sur le site de Beaumont-sur-Oise ;

Le département de la coordination des stages gérant les stages des étudiants en soins infirmiers et des élèves aides-soignants de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise et des demandes des autres IFSI/IFAS ;

Le département de la formation continue agréé comme organisme habilité à dispenser des formations Développement Professionnel Continu (DPC) ;

Le département administratif et logistique avec 5 secrétaires bi-site ; Le département de la qualité et de la gestion des risques ;

Deux centres de documentation (CDD): un sur le site du CHRD et un au sein des IFSI/IFAS de Beaumont-sur-Oise.

L'équipe pluriprofessionnelle est constituée de 40 personnes : un Directeur des soins - Coordonnateur des IFSI/IFAS, trois cadres supérieurs de santé (CSS) - coordinateurs pédagogiques (un par site et un bi-site), une assistante de direction, une équipe administrative composée de 5 secrétaires, une équipe pédagogique composée de 30 formateurs et un intendant.

La définition du poste

La secrétaire au sein des instituts de formation bi-site a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants, des étudiants en soins infirmiers et des personnes inscrites au titre de la formation professionnelle continue.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles

Liaisons hiérarchiques N+1 :

Directeur des soins - coordonnateur des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO ; Assistante de direction ;

Cadres supérieurs de santé-coordinateurs pédagogiques des IFSI/IFAS de chaque site de l'Hôpital NOVO.

Liaisons fonctionnelles :

Cadres supérieurs de santé coordinateurs pédagogiques de chaque site des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO ; Equipe pédagogique, administrative et logistique ;

Département Universitaire des Sciences Infirmières (DUSI) de l'Université de Paris-Cité ; Equipes de directions de l'Hôpital NOVO (finances, ressources humaines, informatiques ...) Organismes de financement, France Travail, ..

Directeur, cadre supérieur de santé, formateurs et professionnels d'autres instituts de formation ; Etudiants en soins infirmiers, élèves aides-soignants et participants à des actions de formation continue

Personne à contacter

Isabelle LE FALHER Isabelle LE FALHER

Directrice des Soins Coordinatrice des Instituts IFSI/IFAS

[emailprotected]

[emailprotected]

Hôpital NOVO - Site de Pontoise

6 avenue de L'ile-de-France - CS 90079 Pontoise

95303 CERGY PONTOISE

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