Técnico de Secretaría Técnica

VB Group; Madrid; Híbrido; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Contrato indefinido

Modelo híbrido

Prestigio de proyectos científicos

Plan de formación y desarrollo

Seguro médico

Descripción de la vacante

Alo Congress, la línea de VB Group, busca un/a Técnico/a de Secretaría Técnica que gestione inscripciones, ponentes y coordinación en sede de congresos. Coordinará viajes y hoteles, inscripciones gratuitas y atención al cliente.

Se requiere experiencia en secretarías técnicas de congresos, dominio avanzado de MS Office y capacidad para trabajar bajo presión, con actitud de servicio y proactividad. Contrato indefinido, modelo híbrido y desarrollo profesional.

Formación

• Formación: Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.
• Experiencia: mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.
• Conocimientos técnicos: manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.
• Idiomas: dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.

Responsabilidades

• Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.
• Atender y resolver dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.
• Controlar ingresos por inscripciones y seguir pagos pendientes en coordinación con Administración.
• Coordinar la participación de ponentes e invitados: viajes, hoteles, inscripciones gratuitas y atención personalizada.
• Gestionar reservas hoteleras y controlar cupos de servicios adicionales (talleres, actos sociales).
• Preparar listados, documentación operativa y materiales para el evento junto al project manager.
• Dar soporte in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos.
• Mantener actualizadas bases de datos y plataforma de gestión de inscripciones.
• Colaborar con la secretaría científica en comunicaciones y contenidos del programa.
• Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera).

Conocimientos

Servicio al cliente

Organización

Planificación

Calma en presión

Trabajo en equipo

Proactividad

Educación

Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

¿De qué te encargarás?

Tu misión será gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin, para que cada inscrito, ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes, durante y después del evento.

• Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.
• Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.
• Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.
• Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes, reservas hoteleras, tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.
• Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres, actos sociales y otras actividades.
• Preparar, junto al project manager del congreso, listados, documentación operativa y materiales necesarios para el evento.
• Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.
• Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.
• Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa, cuando el proyecto lo requiera.
• Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.

Tu impacto: serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes, ponentes y comités organizadores, y una pieza clave para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación, calidad y rentabilidad.

¿A Quién Buscamos?

En Alo Congress, la línea de VB Group especializada en la organización de congresos, buscamos un/a Técnico/a de Secretaría Técnica que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones, ponentes, hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos, un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina, y te gusta ese ritmo, queremos conocerte.

• Formación: Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.
• Experiencia: mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.
• Conocimientos técnicos: manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.
• Idiomas: dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.
• Competencias personales:
  • Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos, ponentes e invitados.
  • Organización, método y rigor en el seguimiento de procesos.
  • Planificación: sabes fijar prioridades, plazos y planes de seguimiento para cada tarea.
  • Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.
  • Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.
  • Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.
• Disponibilidad: para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.
• Valoraremos especialmente:
  • Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones, coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.
  • Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.
  • Otros idiomas adicionales.

¿Qué Ofrecemos?

• Estabilidad: contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.
• Flexibilidad: modelo híbrido con teletrabajo parcial a partir del tercer mes.
• Proyectos con peso propio: participarás en congresos científicos, médicos y profesionales, trabajando tanto en oficina como en sede.
• Desarrollo profesional: posibilidad de crecer dentro de Alo Congress hacia posiciones de coordinación o project management, y de moverte entre las distintas líneas de negocio de VB Group.
• Formación: acompañamiento desde el primer día en nuestros procesos y herramientas de gestión de congresos, además de acceso al plan de formación del grupo.
• Cultura: un equipo cercano, donde se valora la colaboración y cada aportación cuenta en el resultado final.

Paquete retributivo competitivo, diseñado según tu responsabilidad y experiencia.

Retribución flexible (Cobee) para gastos de manutención, transporte, guardería o formación — tú decides cómo usarla.

Seguro médico subvencionado para ti y tu familia (aquí cuidamos a los tuyos).

Programa de maternidad con 100% teletrabajo durante el primer año — porque la conciliación es un derecho, no una concesión.

Modelo de trabajo híbrido que te permite flexibilidad real: oficina céntricas y home office.

Cultura de bienestar: café ilimitado, Pizza Friday una vez al mes, team building y eventos internos que construyen comunidad.

Formación continua — catálogo de cursos online, idiomas, y programas de especialización. Tu crecimiento es el nuestro.