Técnico/A De Apoyo A Dirección Y Soporte De Servicios Generales Madrid

Totalenergies Electricidad Y Gas España, S.A.; Málaga; On-site; EUR 21,000 - 29,000; Full time

Job summary

Totalenergies Electricidad y Gas España, S.A. está buscando un/a profesional para apoyo a dirección, gestión de servicios generales y funciones administrativas transversales en Madrid y oficinas asociadas.

Se requiere formación en secretariado, inglés alto, y experiencia en tareas similares. La persona seleccionada gestionará agendas, reservas de transporte y alojamiento, organizará reuniones y colaborará en proyectos de mejora continua, manteniendo una comunicación eficaz y una visión orientada

Qualifications

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
• Inglés nivel alto (hablado y escrito).
• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
• Se valorarán conocimientos de PRL (curso básico).

Responsibilities

• Apoyo a Dirección: coordinar comités y reuniones, gestionar agendas y viajes, filtrar comunicaciones y atender visitas institucionales.
• Seguimiento y coordinación de servicios generales: velar por políticas internas y normativa, gestionar incidencias y mantener trazabilidad de la documentación.
• Gestión administrativa y soporte transversal: atención de llamadas, reserva de transportes y alojamiento, organización de eventos y elaboración de informes.
• Participación en proyectos y mejora continua: colaborar en proyectos transversales y proponer mejoras de procesos administrativos y de servicios generales.

Skills

Gestión de agendas

Inglés alto

Habilidades de comunicación

Trabajo en equipo

Flexibilidad y adaptación

Capacidad resolutiva

Gestión de Servicios Generales

Conocimientos SAP Módulos Logístico/Fi

Education

Formación secretariado

Tools

SAP

SAP ERP

Job description

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

• Apoyo a Dirección:Coordinar la organización de comités y reuniones de direcciónGestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientosOrganizar y coordinar viajes profesionalesActuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.Recibir y atender visitas institucionales o corporativasGestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.
• Seguimiento y coordinación de servicios generalesVelar por el cumplimiento de las políticas y normas internasMantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.
• Gestión administrativa y soporte transversalAtención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleadosColaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internasElaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.
• Participación en proyectos y mejora continuaColaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Formación Académica y/o Años de Experiencia::

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
• Inglés nivel alto (hablado y escrito).
• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
• Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales:

• Perfil operativo
• Habilidades de comunicación
• Habilidades de relación
• Flexibilidad y adaptación
• Capacidad resolutiva
• Disponibilidad para viajar
• Gestión de Servicios Generales
• Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
• Gestión de agendas
• Trabajo en equipo

Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid Espagne