Secretario/a de Rectorado

PLANETA CORPORACIÓN, SRL; Valencia; Presencial; EUR 25.000 - 35.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

PLANETA CORPORACIÓN, SRL en España busca un profesional para asistir a la Rectora y apoyar en la gestión de tareas académicas y administrativas. La persona seleccionada será responsable de filtrar llamadas, organizar eventos y mantener la documentación necesaria. Se requiere formación en Secretariado, preferentemente con licenciatura o similar, y un nivel de inglés mínimo B1. Se valorará la experiencia de más de 3 años en funciones similares. Se ofrece un entorno de trabajo colaborativo en el sector editorial, educación y formación.

Formación

• Más de tres años de experiencia en tareas similares, preferentemente en Dirección general o Rectorado.
• Persona organizada, ágil y de carácter afable.

Responsabilidades

• Filtrar llamadas y correspondencia.
• Recibir visitas de Rectorado.
• Organizar Consejos, incluyendo salas y documentación.
• Mantenimiento de agenda de contactos y bases de datos.
• Soporte en la gestión del correo electrónico de Dirección.
• Reserva de salas internas y externas.
• Organización de eventos externos y caterings.

Conocimientos

Organización

Eficiencia

Discreción

Flexibilidad horaria

Comunicación en inglés (mínimo B1)

Educación

Formación en Secretariado

Licenciatura o similar

Descripción del empleo

Somos el primer grupo editorial y de comunicación español, de capital familiar, que lidera una amplia oferta al servicio de la cultura, la formación, la información y el entretenimiento audiovisual, con presencia en más de 20 países, conectando con 25 millones de personas cada día. Todos los profesionales y empresas del Grupo Planeta compartimos unos principios que tienen como base las personas, la ética, la calidad y la excelencia en el trabajo.

Descripción general

Cuya misión será la de asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros de Rectorado.

Funciones principales

• Filtraje de llamadas y correspondencia.
• Recepción de visitas de Rectorado
• Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).
• Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.
• Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, ...
• Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.
• Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.
• Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura,...).
• Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.
• Mantenimiento de despacho y petición de materiales.
• Preparación de Informes y presentaciones.
• Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.
• Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.
• Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados,...), revisión facturas, comunicaciones académicas.
• Internas: Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.
• Externas: Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.
• Formación requerida: Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.
• Experiencia profesional: Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.
• Otras habilidades y conocimientos: Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, persona discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.

Requisitos y perfil

Formación: Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.

Experiencia: Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.

Habilidades: Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.

Equipo y cultura

En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley.

Sector: Editorial, Educación y Formación