Office Assistant - Madrid

Qaracter - Beyond your Challenge; Madrid; Sur place; EUR 21 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ticket restaurante

Retribución flexible

Ambiente multicultural

Résumé du poste

Qaracter - Beyond your Challenge en Madrid busca Office Assistant para asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina en Paseo de la Castellana 95. Reportará a la Secretaría de Dirección del CEO y del Presidente, prestando apoyo administrativo y operativo.

La persona debe ser organizada, proactiva y resolutiva, con foco en el orden y detalle, y experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos. Se valora inglés y manejo de Microsoft 365 para colaborar con un equipo multicultural.

Qualifications

• Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos y de logística de oficina.
• Conocimiento de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel y Teams).
• Se valora nivel de inglés.

Responsabilités

• Recepción y atención a visitas: recibir, atender y coordinar visitas; centralita; acogida de invitados.
• Gestión de espacios y salas de reuniones: reservas y preparación de salas para reuniones.
• Office, aprovisionamiento y suministros: garantizar bebidas, menaje y stock; realizar pedidos.
• Mantenimiento, limpieza y servicios generales: revisar instalaciones; climatización; planificar servicios de mantenimiento.
• Correspondencia y mensajería: organizar correo y envíos entre oficinas.
• Soporte administrativo y a la Dirección: archivar, gestionar documentos, facturas y viajes; soporte a la Secretaría de Dirección.

Connaissances

Organización

Proactividad

Atención al detalle

Capacidad de multitarea

Buenas habilidades de comunicación

Inglés (valorado)

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Qaracter es una consultora internacional que ofrece servicios de asesoramiento en negocio, finanzas, riesgos, tecnología y operaciones. Combinamos un profundo conocimiento sectorial con una ejecución práctica para generar un impacto tangible. Con presencia en España, Argentina, México, Brasil y Estados Unidos —y actividad en Europa y Reino Unido— colaboramos con organizaciones líderes para impulsar la transformación y la innovación.

Actualmente buscamos incorporar una persona para la posición de Office Assistant en nuestra oficina de Madrid en Paseo de la Castellana 95, que se responsabilice del correcto funcionamiento diario de la oficina y asegure que esta se encuentre en perfecto estado. Dependerá directamente de la Secretaría de Dirección del CEO y del Presidente, a quien reportará y prestará soporte.

Parta este rol la persona tiene que ser organizada, proactiva y resolutiva, con foco en el orden y el detalle, que se desenvuelva con soltura en un entorno profesional formal. Ofrecemos la oportunidad de desarrollarse profesionalmente en un entorno exigente y en contacto directo con la Dirección de la compañía.

¿Cuál será tu misión?

01. Recepción y atención a visitas

• Recibir, atender y coordinar las visitas.
• Atender la centralita de recepción.
• Preparar la acogida de invitados.

02.Gestión de espacios y salas de reuniones

• Gestionar las reservas de salas de reuniones, proponiendo el espacio más adecuado al aforo.
• Gestionar las reservas de salas y espacios de la Dirección.
• Preparar las salas y espacios con antelación a cada reunión (materiales y documentación).
• Velar por el orden de las estancias y de los espacios comunes del edificio.

03.Office, aprovisionamiento y suministros

• Garantizar el abastecimiento permanente de bebidas a disposición de los empleados.
• Asegurar la disponibilidad de menaje y de papel en las impresoras.
• Controlar el stock y realizar con antelación los pedidos de material de oficina, comida y bebida.

04.Mantenimiento, limpieza y servicios generales

• Revisar el estado de las instalaciones, detectar desperfectos y comunicarlos para su reparación.
• Supervisar la climatización de la oficina y solicitar su ajuste al equipo de mantenimiento del edificio.
• Planificar los servicios de mantenimiento para que no interfieran con eventos y actividades corporativas.
• Revisar el botiquín y colaborar en el plan de evacuación y en los simulacros.
• Coordinar a los proveedores y hacer seguimiento de los servicios generales contratados.

05.Correspondencia y mensajería

• Recibir, organizar y distribuir el correo y las valijas.
• Gestionar los envíos de mensajería y la correspondencia dirigida a otras oficinas.

06.Soporte administrativo y a la Dirección

• Dar soporte a la Secretaría de Dirección en las tareas administrativas y organizativas del día a día.
• Gestionar, archivar y mantener actualizada la documentación.
• Realizar el seguimiento de facturas, gastos y pedidos.
• Gestionar viajes y reservas nacionales e internacionales en coordinación con la agencia de viajes, tramitando la aprobación de los gastos con los responsables correspondientes.
• Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos y de logística de oficina.
• Manejo de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel y Teams).
• Se valorará nivel de inglés.
• Capacidad de organización, gusto por el orden y atención al detalle.
• Buenas habilidades de comunicación y clara orientación al servicio.
• Perfil proactivo y responsable, con capacidad para gestionar varias tareas de forma simultánea.
• Capacidad para desenvolverse con profesionalidad en un entorno corporativo formal.
• Contrato indefinido en Madrid.
• Ticket restaurante cada día que vas a oficina.
• Retribución flexible (descuentos en transporte, guardería, seguro médico privado, etc.)
• Equipos y entorno de trabajo multicultural.
• Resto de conceptos en bienestar presentes en nuestras oficinas de Madrid.

Declaración de Igualdad de Oportunidades

En QARACTER Group estamos comprometidos con garantizar la igualdad de oportunidades y la no discriminación en todos nuestros procesos, promoviendo un entorno laboral inclusivo y diverso. Todas las candidaturas son bienvenidas, independientemente del sexo, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, origen, etnia, edad, discapacidad o cualquier otra condición personal o social, en línea con nuestro Plan de Igualdad y nuestro compromiso con la equidad. https://www.qaracter.es/es/tratamientos-de-datos-candidatos