Office Assistant

Inserta Empleo; Madrid; Presencial; EUR 18.000 - 28.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Inserta Empleo busca colaborar en la coordinación y soporte administrativo de una oficina en Madrid. Se encargará de la gestión de recursos, instalaciones y un entorno de trabajo ordenado y profesional.

También apoyará procesos de onboarding, coordinación de viajes, reservas de salas y atención a proveedores, manteniendo actualizados registros y documentación.

Formación

• Experiencia en tareas de oficina y administración general.
• Buenas capacidades organizativas y de comunicación.
• Conocimientos de gestión de proveedores y compras.

Responsabilidades

• Garantizar el correcto funcionamiento diario de la oficina.
• Gestión de stock y compras de material de oficina.
• Recepción y coordinación de visitas, proveedores y colaboradores.
• Apoyar procesos de onboarding y mantenimiento de registros.
• Organizar reuniones y coordinar viajes y logística interna.

Conocimientos

Gestión de oficina

Soporte administrativo

Coordinación logística

Atención a visitas y proveedores

Recepción y atención telefónica

Organización de agendas y reuniones

Gestión de incidencias operativas

Herramientas

MS Office

Sistemas de gestión documental

ERP

Descripción del empleo

Garantizar el correcto funcionamiento diario de la oficina, proporcionando soporte administrativo a los distintos departamentos. Gestionar los recursos e instalaciones de la oficina, asegurando un entorno de trabajo ordenado, eficiente y profesional. Coordinar la logística interna de la oficina, incluyendo espacios de trabajo, reuniones, viajes y servicios generales. Actuar como punto de contacto para empleados, visitantes, proveedores y colaboradores externos. Apoyar los procesos de incorporación de nuevos empleados y contribuir a una experiencia positiva para el personal. Mantener actualizados los registros, bases de datos y documentación administrativa de la compañía. Dar soporte operativo a las áreas de Finanzas, RR. HH., Compras y otros departamentos cuando sea necesario. Velar por el cumplimiento de las políticas internas y de las normas de salud y seguridad en la oficina. Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y de gestión de oficina.,-

• Gestionar el stock y la reposición de material de oficina, equipamiento y consumibles.
• Solicitar presupuestos, realizar pedidos y coordinar proveedores relacionados con la oficina.
• Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajería y correspondencia.
• Recibir y dar la bienvenida a visitas, candidatos, clientes y proveedores.
• Organizar reuniones, reservar salas y coordinar las necesidades logísticas asociadas.
• Gestionar las reservas de puestos de trabajo (desks) y plazas de aparcamiento cuando corresponda.
• Coordinar viajes corporativos, incluyendo vuelos, hoteles, transporte y gestión de itinerarios.
• Preparar agendas, presentaciones, informes y documentación administrativa.
• Mantener actualizados archivos físicos y digitales, bases de datos y registros corporativos.
• Tramitar y archivar documentación administrativa, contratos y documentación interna.
• Dar soporte en el proceso de onboarding, coordinando accesos, material informático, puestos de trabajo y documentación de bienvenida.
• Coordinar incidencias con proveedores de limpieza, mantenimiento, seguridad, catering y gestión del edificio.
• Apoyar la gestión de facturas, órdenes de compra y seguimiento administrativo de proveedores.
• Colaborar en la organización de eventos corporativos, formaciones, reuniones de equipo y actividades internas.
• Realizar el seguimiento de incidencias y necesidades operativas de la oficina, garantizando una rápida resolución.
• Elaborar reportes periódicos sobre gastos, suministros, ocupación de espacios y otras métricas administrativas.