EVENT PROJECT MANAGER

PortAventura; Vila-seca; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

PortAventura World busca un Project Manager para planificar y ejecutar eventos en sus centros y espacios; coordinar logística y recursos desde la planificación hasta el desmontaje, asegurando calidad y satisfacción del cliente.

El candidato coordinará proveedores, supervisará servicios y trabajará estrechamente con los departamentos del resort para entregar eventos exitosos y dentro del presupuesto. Se valorará experiencia previa en producción de eventos y dominio de Momentus.

Qualifications

• Se requiere al menos 1 año de experiencia desarrollando funciones paralelas en eventos o producción.
• Inglés hablado y escrito alto es imprescindible.
• Formación: Estudios Medios o Superiores en ADE/Empresariales, Turismo, Organización de eventos, Publicidad y relaciones públicas, Marketing.

Responsibilities

• Planificar y ejecutar eventos en el Centro de Convenciones y otros espacios de PortAventura World.
• Coordinar logística desde planificación hasta desmontaje, gestionando recursos.
• Mantener comunicación constante con clientes para asegurar su satisfacción.
• Supervisar servicios internos y externos para garantizar calidad y punctualidad.
• Gestionar presupuesto, pagos, facturación y control de costes de los eventos.
• Liderar y coordinar equipos de producción durante la ejecución de eventos.

Skills

Inglés alto

Trabajo bajo presión

Education

ADE / Empresariales / Turismo

Tools

Momentus

Informática general

Job description

El Project Manager desempeña un papel fundamental en la planificación y ejecución de eventos en el Centro de convenciones, Parques, Hoteles y otros espacios en PortAventura World. Este rol implica la gestión de las operaciones y recursos necesarios para garantizar que los eventos se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los estándares de calidad y satisfaciendo las necesidades de los clientes.

Funciones de desarrollo de proyectos.

• Interacción con Clientes: Mantener una comunicación constante para garantizar la satisfacción de los clientes.
• Hacer las pertinentes visitas de prospección con el cliente.
• Coordinar la logística desde la fase de planificación hasta la ejecución de los eventos.
• Gestionar los recursos necesarios para los eventos. Supervisar la logística de la preparación, configuración y desmontaje de los espacios.
• Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética..
• Ser la persona de referencia del cliente con los departamentos implicados del resort durante la preparación del evento y la operativa.
• Gestión y preparación de los servicios y necesidades, con proveedores internos y externos.
• Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad. Control de pagos, facturación, costes, comisiones…
• Control de Calidad: Asegurarse de que los eventos cumplan con los estándares de calidad.
• Actuar como punto de referencia y de apoyo para los demás miembros del equipo con la supervisión del responsable.
• Reporte de incidencias durante los eventos y mejora de procedimientos de trabajo bajo supervisión del Responsable.
• Coordinación de todos los departamentos implicados (así como proveedores externos), mediante mails, llamadas o incluso visitas a las unidades del resort afectadas por el evento o servicio.
• Solución de incidencias con los departamentos para la correcta evolución del evento.
• Análisis del proyecto técnico juntamente con el Responsable del Departamento, para posterior coordinación con el servicio de Prevención
• Momentus: actualizar las órdenes, según las necesidades del cliente (servicios con IVA, sin IVA, IVA intracomunitario, varios pagadores…).
• Creación de una agenda que incluya todos los servicios, horarios y particularidades, y enviarla a todas aquellas personas que intervengan en el evento (desde las unidades que intervienen, hasta los DOD de la compañía), para que a través de ella tengan las instrucciones precisas para ejecutar el evento.
• Cierre del evento.
• Elaboración de informe final, detallando las incidencias del evento.
• Incluir en la carpeta del evento, todos aquellos documentos relevantes o considerados con importancia, para una posible consulta posterior del evento.
• Facilitar todos los datos necesarios para la encuesta post evento.
• Ofrecimiento de otros servicios (Upselling), complementando al evento todos aquellos servicios adicionales, a los básicos que ha vendido el Departamento comercial.

Funciones referentes a la operativa.

• Observar el comportamiento del equipo en general y detectar posibles desviaciones. Reporte directo con el/la Responsable.
• Supervisión del Centro de Convenciones y de los servicios contratados, internos y externos, para asegurar el correcto funcionamiento y máxima calidad del servicio: limpieza, mantenimiento, AV, seguridad, traslados, azafatas, señalética,…
• Tener actualizado o controlado en todo momento los servicios o necesidades imprevistas del evento, para posterior introducción en el presupuesto (tanto en Excel como en Momentus).
• Estar in situ durante la ejecución del evento.
• Lidiar con los posibles imprevistos lógicos que surgen durante el evento.
• Operar eventos de otros productores, sea por volumen o por necesidades horarias

Funciones de gestión económica:

• Analizar las rentabilidades de los eventos.
• Controlar el cumplimiento del presupuesto de cada uno de los Eventos asignados a su responsabilidad.
• Detectar desviaciones de presupuesto e informar al Cliente
• Control de pagos. Control de pago de los eventos y posibles reclamaciones (impagados).
• Gestión de las comisiones (agencias).
• Facturación por Momentus de todo el evento. Control de costes y cierre Momentus.
• Control de costes del evento.
• Seguimiento con Compras del posterior pago de los servicios contratados a proveedores y comisiones a agencias.
• Seguir las premisas incluidas en el contrato firmado por ambas partes, tanto a nivel servicios contratados, como posibles cancelaciones y penalizaciones, informando en todo momento al cliente, del estado y periodos de penalización.

Funciones de gestión de equipos:

• Seguimiento, control y formación de nuevas incorporaciones, tanto en la operativa interna del Departamento, como en las herramientas destinadas al desempeño de las funciones de los productores.
• Coordinar y apoyar al equipo de producción.
• Detectar carencias en el equipo y ser capaz de aportar ideas de mejora al Responsable del Departamento.
• Liderar eventos importantes para la compañía, sabiendo coordinar en equipo y delegar funciones, para el buen funcionamiento de la operativa.
• Coordinar y solucionar cualquier problemática a nivel operativo cuando no esté el/la Responsable del Departamento.

Responsabilidad medioambiental:

• Velar por el cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud y proponer mejoras de actuación en este ámbito.
• Velar por el cumplimiento de la normativa legal aplicable a la Compañía.
• Velar y promover una mejora del impacto ambiental de la Compañía impulsando buenas prácticas medioambientales.
• Velar y promover iniciativas que mejoren el bienestar de los empleados y mejoren la experiencia de nuestros clientes.
• Transmitir los valores y el propósito de la compañía.

Requisitos:

Formación:

Necesaria:

• Estudios Medios / Superiores ADE de Empresariales, Organización de eventos, Turismo, AAVV , Publicidad y relaciones públicas Marketing.

Valorable:

• Conocimiento específico del ámbito de producción y operativa de eventos.
• Imprescindible inglés, hablado y escrito nivel alto.
• Otros idiomas.
• Conocimientos de informática, se valorará conocimientos del sistema MOMENTUS
• Carné de conducir.
• Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera eficiente.
• Conocimientos de operativa interna de la Compañía

Experiencia:

Necesaria:

• Aportar una experiencia de mínimo 1 año desarrollando funciones y responsabilidades similares.

Se ofrece:

Te ofrece la posibilidad de crecer y desarrollarte profesionalmente en una empresa líder en el sector turístico, con 3 parques, 10 hoteles y un centro de convenciones. Un proyecto comprometido desde el punto de vista social, medioambiental y de buen gobierno. Por ello, impulsamos programas de salud, beneficios y formación para nuestro equipo y tenemos un firme compromiso con la diversidad, la equidad y la inclusión.

Puedes visualizar en el siguiente enlace cuál es el dia a dia en nuestro Centro de Convenciones: https://www.youtube.com/watch?v=QXmbydJz7Vw