Assistant Event Project Manager

Elrow; Bilbao; Presencial; EUR 30.000 - 46.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

elrow busca un/a Assistant Event Project Manager para nuestras oficinas de Bilbao, que será una figura clave en la planificación, coordinación y ejecución de eventos y proyectos internacionales. El puesto requiere presencia habitual en la oficina de Bilbao.

Trabajarás de forma transversal con los equipos de producción, creatividad, marketing, operaciones y proveedores, asegurando que los proyectos se desarrollen en tiempo, forma y presupuesto, manteniendo la información actualizada y dando

Formación

• Experiencia en gestión de proyectos de eventos internacionales.
• Capacidad de trabajar de forma transversal con múltiples equipos (producción, creatividad, marketing, operaciones y proveedores).
• Mantenimiento de información de proyectos actualizada y seguimiento de tiempos y costes.

Responsabilidades

• Elaboración y seguimiento de presupuestos y costes del proyecto, con control de desviaciones hasta el cierre.
• Coordinación con promotores, proveedores y equipos internos durante todas las fases.
• Apoyo al equipo de Producción y colaboración con la Dirección Técnica en planes operativos.
• Preparación y coordinación de travel plan y logística de eventos.
• Gestión de equipos y proveedores externos, asegurando ejecución adecuada.
• Elaboración de hojas de ruta y timings, manteniendo comunicación fluida.

Conocimientos

Planificación de eventos

Coordinación transversal

Gestión de presupuestos

Gestión de proveedores

Logística de eventos

Descripción del empleo

Sobre elrow y Monegros Desert Festival

elrow y Monegros Desert Festival son referentes internacionales en la creación de experiencias inmersivas y disruptivas en la música electrónica y el entretenimiento. Cada campaña, flyer, contenido y pieza visual es una oportunidad para sorprender, emocionar y dejar huella en el público internacional.

Desde Barcelona y Bilbao al mundo, llevamos más de una década reinventando la forma de vivir la cultura y música electrónica, y ahora queremos llevar la marca al siguiente nivel, y para eso buscamos talento que se una a nuestra gran familia, y en concreto a nuestro equipo de producción dentro de la función de Project Management.

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DATOS GENERALES

DEPARTAMENTO: PRODUCCIÓN

UBICACIÓN: BILBAO (el puesto requiere presencia habitual en la oficina de Bilbao)

Sobre el Rol

Buscamos incorporar a un/a Assistant Event Project Manager para nuestras oficinas de Bilbao, que será una figura clave en la planificación, coordinación y ejecución de eventos y proyectos internacionales.

El rol implica trabajar de forma transversal con múltiples equipos (producción, creatividad, marketing, operaciones, finanzas y proveedores externos), asegurando que los proyectos se desarrollen en tiempo, forma y presupuesto coordinando recursos, anticipando posibles desviaciones y dando soporte operativo al día a día de los equipos.

Serás responsable de mantener la información de los proyectos actualizada y estructurada, realizando el seguimiento de tiempos, costes y necesidades operativas, y garantizando una comunicación fluida entre todas las partes implicadas.

Además, colaborarás estrechamente con los responsables de cada área para alinear objetivos, prioridades y plazos, aportando visión global, orden y capacidad de resolución y decisión en entornos dinámicos y de alta exigencia, propios del ecosistema elrow.

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Responsabilidades

• Elaboración, control y seguimiento integral de presupuestos, asegurando el cumplimiento de objetivos económicos, la optimización de costes y el control de posibles desviaciones hasta el cierre del proyecto.
• Coordinación y comunicación continua con promotores, proveedores externos y equipos internos durante todas las fases del proyecto, así como apoyo en la elaboración y seguimiento de contratos.
• Apoyo directo al equipo de Producción y colaboración estrecha con la Dirección Técnica en la definición y ejecución de los planes operativos.
• Preparación y coordinación del travel plan y de la logística asociada a los eventos.
• Gestión y coordinación del equipo humano asignado a cada evento, así como de las compañías externas contratadas, asegurando una correcta organización y ejecución.
• Elaboración y envío de hojas de ruta, timings y documentación operativa, manteniendo una comunicación fluida con los equipos implicados.
• Supervisión de la ejecución en evento, resolución de incidencias y toma de decisiones en tiempo real.
• Elaboración de reports post-evento y análisis de resultados, proponiendo mejoras junto a los departamentos correspondientes.
• Control de facturación, validación de costes y cierre económico de los proyectos.
• Participación en reuniones de coordinación interna y externa, asegurando alineación, seguimiento y correcta ejecución de los proyectos.