Assistant Event Project Manager

elrowFamily; Bilbao; Presencial; EUR 42.000 - 56.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Elrow Bilbao busca un/a Assistant Event Project Manager para planificar y coordinar proyectos e eventos internacionales desde la oficina de Bilbao, trabajando con producción, creatividad, marketing y operaciones.

Serás responsable de mantener la información de los proyectos actualizada, controlar tiempos y costes, gestionar viajes y proveedores, y garantizar plazos y presupuesto en un entorno dinámico del ecosistema elrow.

Formación

• Experiencia mínima de 4–5 años en Project Management, preferible en eventos.
• Capacidad de gestionar varios proyectos y equipos simultáneamente.
• Alta disponibilidad para viajes y trabajo bajo presión.

Responsabilidades

• Planificación, coordinación y ejecución de eventos y proyectos internacionales.
• Gestión de presupuestos, costes y contratos, coordinación con proveedores.
• Seguimiento de tiempos, recursos y comunicación entre departamentos.
• Elaboración de hojas de ruta y documentación operativa; reporte de resultados.

Conocimientos

Gestión de proyectos

Gestión de presupuestos

Coordinación de equipos

Logística de eventos

Inglés alto

Travel flexibility

Educación

FP o Grado

Descripción del empleo

Sobre elrow y Monegros Desert Festival

elrow y Monegros Desert Festival son referentes internacionales en la creación de experiencias inmersivas y disruptivas en la música electrónica y el entretenimiento. Cada campaña, flyer, contenido y pieza visual es una oportunidad para sorprender, emocionar y dejar huella en el público internacional.

Sobre elrow y Monegros Desert Festival

elrow y Monegros Desert Festival son referentes internacionales en la creación de experiencias inmersivas y disruptivas en la música electrónica y el entretenimiento. Cada campaña, flyer, contenido y pieza visual es una oportunidad para sorprender, emocionar y dejar huella en el público internacional.

Desde Barcelona y Bilbao al mundo, llevamos más de una década reinventando la forma de vivir la cultura y música electrónica, y ahora queremos llevar la marca al siguiente nivel, y para eso buscamos talento que se una a nuestra gran familia, y en concreto a nuestro equipo de producción dentro de la función de Project Management.

DATOS GENERALES: DEPARTAMENTO: PRODUCCIÓN
UBICACIÓN: BILBAO (el puesto requiere presencia habitual en la oficina de Bilbao)

Sobre el Rol

Buscamos incorporar a un/a Assistant Event Project Manager para nuestras oficinas de Bilbao, que será una figura clave en la planificación, coordinación y ejecución de eventos y proyectos internacionales.

El rol implica trabajar de forma transversal con múltiples equipos (producción, creatividad, marketing, operaciones, finanzas y proveedores externos), asegurando que los proyectos se desarrollen en tiempo, forma y presupuesto coordinando recursos, anticipando posibles desviaciones y dando soporte operativo al día a día de los equipos.

Serás responsable de mantener la información de los proyectos actualizada y estructurada, realizando el seguimiento de tiempos, costes y necesidades operativas, y garantizando una comunicación fluida entre todas las partes implicadas.

Además, colaborarás estrechamente con los responsables de cada área para alinear objetivos, prioridades y plazos, aportando visión global, orden y capacidad de resolución y decisión en entornos dinámicos y de alta exigencia, propios del ecosistema elrow.

• Elaboración, control y seguimiento integral de presupuestos, asegurando el cumplimiento de objetivos económicos, la optimización de costes y el control de posibles desviaciones hasta el cierre del proyecto.
• Coordinación y comunicación continua con promotores, proveedores externos y equipos internos durante todas las fases del proyecto, así como apoyo en la elaboración y seguimiento de contratos.
• Apoyo directo al equipo de Producción y colaboración estrecha con la Dirección Técnica en la definición y ejecución de los planes operativos.
• Preparación y coordinación del travel plan y de la logística asociada a los eventos.
• Gestión y coordinación del equipo humano asignado a cada evento, así como de las compañías externas contratadas, asegurando una correcta organización y ejecución.
• Elaboración y envío de hojas de ruta, timings y documentación operativa, manteniendo una comunicación fluida con los equipos implicados.
• Supervisión de la ejecución en evento, resolución de incidencias y toma de decisiones en tiempo real.
• Elaboración de reports post-evento y análisis de resultados, proponiendo mejoras junto a los departamentos correspondientes.
• Control de facturación, validación de costes y cierre económico de los proyectos.
• Participación en reuniones de coordinación interna y externa, asegurando alineación, seguimiento y correcta ejecución de los proyectos.

Requisitos:

• Formación: FP, Grado. También nos sirve mucha experiencia en el sector ;)
• Experiencia profesional sólida (mínimo 4-5 años) en roles de Project Management, valorándose especialmente la experiencia en eventos, entretenimiento o entornos de alta exigencia operativa.
• Capacidad para gestionar varios proyectos y equipos de forma simultánea, manteniendo visión global, foco en prioridades y atención al detalle.
• Alta disponibilidad para viajar y flexibilidad horaria, especialmente en periodos de eventos.
• Capacidad para trabajar con plazos exigentes y bajo presión, manteniendo la calidad y el criterio en la toma de decisiones.
• Perfil organizado, autónomo y resolutivo, con habilidades de comunicación claras y orientación a la colaboración.
• Nivel alto de inglés, imprescindible para la coordinación con equipos y partners internacionales.

Qué ofrecemos

• Contrato indefinido e incorporación a una de las compañías de referencia en entretenimiento musical y eventos en directo a nivel internacional.
• Un rol con alto grado de autonomía y responsabilidad, con impacto directo en la planificación y ejecución de eventos internacionales
• Desarrollo profesional en un entorno dinámico, creativo y exigente, trabajando con un equipo internacional y multidisciplinar
• Oportunidades reales de aprendizaje y crecimiento, a través de planes de desarrollo, formación continua y participación en proyectos de gran escala.
• Planes de carrera, cursos y formación continua.
• Posibilidad de vivir y formar parte de nuestros eventos desde dentro, como parte de la familia elrow.