Administrative Project Assistant

Circa; Vitoria; Presencial; EUR 18.000 - 27.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Circa, ubicado en Vitoria, busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar al equipo en tareas clericales y de recepción. Gestionarás citas, procesos de facturación y envíos, y registrarás información en ERP/CRM, con dominio de Excel y software de la empresa. Se requiere inglés y español, entrevista en inglés.

El rol implica organizar archivos, gestionar compras, preparar informes mensuales y coordinar suministros de oficina, manteniendo un flujo de trabajo eficiente y preciso.

Formación

• Debe hablar, leer y escribir inglés y español.
• Experiencia en tareas administrativas y contables básicas.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas afines.

Responsabilidades

• Asistir al personal administrativo en tareas clericales y de recepción.
• Crear y gestionar citas para clientes en base de datos y calendario de oficina.
• Realizar compras clericales y registrar datos en software propio y en Excel.
• Preparar correctamente los artículos para envío, etiquetado y registro de imágenes en la biblioteca digital.
• Gestión contable administrativa: actualizar libros de registro, facturas y calendario de pagos, impuestos y informes mensuales.
• Encargarse de suministros de oficina, reposición y apertura/cierre de oficina y ascensores.
• Asistir en recepción, recibir clientes, preparar informes policiales y registrar identificaciones.
• Conocimientos analíticos y organizativos; experiencia en ERP/CRM es una ventaja.

Conocimientos

Bilingüe EN/ES

Habilidades organizativas

Análisis

Tareas administrativas

Herramientas

ERP

CRM

Descripción del empleo

Descripción del trabajo

Monday - Thursday: 9:30 AM - 6:30 PM. We are passionate about quality, sustainability, and the valuation of finely crafted jewels.

The Administrative Assistant

• Assist the administrative staff with clerical and reception duties.
• Create and manage client appointments for both database and office calendar.
• Clerical purchasing duties, including recording data in proprietary company software and Excel spreadsheets, scanning documents, invoice collection and preparation.
• Accurately prepare items for shipment, including labeling, recording images for digital library, stocking into the system, invoicing, and processing inbound and outbound shipments.
• Administrative accounting responsibilities, including updating and sending check register/bank balance, filing invoices, setting up payment calendar, tax filing, and preparing/sending monthly accounting reports.
• Order office supplies, restock as necessary, and open/close office and elevators.
• Assist xkdbapo with reception duties, including greeting clients, preparing police reports digitally and by hand, and recording client ID and jewelry images.
• Strong analytical and organizational skills with knowledge of Microsoft Office and other relevant applications.
• ERP and CRM experience is a plus.
• Must speak, read, and write English as well as Spanish. Interview will be in English.