ADMINISTRATIU/IVA OFFICE MANAGER

PIMEC micro, petita i mitjana empresa de catalunya; Barcelona; Presencial; EUR 22.000 - 28.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Contrato indefinido

Jornada completa presencial

Descripción de la vacante

PIMEC micro, petita i mitjana empresa de catalunya busca un profesional para gestionar la administración de la oficina y el soporte a dirección, asegurando una organización eficiente y cumplimiento de políticas internas.

Entre las funciones se incluyen facturación, cobros, onboarding/offboarding, control de horarios y coordinación de proveedores, con entorno presencial en Barcelona y contrato indefinido.

Formación

• Experiencia mínima de 2 años en rol similar en entorno corporativo.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas ERP.
• Gestión de facturación y cuentas por cobrar.
• Nivel avanzado de catalán y español; inglés valorado.
• Habilidades de organización y gestión del tiempo.

Responsabilidades

• Supervisar y coordinar actividades de la oficina, agenda y eventos.
• Soporte administrativo a dirección y resolución de incidencias.
• Gestionar facturación, cobros y coordinación con contabilidad.
• Onboarding y offboarding del personal, control de horarios y comunicaciones internas.

Conocimientos

Organización

Gestión del tiempo

Comunicación

Proactividad

Atención al detalle

Herramientas

Microsoft Office

ERP Holded

Descripción del empleo

Gestión Administrativa

• Supervisar y coordinar las actividades de la oficina, incluyendo la organización de agendas, reuniones y eventos.
• Soporte administrativo a dirección.
• Resolución de incidencias

Gestionar el proceso de facturación

• Gestionar y supervisar los procesos de facturación de la empresa, garantizando que todas las facturas se emitan y procesen correctamente y a tiempo.
• Realizar el seguimiento de pagos pendientes, coordinar con el departamento contable y clientes para resolver cualquier incidencia relacionada con la facturación.

Soporte al equipo de la oficina:

• Ser el punto de contacto principal para las necesidades operativas del personal.
• Coordinar procesos de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) del personal. Control de vacaciones, bajas, ausencias y control horario.
• Asegurar el cumplimiento de políticas internas y promover un ambiente laboral positivo.
• Elaborar y distribuir comunicaciones internas relacionadas con eventos, políticas o cambios importantes.

Gestionar las necesidades de suministros y coordinación proveedores:

• Controlar el inventario de suministros de oficina, realizando pedidos y gestionando proveedores.
• Coordinar con proveedores externos para servicios como limpieza, reparaciones y tecnología.

Perfil requerido

• Experiencia mínima de 2 años en un rol similar, preferiblemente en un entorno corporativo.
• Dominio de Microsoft Office.
• Conocimientos en facturación, gestión de cuentas por cobrar y sistemas ERP o software de contabilidad (Holded)
• Nivel avanzado de catalán y español. Se valorará muy positivamente el conocimiento avanzado de inglés.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para resolver problemas de manera proactiva y eficiente.
• Habilidades de comunicación escrita y verbal sobresalientes.
• Atención al detalle y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.

Ofrecemos

• Jornada completa presencial
• Retribución entre 22.000 y 28.000€ en función de la experiencia aportada.
• Contrato indefinido
• Lugar de trabajo: Centro de Barcelona