Administración Comercial

Vila Viniteca; Barcelona; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

Vila Viniteca, ubicada en Barcelona, busca un/a administrativo/a comercial para apoyar al departamento de Administración Comercial. El cargo implica gestionar procesos administrativos relacionados con clientes, proveedores y servicios internos, asegurando una organización eficiente.

Entre las funciones destacan la organización de catas y eventos, la gestión de viajes, la actualización de portales de clientes, el control de proveedores y la redacción de contratos.

Qualifications

• Manejo habitual de Microsoft Outlook (gestión de correo electrónico, calendario y organización).
• Conocimientos de ERP Microsoft Dynamics NAV / Navision.
• Nivel intermedio de Excel.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas digitales.

Responsibilities

• Organización y coordinación de catas, eventos y actividades comerciales.
• Gestión de reservas, espacios, proveedores y servicios necesarios.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos y control de costes.
• Revisión y control de facturas relacionadas con eventos.
• Gestión integral de viajes: búsqueda, reserva y cambios.
• Gestión de portales de clientes y documentación requerida.
• Seguimiento de solicitudes y cumplimiento de requisitos administrativos de cada portal.
• Gestión de material de oficina y pedidos a proveedores.
• Preparación y redacción de contratos comerciales, revisión y firma.

Skills

Organización

Gestión del tiempo

Atención al detalle

Proactividad

Autonomía

Trabajo en equipo

Orientación al servicio

Resolución de incidencias

Comunicación

Gestión de archivos

Tools

Microsoft Dynamics NAV/Navision

Microsoft Outlook

Excel

Job description

Misión de la posición

Como administrativo/a comercial, tu misión será dar soporte administrativo y operativo al departamento de Administración Comercial, asegurando la correcta gestión, organización y seguimiento de los diferentes procesos administrativos relacionados con clientes, proveedores y servicios internos.

Responsabilidades principales

En dependencia del Responsable del departamento de Administración comercial, tendrás las siguientes principales responsabilidades:

Gestión de catas y eventos

• Organización y coordinación de catas, eventos y actividades comerciales.
• Gestión de reservas, espacios, proveedores y servicios necesarios.
• Solicitud y seguimiento de presupuestos.
• Control de costes y seguimiento del presupuesto asignado a cada evento.
• Revisión y control de facturas relacionadas con los eventos.
• Coordinación con los diferentes departamentos y colaboradores externos.

Gestión de viajes

• Organización y gestión integral de viajes profesionales.
• Búsqueda, comparación y reserva de hoteles, vuelos y trenes.
• Gestión de modificaciones, cancelaciones e incidencias relacionadas con las reservas.
• Solicitud, seguimiento y control de presupuestos de viajes.
• Revisión y control de facturas y gastos asociados.
• Seguimiento de los costes y cumplimiento de los presupuestos establecidos.

Actualización de portales de clientes

• Mantenimiento y actualización de información en los portales de clientes.
• Gestión de documentación y datos requeridos por los clientes.
• Seguimiento de solicitudes y cumplimiento de los requisitos administrativos de cada portal.

Gestión de material de oficina

• Control de necesidades y stock de material de oficina.
• Tramitación y seguimiento de pedidos a proveedores.

Gestión y redacción de contratos

• Preparación y redacción de contratos comerciales.
• Recopilación y revisión de las condiciones acordadas.
• Seguimiento de los procesos de aprobación y firma.
• Archivo y mantenimiento de la documentación contractual.

Requisitos mínimos

• Manejo habitual de Microsoft Outlook (gestión de correo electrónico, calendario y organización).
• Conocimientos de ERP Microsoft Dynamics NAV / Navision.
• Nivel intermedio de Excel.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas digitales.

Competencias personales

• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.
• Atención al detalle y rigurosidad administrativa.
• Proactividad y autonomía.
• Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.
• Orientación al servicio y resolución de incidencias.
• Buenas habilidades de comunicación y coordinación.
• Capacidad de trabajo en equipo.

¡Si quieres un lugar donde aprender y crecer profesionamente así como vivir el mundo del vino desde dentro, Vila Viniteca es para ti!