PA til vores HR-direktør

Tryg; Ballerup; On-site; DKK 357,000 - 502,000; Full time

Job summary

Tryg HR i Danmark søger en PA til HR-direktøren, der kan sikre struktur og effektiv koordinering på tværs af Danmark, Norge og Sverige. Stillingen omfatter kalenderstyring, rejseplanlægning og praktiske opgaver i et tæt HR-team.

Du bliver en vigtig del af HR-organisationen og støtter HR-direktøren og teamet gennem stærk service, fortrolighed og tværgående samarbejde. Erfaring fra lignende rolle samt kompetencer i Outlook, Teams, PowerPoint og Excel forventes.

Qualifications

• Erfaring fra en lignende PA-rolle foretrækkes.
• Håndtering af kalender og rejseplanlægning er en central del af jobbet.
• Gode færdigheder i Microsoft 365 og faglig sprogføring på dansk og engelsk.

Responsibilities

• Koordinering af HR-ledermøder, statusmøder, townhalls og HR-samlinger, inkl. booking af lokaler og forplejning.
• Følge op på fakturaer, budgetter og omkostninger i HR.
• Understøtte MUS-processer, ferieoverblik og compliance-træning.
• Udarbejde mødemateriale og referater, deltage i udvalgte møder.
• Vedligeholde SharePoint-sites og distributionslister.
• Koordinere med interne og eksterne samarbejdspartnere som Facilities og kantinen.

Skills

Service mindset

Diskretion og integritet

Koordinering

Planlægning

Microsoft 365

Dansk og engelsk kommunikation

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Job description

Trives du med at skabe struktur, koordinere på tværs af mange interessenter og sikre, at detaljerne er på plads? Har du et stærkt servicegen, høj integritet og lyst til at understøtte HR-ledelsen i en af Nordens største forsikringskoncerner? Så kan du være den PA, vi søger til at understøtte vores HR-direktør og HR-organisation.

Om jobbet | Koordinering, overblik og eksekvering

Som PA til vores HR-direktør, Lene Reitzel, bliver du en central del af HR-organisationen. Du får en bred kontaktflade og en vigtig rolle i at sikre, at både den daglige drift, ledelsesunderstøttelsen og udvalgte HR-aktiviteter fungerer effektivt. Rollen indeholder en række klassiske PA-opgaver og kræver, at du trives med koordinering, planlægning og administrative processer på tværs af Danmark, Norge og Sverige.

Du bliver ansvarlig for kalenderstyring og løbende koordinering for HR-direktøren samt planlægning af rejser og håndtering af rejseafregninger. Derudover vil du blandt andet arbejde med:

• Koordinering af HR-ledermøder, statusmøder, townhalls og HR-samlinger, herunder booking af lokaler, forplejning og praktisk planlægning
• Opfølgning på fakturaer, budgetter og omkostninger i HR
• Understøttelse af MUS-processer, ferieoverblik og compliance-træning
• Forberedelse af mødemateriale, deltagelse i udvalgte møder og udarbejdelse af referater
• Vedligeholdelse af SharePoint-sites og distributionslister

Du vil desuden bidrage til en række praktiske og administrative opgaver, herunder bestilling af blomster, gaver og kontorartikler samt koordinering med interne samarbejdspartnere som Facilities, kantinen og eksterne leverandører.

Du bliver en vigtig medspiller i HR-teamet og får mulighed for at bidrage til både mindre og større initiativer. Rollen kræver, at du kan bevare overblikket i en hverdag med mange samtidige opgaver og skiftende prioriteter, samtidig med at du leverer en professionel og imødekommende service.

Om dig | Struktur, diskretion og gode samarbejdsevner

For at få succes i rollen er det afgørende, at du motiveres af at skabe orden, koordinere og understøtte ledere og kolleger i en travl hverdag. Du arbejder selvstændigt, tager ansvar og har naturligt fokus på at skabe struktur, kvalitet og sikre opfølgning. Fortrolighed og integritet er også naturligt for dig.

Du lykkes bedst, hvis du har erfaring fra en lignende rolle og:

• Trives med at tage initiativ og følge op uden at blive bedt om det
• Har stærke samarbejdsevner og skaber gode relationer på tværs af organisationen
• Kommunikerer professionelt på dansk og engelsk, både mundtligt og skriftligt
• Er erfaren bruger af Microsoft 365-pakken, herunder Outlook, Teams, PowerPoint og Excel

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring fra en større virksomhed eller koncern og har arbejdet med koordinering på tværs af flere geografiske lokationer.

Om os | HR i Tryg

Du bliver en del af en HR-organisation med kolleger i Danmark, Norge og Sverige, hvor vi hver dag arbejder tæt sammen på tværs af landegrænser og fagområder. Selvom vi har forskellige ansvarsområder og specialistkompetencer, er vi fælles om ambitionen om at skabe de bedste rammer for både medarbejdere og ledere i hele Tryg.

I HR arbejder vi blandt andet med ledelse, talentudvikling, kultur, trivsel, organisationsudvikling og HR-drift. Det betyder, at du får indblik i mange forskellige dele af HR-faget og bliver en del af en organisation, hvor sparring, videndeling og nysgerrighed på hinandens perspektiver er en naturlig del af hverdagen.

Samtidig er vi kendt for en uformel og imødekommende kultur. Vi hjælper hinanden, tager ansvar sammen og har en oprigtig interesse i det arbejde, vi laver. Der er højt til loftet, plads til forskellighed og en stærk tro på, at de bedste løsninger skabes gennem gode relationer og tæt samarbejde. Som PA bliver du en vigtig del af fællesskabet og en central støtte for både HR-direktøren og resten af HR-organisationen.