Økonomiadministrator hos DTU Construct

DTU Construct; Kongens Lyngby; On-site; DKK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

DTU Construct søger en økonomiadministrator, der kombinerer fire spændende superbrugerroller: Indkøbskoordinator, Superbruger i Indkøb, Superbruger på Tid og Fravær og Superbruger på Expense.

Du bliver en vigtig del af en central supportfunktion, arbejder med regler, rammeaftaler og offentlige indkøb, og hjælper kolleger med processerne fra start til slut. Vi lægger vægt på detaljer, datakvalitet og tværfagligt samarbejde. Der er stor fokus på udvikling og et tæt teammiljø i DTU Construct.

Qualifications

• Har erfaring fra lignende administrativ stilling
• Har erfaring med økonomiopfølgning
• Solid erfaring med Microsoft Office, særligt Excel, samt hurtigt at sætte sig ind i nye administrative systemer
• Erfaring med databehandling, opfølgning og kvalitetssikring
• Gode dansk- og engelskkundskaber i skrift og tale

Responsibilities

• Tjekke og ophøje rekvisitioner til ordrer
• Oprette instituttets årsordre
• Føre opfølgning på varemodtagelse
• Lukke gamle ordrer
• Hjælpe medarbejdere gennem indkøbsprocessen og sikre compliance
• Sikre data er korrekte og få sat hjulet til at hænge sammen
• Lave introduktion til DTU Fusion for nye medarbejdere (månedlig workshop)
• Bidrage til opfølgning og møder om tidsregistrering og ferie for instituttets medarbejdere
• Vejlede i rejse- og udgiftsbilag og yde support via mail og møder

Skills

Office-suite og Excel

Serviceorienteret tilgang

Detaljeorienteret

Samarbejdsevner

Dansk og engelsk (skrift/ tale)

Tools

Oracle

DTU Fusion

Job description

Får du ekstra glæde af velfungerende processer, høj compliance og opfølgning, der faktisk bliver brugt til noget vigtigt? Drømmer du samtidig om et job, hvor du kan bruge din administrative værktøjskasse til noget, der gør en forskel for forskning og samfund? Så har vi måske dit næste job som økonomiadministrator.

På DTU Construct har vi samlet den administrative support centralt, hvilket giver os et stærkt fagligt fællesskab og mulighed for at hjælpe hinanden på tværs af opgaver og kompetencer.

Jobbet

Vi søger nu en kollega til en nyoprettet stilling, som kombinerer fire spændende superbrugerroller:

Indkøbskoordinator

Du bliver én af instituttets tre indkøbskoordinatorer og fungerer som bindeled til DTU's centrale indkøbsorganisation. Du understøtter instituttet i de daglige indkøbsopgaver, følger op på compliance og hjælper kollegaer med at navigere i regler, rammeaftaler og muligheder inden for offentlige indkøb. Kort sagt: Du hjælper med at få de rigtige ting købt på den rigtige måde.

• Du tjekker og ophøjer rekvisitioner til ordrer
• Du opretter instituttets årsordre
• Du laver opfølgning på varemodtagelse
• Du lukker gamle ordrer

Superbruger i Indkøb

Vores forskning spænder bredt, og det gør indkøbene også. Den ene dag kan det handle om indkøb af værktøj og kemikalier og den næste dag kaffe eller software.

Du hjælper medarbejderne sikkert gennem indkøbsprocessen, og sikrer sammen med instituttets anden økonomiadministrator og øvrige superbrugerkolleger, at processen forløber godt fra start til slut.

Superbruger på Tid og Fravær

Sammen med en kollega står du for opfølgning på ferie- og tidsregistrering for instituttets medarbejdere. Opgaven handler om detaljerne, men gør en stor forskel ved at sikre et solidt grundlag for løn og økonomistyring. Din indsats er med til at sikre, at data er korrekte, og at tingene hænger sammen.

Superbruger på Expense

Du hjælper og vejleder medarbejderne i forbindelse med oprettelse af rejse- og udgiftsbilag. Du yder support via mail og møder og sikrer løbende opfølgning, blandt andet gennem månedlige møder med kolleger og påmindelser om relevante tidsfrister.

Intro til DTU Fusion til nye medarbejdere

Det forventes at du vil introducere nye medarbejdere til DTU's administrative systemer, herunder rejseafregning og indkøbsprocedurer. Dvs. én gang om måneden lave intro til instituttets nye medarbejdere – en hands‑on workshop. Øvrige superbrugere vil være til workshoppen og hjælpe folk med timeseddel mm, men det er dig som fortæller om reglerne og om, hvordan man gør det.

Vores forventninger til dig

Skal du lykkes i dette spændende job, skal du på den ene side elske at dykke ned i problemstillinger og skabe overblik over løsningsmuligheder. På den anden side skal du trives med at være den opsøgende kraft, der med en udpræget service- og dialogorienteret tilgang driver ting fremad.

Det kan kræve både tålmodighed og vedholdenhed, krydret med et drys diplomatisk fingerspidsfornemmelse, da forskernes fokus som oftest ligger på projektets faglige indhold snarere end på den administrative del.

Der er tale om en central supportfunktion, hvor du med din systematiske tilgang og sans for detaljer er med til at få instituttets hverdag til at hænge lidt bedre sammen.

En stor del af arbejdet foregår i DTU's systemer og indebærer håndtering, kvalitetssikring og opfølgning på data. Derfor er det vigtigt, at du er fortrolig med digitale værktøjer og trives med at arbejde med tal og datagrundlag.

Du er typen, der lægger mærke til de detaljer, som andre overser, og som er nysgerrig nok til at undersøge, hvorfor tallene ikke helt ser ud, som de plejer. Du arbejder selvstændigt og tager gerne initiativ, når du ser en smartere måde at gøre tingene på. Du har svært ved at lade være med at optimere et regneark eller en arbejdsgang, hvis du kan se, at den kan blive mere effektiv. Når noget ikke umiddelbart giver mening, er din første tanke ikke "det var mærkeligt", men snarere "det må undersøges nærmere".

Derudover forventer vi, at du har:

• Erfaring fra lignende administrativ stilling.
• Erfaring med økonomiopfølgning.
• Solid erfaring med Microsoft Office, særligt Excel, samt lyst og evne til hurtigt at sætte dig ind i nye administrative systemer.
• Erfaring med databehandling, opfølgning og kvalitetssikring samt en struktureret og metodisk tilgang til opgaveløsning.
• Evne til at arbejde selvstændigt, effektivt og med fokus på høj kvalitet i leverancerne.
• Gode samarbejdsevner, da du bliver en del af en tæt gruppe, hvor vi løfter i flok og hjælper hinanden
• Gode dansk- og engelskkundskaber, både skriftligt og mundtligt, da engelsk er instituttets arbejdssprog.
• Erfaring med administration i universitetsverdenen er en fordel, men bestemt ikke et krav. Det vigtigste er, at du har lyst til at lære nyt og bidrage aktivt til fællesskabet.
• Du har flair for IT-systemer – erfaring med Oracle / DTU Fusion er en stor fordel, men ikke et krav, da du vil få tildelt den officielle superbrugeruddannelse på DTU.
• Du trives i en udadvendt rolle, hvor du formidler systemprocesser og hjælper kolleger med et smil.

Hvad tilbyder vi dig

På DTU bliver du del af et universitet, hvor viden og uddannelse med et globalt perspektiv er omdrejningspunktet. Ny teknologi, innovation og viljen til at skabe noget, der kan komme os alle til gavn, er hjørnestene på DTU. Vi værdsætter høj faglighed, og ønsker at du løbende udvikler dig i takt med dit ansvar. En naturlig del af dit nye job bliver således høj faglighed, din egen udvikling og ansvarlig handlefrihed.

Du bliver en del af Økonomigruppen i DTU Construct’s Research Support Team, som består af 10 faste medarbejdere samt to studentermedhjælpere. Teamet er kendetegnet ved et tæt og konstruktivt samarbejde, hvor der samtidig er plads til en uformel tone og godt kollegialt samvær.

Vi sidder i nærheden af hinanden, hvilket understøtter løbende sparring og vidensdeling efter behov. Den tætte daglige kontakt er en vigtig forudsætning for at sikre fremdrift i projekterne, og både du og resten af teamet bidrager aktivt til den kontinuerlige udvikling og optimering af vores metoder, processer og værktøjer.

Din faste arbejdsplads vil være i bygning 404 sammen med resten af administrationen. Herfra vil du indgå i en daglig dialog med både teamkolleger og øvrige medarbejdere på instituttet. Vi lægger vægt på en god balance mellem arbejde og privatliv og tilbyder fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen.

Hver mandag arbejder teamet i makkerpar fra forskellige bygninger for at være tæt på vores forskerkolleger på tværs af sektioner. Dette styrker samarbejdet og bidrager til, at vi fremstår som et synligt og velfungerende team.

Om Lena - din nye leder

Jeg lægger vægt på en åben og direkte dialog i begge retninger. Faglige drøftelser og klar kommunikation er centrale elementer, da det er herigennem, vi skaber udvikling.

Mit mål er at understøtte en hverdag, hvor trivsel, samarbejde og faglig udvikling går hånd i hånd, og hvor vi løbende styrker vores kompetencer i fællesskab.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).

Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for HK Kontor eller HK Laborant: https://www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Du ansættes som fuldmægtig, specialkonsulent, chefkonsulent. Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for AC TAP: https://www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

DTU Construct, Institut for Byggeri og Mekanisk Teknologi forsker i og udvikler teknisk videnskab til gavn for samfundet og den bæredygtige udvikling. Vi praktiserer forskning, undervisning, innovation og videnskabelig rådgivning af højeste kvalitet inden for bygnings design og processer, bygningskonstruktion og sikkerhed, bygnings energi og installationer, faststofmekanik, fluid mekanik, materiale- og overfladeteknologi, proces- og produktionsteknologi, konstruktion og produktudvikling og termiske energi systemer. DTU – Til gavn for samfundet siden 1829 DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.