Office Manager & sekretær for direktionen (30-37 timer)

Pankas Group; Vedbæk; Remote; DKK 320,000 - 450,000; Full time

Benefits offered by this job

Pension og sundhedssikring

Frokostordning

PC og telefon

Job summary

Pankas søger en Office Manager og sekretær for direktionen til hovedkontoret i Vedbæk. Du skaber struktur omkring direktionen, sikrer daglig drift af kontoret og tager ansvar for opgaver, der gør hverdagen lettere.

Stillingen er på 30-37 timer og giver mulighed for tæt samarbejde med direktionen i et internationalt miljø. Du bliver central for kontorets drift og trivsel.

Qualifications

• Relevant erfaring som sekretær for ledere eller direktion.
• Solid håndtering af kalender og mødekoordinering.
• Fortrolig håndtering af fortrolige dokumenter og bureaukrati.

Responsibilities

• Koordinere direktionens hverdag og være den administrative støtte for CEO, CFO og COO.
• Understøtte bestyrelsesarbejdet før, under og efter møder og klargøre materialer.
• Drive den daglige drift af hovedkontoret og fungere som kontaktpunkt til leverandører.
• Håndtere kontorets indkøb, forbrugsvarer og frokostordning.
• Bidrage til et godt kontorliv og tilrettelægge sociale og faglige initiativer.

Skills

Microsoft 365 suite

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Tools

Kontorsoftware

Job description

Office Manager & sekretær for direktionen (30-37 timer)

Som Office Manager og sekretær for direktionen får du en central rolle på Pankas’ hovedkontor i Vedbæk. Du bliver den, der skaber struktur omkring direktionen, får den daglige drift af kontoret til at fungere og har blik for de ting, der gør en forskel i hverdagen.

Du får en bred kontaktflade og en hverdag, hvor opgaverne ikke nødvendigvis kommer i en fast rækkefølge. Nogle dage fylder direktionens kalendere og møder mest, andre dage er det bestyrelsesmateriale, en håndværker i huset eller noget praktisk, der skal løses her og nu. Fælles for opgaverne er, at du tager ansvar, følger op og får dem helt i mål.

Konkret kommer du blandt andet til at:

• Koordinere direktionens hverdag og være den administrative støtte for CEO, CFO og COO. Du holder styr på kalendere, booker og koordinerer møder, følger op på aftaler og hjælper med de løbende administrative opgaver, der opstår omkring direktionen. Du koordinerer også rejser via Pankas’ rejsebureau og sørger for, at de praktiske detaljer er på plads før afrejse.
• Understøtte bestyrelsesarbejdet før, under og efter bestyrelsesmøder. Du koordinerer mødeindkaldelser, deltagere, lokaler og forplejning og hjælper med at samle og klargøre materialet. En vigtig del af opgaven er korrekturlæsning og sikker håndtering og upload af fortrolige dokumenter i det administrative system, så materialet er korrekt og tilgængeligt til tiden.
• Drive den daglige drift af hovedkontoret og være den naturlige kontaktperson, når noget i huset skal løses. Du koordinerer med rengøring, håndværkere og øvrige leverandører, følger op på aftaler og sørger for, at de praktiske rammer fungerer. Det kan være alt fra en kaffemaskine, der driller, til en håndværker, der skal bestilles og følges op på.
• Holde styr på kontorets indkøb og faste ordninger, så kollegerne har det, de skal bruge. Du følger løbende op på beholdningen af kontorartikler, kaffe og øvrige forbrugsvarer, står for bestillinger og har blik for, hvornår noget skal fyldes op. Du bliver også den, der holder hånd om frokostordningen og dialogen med relevante leverandører.
• Skabe rammerne om et godt kontorliv og være med til at samle de cirka 16 kolleger, der har deres hverdag på hovedkontoret. Du lægger mærke til, hvad der sker omkring dig, markerer mærkedage og tager selv initiativ til de ting, der gør det rart at gå på arbejde. Det kan være julefrokost, vinsmagning eller andre sociale aktiviteter, men lige så ofte de små ting i hverdagen, som ingen har bedt om, men som du kan se vil gøre en forskel.

Hovedkontoret ligger på Rundforbivej 34 i Vedbæk i en ældre villa, og det er værd at fremhæve, fordi rollen er mere end klassisk direktionssupport. Du skal have lyst til også at tage ansvar for det helt lavpraktiske. Når noget ikke fungerer, venter du ikke nødvendigvis på, at andre opdager det. Du finder ud af, hvem der kan løse det, får sat det i gang og følger op, til det er på plads.

Det er netop kombinationen, der kendetegner jobbet: Du kan sidde med fortroligt materiale til et bestyrelsesmøde den ene time og koordinere med en håndværker eller få styr på frokostordningen den næste. Begge dele er en del af rollen, og begge dele skal løses ordentligt.

Overblik er vigtigt. Mennesker mindst lige så meget

Du trives i en rolle, hvor opgaver ikke altid kommer i den rækkefølge, du havde planlagt. Du arbejder struktureret og grundigt, men er samtidig fleksibel nok til at gribe det, der kommer ind fra højre. Og når der er brug for dig, træder du til.

Samtidig har du en naturlig interesse for mennesker, hvorfor du lytter, lægger mærke til, hvad der sker omkring dig, og tager initiativ uden at skulle blive bedt om det. I rollen fungerer du ikke som ”gatekeeper” for direktionen, men som en imødekommende og tillidsvækkende person, som både ledelse og kolleger er trygge ved at gå til.

Det falder dig naturligt at kunne håndtere fortrolighed, både ift. mennesker og informationer, og du har sans for korrektur, detaljer og kvalitet. Endvidere har du stærke organisatoriske evner og følger op på dine opgaver, så aftaler bliver holdt, og intet falder mellem to stole.

Vi forestiller os, at du:

• Har relevant erfaring som eksempelvis sekretær for ledere på exec-niveau, hvor du har taget dig af stort og småt.
• Har solid erfaring eller forståelse for hvordan et kontor drives, så det både fungerer men også skaber glæde og engagement for medarbejderne.
• Arbejder sikkert i Microsoft 365 og er fortrolig med særligt Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
• Kommunikerer sikkert på dansk og engelsk, både mundtligt og skriftligt. Tysk er en fordel, men ikke et krav.

Du lykkes i rollen, når tingene ganske enkelt glider: Direktionen er godt understøttet, møder og materialer er på plads, kontoret fungerer, og opgaver bliver fulgt helt til dørs med ordentlig kvalitet og få fejl.

Hvem er vi?

Pankas er en dansk, international koncern med stærke rødder i asfalt- og infrastrukturbranchen. Koncernen består af 18 selskaber i otte lande og omsætter årligt for omkring 1,9 mia. kr.

På hovedkontoret i Vedbæk sidder koncernfunktionerne sammen med udvalgte stabsfunktioner fra den danske forretning. Her er omkring 16 kolleger, og som Office Manager og sekretær bliver du et naturligt omdrejningspunkt i den daglige hverdag.

Fleksibilitet begge veje

Stillingen kan være på 30-37 timer om ugen, og vi er åbne for at finde en arbejdstid, der fungerer for begge parter. Rollen kræver samtidig en vis fleksibilitet, fordi du arbejder tæt på direktionen og har ansvaret for den daglige drift af kontoret.

Vi tilbyder løn efter kvalifikationer, attraktiv pensionsordning med 13,5 % arbejdsgiverbidrag og 3,5 % medarbejderbidrag, sundhedssikring, frokostordning, PC og telefon. Dertil kommer en selvstændig rolle med stor kontaktflade, tæt på koncernledelsen og med plads til selv at tage initiativ.