Office Coordinator til Virksomhed i København

Centrum Personale A/S; København; On-site; DKK 320,000 - 520,000; Full time

Job summary

Centrum Personale A/S søger en erfaren Office Coordinator til vores kunde i København. Du vil være nøglepersonen for kontordrift, administration og leverandørstyring og få ansvar for praktiske opgaver og mødeafvikling.

Du vil håndtere onboarding af nye medarbejdere, indhente tilbud og forhandle aftaler, samtidig med at du optimerer arbejdsgange og sikrer høj service. Vi søger en initiativrig og struktureret kollega, der trives i en travl hverdag.

Qualifications

• Erfaring fra Office Coordinator/administration med selvstændigt ansvar.
• Gode kommunikationsevner og evne til at håndtere mange kontaktflader.
• Erfaring med leverandørkontakt og prisforhandlinger er en fordel.

Responsibilities

• Sikre daglig kontordrift og være kontaktpunkt for praktiske forhold.
• Modtage gæster og støtte mødeafvikling og mødeplanlægning.
• Koordinere onboarding af nye medarbejdere og leverandøraftaler.
• Indhente tilbud, forhandle vilkår og følge op på service og kvalitet.
• Planlægge og optimere administrative processer og kontordrift.

Skills

Organisatorisk sans

Leverandørkontakt

Kommunikation

Office koordinering

IT-kendskab (MS Office)

Tools

MS Office

Excel

Job description

Office Coordinator til Virksomhed i København

Har du blik for både detaljen og den velfungerende hverdag – og trives du med at tage ansvar for, at kontoret fungerer professionelt og effektivt?

På vegne af vores kunde søger Centrum Personale en erfaren og handlekraftig Office Coordinator, der får en central rolle i den daglige drift af kontoret.

Du bliver et naturligt omdrejningspunkt i organisationen og får en bred kontaktflade til både medarbejdere, ledelse, gæster og eksterne leverandører. Rollen kombinerer administration, koordinering og praktisk kontordrift med et selvstændigt ansvar for en række af virksomhedens leverandøraftaler.

Det er derfor vigtigt, at du både trives med de daglige opgaver og samtidig har blik for, hvordan arbejdsgange, service og leverandørsamarbejder kan optimeres.

Som Office Coordinator får du et selvstændigt ansvar for at sikre en professionel og velfungerende kontordrift. Du følger op, tager initiativ og sørger for, at både de små og store ting bliver håndteret.

Dine opgaver vil blandt andet være at:

• sikre den daglige kontordrift og være kontaktperson på praktiske og administrative forhold
• tage imod gæster og sikre en professionel modtagelse samt praktisk service omkring møder
• koordinere onboarding af nye medarbejdere
• være ansvarlig for virksomhedens eksterne leverandører inden for bl.a. frokostordning, rengøring og øvrige kontorservices
• indhente tilbud, forhandle priser og vilkår samt løbende følge op på kvalitet og aftaler med leverandører
• koordinere indkøb og øvrige aftaler relateret til kontoret
• koordinere og følge op på de daglige opgaver med virksomhedens piccoline og køkkenmedhjælper
• planlægge og koordinere interne arrangementer og aktiviteter
• hjælpe medarbejdere med administrative og praktiske spørgsmål
• bidrage aktivt til at udvikle, strukturere og optimere administrative arbejdsgange.

Hvem er du?

Vi forestiller os, at du har erfaring fra en stilling som fx Office Coordinator, Office Manager, administrativ koordinator eller lignende, hvor du har haft et selvstændigt ansvar og været vant til mange forskellige kontaktflader.

Du behøver ikke komme med en bestemt uddannelsesmæssig baggrund. Det afgørende er din erfaring, dit drive og din evne til at skabe struktur og få ting til at ske.

Vi lægger især vægt på, at du:

• arbejder selvstændigt og tager naturligt ejerskab for dine ansvarsområder
• er struktureret og god til at prioritere, også når flere opgaver lander samtidig
• har erfaring med leverandørkontakt og gerne med indhentning af tilbud og forhandling af aftaler
• er kommercielt bevidst og har blik for både kvalitet, service og omkostninger
• er hands-on og ikke er bange for selv at tage fat, når situationen kræver det
• er imødekommende og professionel i kontakten med både medarbejdere, gæster og samarbejdspartnere
• tager initiativ og følger opgaver og aftaler helt til dørs
• har flair for IT og et godt kendskab til Microsoft Office, herunder Excel
• kommunikerer sikkert på dansk.

En central rolle med mulighed for indflydelse

Du får en alsidig stilling med stor selvstændighed og en bred kontaktflade i organisationen. Der er korte beslutningsveje, og du får mulighed for at sætte dit præg på både kontordriften, aftaler med leverandører og de administrative processer.

Stillingen er som udgangspunkt på 37 timer om ugen og ønskes besat snarest muligt. Løn aftales efter kvalifikationer.

Centrum Personale varetager rekrutteringen på vegne af vores kunde.

Alle henvendelser behandles naturligvis fortroligt.