Kontorassistent til Ledelsessekretariatet i Plan, Teknik & Miljø - Barselsvikariat

Erhverv og Bæredygtighed; Aabenraa; On-site; DKK 105,000 - 150,000; Part time

Job summary

Ledelsessekretariatet i Plan, Teknik & Miljø søger en kontorassistent til et barselsvikariat på 17 timer om ugen. Stillingen er en del af Erhverv og Bæredygtighed og har tæt kontakt til direktionen og chefgruppen.

Du bidrager til professionel sekretariatsunderstøttelse med dagsordensproduktion, mødekoordinering og service til ledergruppen. Vi lægger vægt på høj serviceniveau, fortrolighed og god tværfaglig kommunikation.

Qualifications

• relevant kontoruddannelse, tavshedspligt og fortrolige oplysninger
• Outlook og Teams
• koordinere og samarbejde om opgaveløsningen med kolleger
• systematisk arbejde, detaljer og opfølgning
• kendskab til Acadre og Prisme 365 (fordel)

Responsibilities

• Dagsordensproduktion og protokoller til Bygningsforbedringsudvalget og forvaltningens Lokal-MED
• Servicering af direktør og chefgruppe, herunder sekretærfunktion for afdelingschefen for Drift & Anlæg samt administrativ forberedelse
• Indgå i sekretariatets driftsopgaver, fx mødebookinger, mødeforberedelse, planlægning af større møder og arrangementer, administration af forvaltningens biler, erhvervsaftaler og øvrigt udstyr.

Skills

Outlook

Teams

Koordination

Detaljeret arbejde

Education

Relevant kontoruddannelse

Tools

Acadre

Prisme 365

Job description

Kontorassistent til Ledelsessekretariatet i Plan, Teknik & Miljø - Barselsvikariat

Vores kollega går på barsel, og derfor søger vi en kontorassistent til et barselsvikariat. Der er tale om en deltidsstilling på 17 timer ugentligt.

Er du en selvstændig og serviceorienteret profil, der sætter en ære i at spille andre gode? Kan du se dig selv i et stort fagligt fællesskab, hvor du er en vigtig del af maskinrummet? Så er du helt sikkert et godt bud!

Om Ledelsessekretariatet og dine opgaver

Ledelsessekretariatet er forankret i afdelingen Erhverv og Bæredygtighed, men vi er til for hele Plan, Teknik & Miljø-forvaltningen.

Ledelsessekretariatets opgaver omfatter sekretærfunktion for direktøren og chefgruppen, politisk betjening og dagsordensproduktion samt generel sekretariatsbetjening for forvaltningens fire afdelinger. Vi er drevet af at levere god og hurtig service og bliver motiveret af at hjælpe andre med at lykkes.

Som kontorassistent i Ledelsessekretariatet er det din fornemmeste opgave at bidrage til en professionel og effektiv sekretariatsunderstøttelse.

Dine væsentligste opgaver bliver:

• Dagsordensproduktion og protokoller til Bygningsforbedringsudvalget og forvaltningens Lokal-MED
• Servicering af direktør og chefgruppe, herunder sekretærfunktion for afdelingschefen for Drift & Anlæg samt administrativ forberedelse
• Indgå i sekretariatets driftsopgaver, fx mødebookinger, mødeforberedelse, planlægning af større møder og arrangementer, administration af forvaltningens biler, erhvervsaftaler og øvrigt udstyr.

Om dig

Vi søger dig, der har stærke administrative kompetencer og som trives med en synlig rolle og en stor kontaktflade. Du kan have mange eller få års erfaring – det er ikke det vigtigste.

Det, vi lægger vægt på, er, at du har de rette kvalifikationer og egenskaber. Du er ligetil og tilgængelig, har et højt serviceniveau og tænker i løsninger. Du har en forståelse for en politisk styret organisation, hvor der kræves hurtige svar, og hvor sekretariatets dygtighed og servicegen viser, at vi kan jonglere med mange opgaver uden at miste fokus. Du motiveres af og glædes over at kunne bidrage til at andre lykkes.

Vi forventer, at du

• har en relevant kontoruddannelse, herunder kendskab til tavshedspligt og håndtering af fortrolige oplysninger
• er en haj til funktionerne i Outlook og også gerne har kendskab til Teams.
• kan koordinere og samarbejde om opgaveløsningen med dine kolleger
• arbejder systematisk, har styr på detaljer og følger op
• er dygtig til korrekturlæsning, så dagsordener og protokoller er i orden

Det er en fordel, men ikke et krav, at du har erfaring fra lignende stillinger i det kommunale, herunder hvis du har erfaring med ESDH-systemet Acadre og med økonomisystemet Prisme 365.

Hvad kan vi tilbyde dig?

Du får en unik mulighed for at komme med på et godt og dygtigt hold, der er tæt på den politiske og administrative ledelse. Du bliver en del af et stærkt fagligt fællesskab, hvor der både er ro til fordybelse og plads til sparring. Vi har et godt og socialt arbejdsmiljø, hvor der er plads til forskellighed. Der er højt til loftet, plads til at grine, og vi hjælper hinanden.

Høj kompleksitet og skarpe deadlines er også en del af vores hverdag – vi hjælpes altid ad, prioriterer benhårdt, og så er vi gode til at give hinanden skulderklap på vejen.

Vi gør os meget umage med at byde nye medarbejdere velkomne. Derfor kan du forvente et grundigt introduktionsprogram – både til dine opgaver og til den forvaltning, du bliver en del af.

Løn- og ansættelsesvilkår

Der er tale om et tidsbegrænset barselsvikariat på 12 måneder – eventuelt som fleksjob – med en ugentlig arbejdstid på 17 timer.

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst.

Forventet tiltrædelse 1. januar 2027, men meget gerne før, hvis det er muligt.

Ansættelsesstedet er Ledelsessekretariatet med adresse på Rådhuset, Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa.

Vil du vide mere?

Du er velkommen til at ringe til afdelingschef, Helle Malene Kjølsen Olsen, på tlf. 2619 7813, hvis du ønsker at vide mere om stillingen.

Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv . Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.