Executive Assistant

Agency Group; København; On-site; DKK 262,000 - 317,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmafester

Fredagsbar

Job summary

Agency Group søger en Executive Assistant til vores kontor på Islands Brygge i København. Du bliver ledelsens tætteste sparringspartner og arbejder tæt sammen med direktionen; ofte den første kontakt for kunder og samarbejdspartnere.

Dine opgaver inkluderer kalenderstyring for tre ledere, mødeforberedelse, rejseplanlægning, telefonbetjening samt koordinering af sociale medier, hjemmeside og firmafester. Derudover håndterer du kontor- og administrationsopgaver og står for praktisk drift og kørsel

Qualifications

• Diskretion og fortrolige oplysninger håndtering.
• Venlig og professionel i telefonen.
• Initativ og gennemførelse af opgaver.
• Kendskab til Microsoft 365, især Outlook.

Responsibilities

• Kalenderstyring for tre ledere, booke møder og sikre sammenhæng i dagene.
• Forberede møder, følge op på aftaler, rejser og transport, samt ad hoc-opgaver.
• Håndtere hovednummeret i telefontiden og vurdere hastende henvendelser.

Skills

Diskretion

Initiativ

Telefonvenlig

Selvstændig

Tools

Microsoft 365

Outlook

Job description

Vil du være den, der får hverdagen til at hænge sammen for ledelsen i en virksomhed i kraftig vækst?

Agency Group søger en Executive Assistant til vores kontor på Islands Brygge i København.

Agency Group er en af landets største forsikringsformidlere. Vi formidler forsikringer og booker møder på vegne af vores partnere i forsikringsbranchen. Vi arbejder fra vores lokationer i København og Aarhus og er et ungt hold med højt tempo og kort vej fra idé til handling.

Vi har oplevet kraftig vækst i indeværende år, og forventer at udviklingen fortsætter fremadrettet.

Som Executive Assistant bliver du ledelsens tætteste sparringspartner. Du arbejder tæt sammen med vores direktion og er ofte den første, kunder og samarbejdspartnere møder, når de kontakter os.

Støtte til ledelsen

• Du styrer kalenderne for tre ledere, booker møder og sørger for, at dagene hænger sammen
• Du forbereder møder, følger op på aftaler og holder styr på rejser og transport, samt øvrige ad hoc-opgaver

Telefon og første kontakt

• Du passer vores hovednummer i telefontiden og tager imod de opkald, der måtte komme
• Du vurderer, hvad der haster, og sender henvendelser videre til de rette

Sociale medier og hjemmeside

• Du planlægger og laver opslag til vores sociale medier, både tekst og billeder
• Du holder hjemmesiden opdateret
• Du koordinerer firmafester, partnerevents, fredagsbarer og andre arrangementer fra idé til afvikling

Praktisk drift

• Du bestiller diverse kontorartikler
• Du samler bilag og hjælper med den løbende administration

Kørsel

• Du kører lejlighedsvis ledelsen til møder, events eller mellem selskabets lokationer

Vi forestiller os, at du er nyuddannet eller har et par års erfaring fra en lignende rolle. Din uddannelse er mindre vigtig end din måde at arbejde på.

• Du er diskret og kan håndtere fortrolige oplysninger
• Du er venlig og professionel i telefonen
• Du tager selv initiativ og gør tingene færdige
• Du er rutineret i Microsoft 365, især Outlook
• En god timeløn fra første dag
• En stilling, som vi forventer hurtigt vokser i omfang til en fastlønnet fuldtidsstilling med betalt ferie
• En alsidig rolle tæt på ledelsen, hvor du får ansvar fra første dag
• Et ungt og socialt arbejdsmiljø med fredagsbarer og firmafester