Administrativ koordinator for afrikanske studerende på Aarhus Universitet

Aarhus University - Network Profile; Aarhus; On-site; DKK 420,000 - 560,000; Full time

Job summary

Aarhus Universitet søger en administrativt stærk medarbejder til et toårigt projekt i Afdeling for Mobilitet og Uddannelsessamarbejde. Du understøtter afrikanske studerende gennem Erasmus KA171 og KIP og udvikler processer for ophold og uddannelsesforløb.

Stillingen kræver struktur, budgetstyring, stipendieadministration, sprogkundskaber på dansk og engelsk og vilkår følger akademikeroverenskomsten. Ansøgning via universitetets rekrutteringssystem.

Qualifications

• Er administrativt stærk og arbejder struktureret og systematisk.
• Har blik for detaljer og kan bevare overblikket i komplekse processer.
• Er serviceminded og kan kommunikere tydeligt med studerende fra forskellige baggrunde.
• Har erfaring med stipendieadministration og internationale studerende er en fordel.

Responsibilities

• Udvikle og vedligeholde ansøgningsformularer og administrative workflows i MoveON.
• Udvikle og implementere nye administrative processer og sikre drift.
• .Styre budgetter og administrere stipendier og udbetalinger.
• Administrere betaling og refusion af udgifter til rejser, forsikring og visum.
• Understøtte planlægning og afholdelse af sommerskoler og arrangementer.
• Lave afrapportering og indsamle dokumentation.
• Planlægge og koordinere introduktionsaktiviteter og samarbejde med AU-miljøer.

Skills

Administrativ styrke

Struktur og systematik

Budgetstyring

Stipendieadministration

MoveON IT-system

Planlægning og afrapportering

Samarbejde og koordinering

Dansk og engelsk kommunikation

Kørekort

Tools

MoveON

Job description

Har du lyst til at arbejde med internationale studerende og være med til at opbygge de administrative rammer for et nyt initiativ på Aarhus Universitet? Er du administrativt stærk, god til at skabe struktur og trives du med en hverdag, hvor nye processer både skal udvikles og føres ud i livet? Så er det måske dig, vi søger til en toårig projektstilling i Afdeling for Mobilitet og Uddannelsessamarbejde ved Aarhus Universitet.

Om stillingen

Kerneopgaven vil være administrativ understøttelse af afrikanske studerende, der kommer til Aarhus Universitet gennem to forskellige udvekslingsprogrammer, hhv. EU's Erasmus-program (KA171) og Udenrigsministeriets Knowledge and Innovation Programme (KIP), som er en del af regeringens Afrika-strategi. En væsentlig del af stillingen bliver at sikre, at de afrikanske studerende får den nødvendige administrative og praktiske støtte før og under deres ophold på Aarhus Universitet. Det gælder bl.a. i forhold til stipendier, rejser, bolig, forsikring, sprogtest, opholdstilladelse og indrejsevisum. Da der er tale om et nyt initiativ, bliver din første opgave at udvikle og etablere de processer, der skal understøtte de forskellige typer af ophold og uddannelsesforløb.

Studieopholdene finder sted på Aarhus Universitets campusser i Aarhus, Herning og Viborg. Der kan både være tale om udvekslingsophold af et eller to semesters varighed og om hele uddannelser med en varighed på op til to år. Derudover vil der blive afholdt sommerskoler i Afrika og på Aarhus Universitet, som skal understøttes administrativt.

Stillingen er forankret i Mobilitet og Uddannelsessamarbejde i Studieliv, som er en del af AU Uddannelse. Der vil desuden være et tæt samarbejde med de fagmiljøer på fakulteterne, som har søgt bevillingerne hjem, og som skal modtage de afrikanske studerende.

Om opgaverne

Dine opgaver vil blandt andet være at:

• udvikle og vedligeholde ansøgningsformularer og administrative workflows i IT-systemet MoveON
• udvikle og implementere nye administrative processer og sikre den efterfølgende drift
• styre budgetter og administrere stipendier, herunder beregning og månedlig udbetaling
• administrere betaling og refusion af udgifter til rejser, forsikring, sprogtest, bolig og gebyrer til opholdstilladelse og visum
• understøtte planlægning og afholdelse af sommerskoler
• lave afrapportering og indsamle dokumentation
• planlægge og koordinere introduktionsaktiviteter
• samarbejde og koordinere med de faglige miljøer og øvrige relevante kolleger på AU

Opgaverne vil udvikle sig undervejs, og du får mulighed for at præge, hvordan de administrative arbejdsgange tilrettelægges.

Kompetencer

Vi søger en medarbejder, der:

• er administrativt stærk og arbejder struktureret og systematisk
• har blik for detaljer og samtidig kan bevare overblikket over komplekse processer
• trives med opgaver, hvor økonomi, dokumentation og praktisk koordinering går hånd i hånd
• er serviceminded og kan kommunikere tydeligt med studerende med forskellige kulturelle baggrunde
• kan omsætte regler og overordnede rammer til praktiske løsninger og velfungerende arbejdsgange
• har gode samarbejdsevner og kan koordinere med mange forskellige aktører
• kommunikerer sikkert på både dansk og engelsk
• har flair for IT og let ved at sætte sig ind i nye administrative systemer
• har kørekort

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring med stipendieadministration, internationale studerende eller internationale uddannelsesprojekter, men det er ikke et krav.

Om Mobilitet og Uddannelsessamarbejde

Mobilitet og Uddannelsessamarbejde er en del af Studieliv i AU Uddannelse ved Aarhus Universitet. Vi består af 10 faste medarbejdere, fire studentermedhjælpere og to praktikanter. Vi arbejder med international studentermobilitet, stipendieadministration og internationale uddannelsessamarbejder på tværs af AU.

Yderligere information

Vi forventer at afholde samtaler i uge 46 eller 47.

Løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for Akademikere i Staten (se overenskomsten her). Du ansættes som fuldmægtig i basisløntrin 4-8 med rådighedstillæg.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.