Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) Neu

Doctolib GmbH; Berlin; Híbrido; EUR 46.000 - 65.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Deutschlandticket (Doctolib)

Urlaub 28 Tage + 1 Zusatztag pro Jahr

betriebliche Altersvorsorge

DoctoGrowth Mitarbeiterrabatte

Parent Care Programm

Mental Health & Coaching

Essensgutscheine

Urban Sports Club

Descripción de la vacante

Doctolib GmbH in Berlin sucht eine/n Workplace Experience & Mobility Associate zur Steuerung des Bürobetriebs und Mobility-Themen. Sie betreuen zentrale Standorte, koordinieren Dienstleister, und entwickeln Lieferantenbeziehungen.

Sie arbeiten eng mit IT, Real Estate und Finance zusammen, fördern HSE-Standards und steuern Budgets sowie KPI-/SLAs. Englisch und Deutsch fließen in die Kommunikation ein.

Formación

• Mindestens 3–4 Jahre Erfahrung im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations.
• Nachgewiesene Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement.
• Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment).
• Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management.
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und Budget- bzw. Kostenbewusstsein.

Responsabilidades

• Sicherstellen reibungslosen Betriebs und Instandhaltung des Hauptbüros in Berlin sowie Unterstützung der Standorte in Deutschland.
• Externen Dienstleister steuern und Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherstellen.
• Strategische Lieferantenbeziehungen entwickeln und KPI/SLAs überwachen; Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung koordinieren.
• HSE-Standards fördern und QHSE-Prozesse implementieren.
• Enge Zusammenarbeit mit IT, Real Estate, Finance und Stakeholdern; Kommunikation über mehrere Länder hinweg steuern.

Conocimientos

Facility Management

Office Operations

Vendor Management

Fleet Management

HSE Knowledge

Contract Management

Budget & Cost Management

Deutsch/Englisch Kommunikation

Educación

3–4 Jahre Berufserfahrung im Workplace/Facility Management

Herramientas

MS Office

ERP/Finance Tools

Descripción del empleo

# Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m)Unlimited ContractBusiness Functions, FinanceBerlin, GermanyZu den Suchergebnissen## Über DoctolibBei Doctolib gestalten wir das Gesundheitswesen neu. Täglich vertrauen uns 570.000 Gesundheitsfachkräfte und über 90 Millionen Patient:innen, um ihre Arbeit besser zu machen und gesünder zu leben.Mehr als 3.000 Doctoliber in Frankreich, Deutschland, Italien, UK und den Niederlanden bauen die nächste Generation von Health-Tech. KI ist dabei kein Add-on, sondern der Kern unseres Produkts und unserer DNA. Wir fördern eine Kultur, in der jede:r täglich mit KI arbeitet, um schneller und besser zu werden und echten Impact zu erzielen.2026 feiern wir unser 10-jähriges Jubiläum in Deutschland! Wir sind stolz auf alles, was wir bislang erreicht haben – und gleichzeitig überzeugt, dass unser größtes Kapitel noch vor uns liegt.## StellenbeschreibungWir suchen Dich als **Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m)** als Unterstützung für das **Workplace Experience** Team in **Berlin**.Als Workplace Experience & Mobility Associate (x/f/m) übernimmst Du die Verantwortung für ein umfangreiches und wachsendes Portfolio an Gebäuden – darunter unser Headquarter in Berlin sowie weitere Standorte in Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Du koordinierst strategische Lieferantenbeziehungen und Compliance-Prozesse, steuerst den operativen Betrieb an unserem neuen Berliner Headquarter und bist die zentrale Ansprechperson in Deutschland für alle Mobility-Themen (Fuhrparkmanagement und Travel Management).## **Deine Aufgaben*** Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros)* Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher* Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs. In Abstimmung mit dem Global Workplace Director entwickelst und verantwortest Du die Strategie für Deutschland im **Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel)**, steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement und übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team* Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse* Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammen und steuerst die Stakeholder-Kommunikation über mehrere Länder hinweg (Deutschland, gelegentlich Niederlande)* Du entwickelst pragmatische Lösungen für strategische und operative Herausforderungen und optimierst das Arbeitsumfeld kontinuierlich durch datengetriebene Ansätz## **Dein Profil***Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!*### **Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:*** Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations* Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement* Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)* Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und **Fleet Management*** Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren* Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich### **Besonders interessant sind für uns außerdem:*** Du verfügst über ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement.## **Was wir Dir bieten*** Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro arbeitest* 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)* Eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit individuellen Zusatzleistungen (u.a. Zahnreinigung u.v.m.)* Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit)* Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth* Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält* Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner* Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine* Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club* Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet### **Der Interviewprozess*** Interview mit der Recruiterin* Interview mit dem Hiring Manager* On-site Termin* Final Interview### **Job Details*** Festanstellung* Vollzeit* Arbeitsort: Berlin* Startdatum: Ab sofort* Büro Baisert Arbeitsweise*Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.**Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.**Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!**Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte* *hier**.**Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.*#LI-DC2