WEG-Verwaltungsassistenz (m/w/d) – Wohnungseigentumsverwaltung

SIERA Alliance; Köln; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Klare Prozesse

Moderne Tools

Einarbeitung mit festen Ansprechperson

Entwicklungsperspektiven

Job summary

SIERA Alliance sucht eine strukturierte, serviceorientierte WEG-Verwaltungsassistenz (m/w/d) in Köln. Du bist die organisatorische Schnittstelle zwischen Verwaltern, Eigentümern und internen Teams, sorgst für reibungslose Vorgänge, Fristen und spürbare Kundenbetreuung.

Zu deinen Aufgaben gehören die Vorgangsbearbeitung, Kommunikation, Organisation von Beiratsterminen, ETV-Vor- und Nachbereitung, Rechnungsprüfung sowie digitales Dokumentenmanagement.

Qualifications

• Erfahrung in der Immobilienverwaltung/WEG ist ein Plus.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Verbindlichkeit.
• Kundenorientierte Kommunikation: klar, freundlich, lösungsorientiert.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook/Word/Excel), digitale Affinität.
• Teamgeist – strukturiertes Arbeiten und aktive Nachverfolgung von Aufgaben.

Responsibilities

• Annahme, Erfassung und Steuerung von Anliegen (Telefon/E-Mail/App).
• Schriftverkehr mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern und Handwerkern.
• Nachverfolgung offener Punkte inkl. Status-Updates an Kunden/Beirat.

Skills

Immobilienverwaltung / WEG

Organisationstalent

Kundenorientierte Kommunikation

MS Office

Teamwork

digitale Affinität

Tools

MS Office (Outlook/Word/Excel)

Job description

WEG-Verwaltungsassistenz (m/w/d) – Wohnungseigentumsverwaltung

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Gestalte die Zukunft – für eine bessere Welt.

Rund800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterarbeiten in derSIERA Alliancean der Vision für eine bessere Zukunft in den BereichenUmweltschutz und Klima, Wasser und Ökosysteme, Kreislaufwirtschaft, städtische Nachhaltigkeit und Infrastruktur sowie Impact-TechnologieDie Dürselen Immobilien GmbH (Teil der SIERA Alliance) modernisiert ihre WEG-Verwaltung konsequent: klare Prozesse, verlässliche Kommunikation, digitale Tools und ein Team, das Verantwortung übernimmt. Dafür suchen wir eine strukturierte, serviceorientierte Persönlichkeit als WEG-Verwaltungsassistenz.

Deine Rolle

Du bist die organisatorische und kommunikative Schnittstelle zwischen Verwalter:in, Eigentümern/Beiräten, Dienstleistern und internen Teams. Du sorgst dafür, dass Vorgänge sauber laufen, Fristen eingehalten werden und Kunden spürbar Betreuung erleben.

Deine Aufgaben (WEG)

Kommunikation & Vorgangsbearbeitung

• Annahme, Erfassung und Steuerung von Anliegen (Telefon/E-Mail/App)
• Schriftverkehr mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern und Handwerkern
• Nachverfolgung offener Punkte inkl. Status-Updates an Kunden/Beirat

Organisation & Fristen

• Terminorganisation (Beiratstermine, Objektbegehungen, Maßnahmen)
• Fristenmanagement (Beschlüsse, Wiedervorlagen, Rückmeldungen)
• Pflege von Vorgangslisten/Backlogs und Priorisierung nach Dringlichkeit

Eigentümerversammlung (ETV) – Vorbereitung & Nachbereitung

• Unterstützung bei Einladungen, Unterlagen, Vollmachten, Teilnehmerlisten
• Strukturierte Ablage/Dokumentation, Versand und Nachhalten von Beschlüssen
• Koordination von Rückfragen und Umsetzungsschritten nach ETV

Rechnungen & Dienstleister

• Einholen/Verwalten von Angeboten, Abstimmung von Terminen
• Vorprüfung von Rechnungen (formale Prüfung, Zuordnung, Rückfragen)
• Unterstützung im Freigabeprozess nach definierten Grenzen/Workflows

Dokumentenmanagement

• Digitale Ablage nach Standards (WEG-Struktur, Benennungsregeln)
• Pflege von Objekt-/Stammdaten in unseren Systemen

Das bringst du mit

• Erfahrung in derImmobilienverwaltung / WEG(Assistenz, Sachbearbeitung o. ä.) ist ein Plus
• Sehr gute Organisationsfähigkeit,SorgfaltundVerbindlichkeit
• Kundenorientierte Kommunikation: klar, freundlich, lösungsorientiert
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook/Word/Excel), digitale Affinität
• Teamgeist – du arbeitest strukturiert und hältst Dinge aktiv nach

Das bieten wir dir

• Klare Prozesse, moderne Tools und ein professionelles Umfeld
• Einarbeitung mit festen Ansprechpartnern und Standards
• Ein Team, das Performance und gegenseitige Unterstützung ernst nimmt
• Weiterentwicklung (z. B. Richtung WEG-Sachbearbeitung/Koordination)
• Attraktiver Arbeitsplatz mit Perspektive in einer wachsenden Gruppe