Warum präzise Ausschreibungen für Scandienstleister entscheidend sind – Empfehlungen aus Bietersicht

TROPPER DATA SERVICE AG; Leverkusen; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Jobbeschreibung

Warum präzise Ausschreibungen für Scandienstleister entscheidend sind – Empfehlungen aus Bietersicht

Für uns als Scandienstleister ist die Teilnahme an Ausschreibungen eine wichtige Möglichkeit, Aufträge von öffentlichen Einrichtungen zu erhalten. Leider stellen wir aber immer wieder fest, dass viele Ausschreibungen nicht präzise ausgearbeitet sind. Dies führt zu zahlreichen Bieterfragen, die einen unnötigen Mehraufwand auf beiden Seiten verursachen. Zudem sind die eingereichten Angebote aufgrund unklarer Vorgaben oft nur schwer oder gar nicht vergleichbar, was sich auch für den Auftraggeber nachteilig auswirken kann.

Um Ausschreibungen sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter effizienter und transparenter zu gestalten, gehen wir im Folgenden auf die wichtigsten Aspekte und typische Stolpersteine ein – ergänzt durch praktische Empfehlungen aus unserer Erfahrung als Scandienstleister.

Typischer Aufbau einer öffentlichen Ausschreibung
Öffentliche Ausschreibungen beinhalten in der Regel:

• eine Leistungsbeschreibung,
• Vertragsbedingungen,
• ein Preisblatt,
• Eignungskriterien (nachzuweisen z. B. durch Referenzen),
• Zuschlagskriterien sowie
• Fristen und weitere formale Vorgaben.

Ungenaue oder falsche Mengenangaben
In den Preisblättern werden die zu verarbeitenden Mengen häufig nicht genau angegeben. Eine Formulierung wie „1.000 Akten“ sagt beispielsweise nichts über das tatsächliche Belegvolumen aus. Bei der Digitalisierung von Bestandsakten sind präzise Angaben zum Volumen der zu verarbeitenden Blätter, Dokumente, ggf. Pläne, gesiegelten oder geösten Unterlagen etc. für die Angebotskalkulation jedoch zwingend erforderlich.

Tipp: Das Blattvolumen lässt sich anhand der Angabe von laufenden Regalmetern, in denen die Akten aufbewahrt werden, ermitteln.

Darüber hinaus werden in Ausschreibungen die Begriffe „Dokument“, „Blatt“, „Seite“ und „Image“ oftmals vermischt oder falsch verwendet. Konkret kann ein Dokument ein oder mehrere Blätter umfassen. Ein Blatt wiederum besteht aus zwei Seiten. Je nachdem, ob Vorder- und Rückseite bedruckt sind, ergibt sich die Zahl der Images (digitalisierte Seiten abzüglich Leerseiten).

Tipp: Dienstleister scannen Blätter im Duplex-Verfahren, also Vorder- und Rückseite, und verwerfen leere Rückseiten anschließend über die Eingabe eines Schwellwertes automatisiert. Daher ist es ratsam, in Ausschreibungen mit der Blattanzahl und einem geschätzten Rückseitenanteil, beispielsweise 10 %, zu kalkulieren.

Beschaffenheit des zu digitalisierenden Beleggutes
Auch Angaben dazu, ob ausschließlich herkömmliche DIN-A4-Blätter oder auch großformatige Pläne und kleinere Quittungen bzw. Kassenzettel zu digitalisieren sind, erleichtern die Kalkulation erheblich. Während DIN-A4-Blätter mit Hochleistungsscannern schnell im Stapel verarbeitet werden können, müssen andere Formate mit speziellen Geräten wie Plan- oder Buchscannern einzeln digitalisiert werden.

Darüber hinaus hat die Papierqualität Einfluss auf die Scanner-Auswahl. Historische Dokumente, Durchschlags- oder Thermofaxpapier erfordern eine besondere Vorgehensweise bei der Aufbereitung und Digitalisierung.

Tipp: Scandienstleister können sich bei einem Besichtigungstermin vor Ort einen guten Überblick über die Qualität der zu digitalisierenden Akten verschaffen. Voraussetzung ist eine repräsentative Aktenauswahl. Ist ein Termin nicht möglich, sind auch Fotos von den Akten und dem Archiv hilfreich.

Digitalisierung und Datenbereitstellung
Die Ausschreibung sollte klar angeben, in welcher Auflösung und ob farbig oder schwarz-weiß gescannt werden soll. Außerdem ist es für Scandienstleister wichtig zu wissen, ob die Digitalisate im Volltext ausgelesen (OCR) werden sollen, wie sie zu indexieren sind und in welches Zielsystem sie übertragen werden. Hierzu gehören auch Informationen darüber, ob und – wenn ja – welche Stammdaten vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden können.

Tipp: Je aktueller und umfassender die bereitgestellten Stammdaten sind, desto einfacher und genauer gelingt die Indizierung der Akten.

Bei bestimmten Aktenarten ist es sinnvoll, die gesamte Akte nicht als Ganzes in einer Datei zu speichern, sondern in einzelne Dokumente zu trennen und diese nach Dokumententyp zu klassifizieren. So können Anwender gezielt bestimmte Dokumenttypen schneller finden, und Vorgaben wie Löschfristen oder Zugriffsrechte lassen sich leichter im Archivsystem hinterlegen.

Tipp: Die finale Dokumentenstruktur sollte in der Leistungsbeschreibung aufgeführt werden.

Logistische Aspekte
In der Leistungsbeschreibung sollten auch die örtlichen Gegebenheiten der Archivräume (z. B. Lastenaufzug, Rampen, Stufen, Tür- und Durchgangsbreiten) sowie die Parkmöglichkeiten beschrieben sein. Außerdem dürfen Angaben zum Transport nicht fehlen, etwa wie viele Chargen vorgesehen sind und wer für das Verpacken der Akten zuständig ist. Ebenso sollte in Ausschreibungen definiert sein, ob und – wenn ja – wie lange der Scandienstleister Papierunterlagen nach der Digitalisierung aufbewahren muss, um sie anschließend zu vernichten. Falls bestimmte Dokumente auszusortieren sind und nicht vernichtet werden dürfen (Positivliste), ist dies ebenfalls anzugeben.

Fazit
Je detaillierter Ausschreibungen formuliert sind, desto genauer können Scandienstleister kalkulieren. Das spart Kosten, reduziert Rückfragen von der Bieterseite und sorgt für eine Vergleichbarkeit der Angebote – zum Vorteil aller Beteiligten.

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