Vorstandsassistenz & Office Management. (m/w/d)

ODAV AG Gesellschaft für Informatik und Telekommunika- tion; Bayern; Hybrid; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gehaltsrahmen 50k–65k € inkl. Benefits

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten möglich

Weiterbildung

Zusammenfassung

ODAV AG Gesellschaft für Informatik und Telekommunikation sucht eine erfahrene Assistenz des Vorstands zur professionellen Begleitung des operativen und strategischen Tagesgeschäfts. Sie gestalten Prozesse, koordinieren Termine und arbeiten als zentrale Schnittstelle innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Mit der Position verbinden sich Verantwortung, Weiterentwicklung des Unternehmens und der Einsatz moderner digitaler Werkzeuge inklusive KI-Lösungen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Organisationsgeschick, strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Souveräntes Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeit.
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmethoden.
• Offenheit für neue Technologien und Interesse am produktiven Einsatz von KI-Lösungen.
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und Umsetzungsstärke.

Aufgaben

• Vertrauensvolle Unterstützung des Vorstands in organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen.
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen.
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands- und Kundenterminen.
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz.
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten.
• Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden, Gesellschaftern, Aufsichtsräten und externen Partnern.
• Unterstützung bei strategischen, organisatorischen und digitalen Veränderungsprojekten.
• Aktive Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen.
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Management-Meetings.

Kenntnisse

Assistenz auf Vorstandsebene

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

MS 365

KI-Anwendungen

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Tools

Microsoft 365

KI-Lösungen einsetzen

Jobbeschreibung

Direkt an der Seite des Vorstands. Mitgestalten.

Die ODAV AG ist seit mehr als 50 Jahren Technologiepartner des Handwerks. Mit modernen Softwarelösungen, IT-Dienstleistungen und Rechenzentrums-Services unterstützen wir Handwerksbetriebe und Organisationen in ganz Deutschland.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die den Vorstand im operativen und strategischen Tagesgeschäft professionell begleitet, Prozesse strukturiert gestaltet und als zentrale Schnittstelle innerhalb und außerhalb des Unternehmens agiert.

Ihr Aufgabenspektrum

• Vertrauensvolle und professionelle Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgabenstellungen
• Eigenständige Steuerung des Vorstandsbüros und vorausschauende Koordination komplexer Termine, Sitzungen und Reisen
• Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Vorstands-, Gremien- und Kundenterminen
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Maßnahmen aus Besprechungen und Projekten
• Schnittstelle zu Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden, Gesellschaftern, Aufsichtsräten und externen Partnern
• Unterstützung bei strategischen, organisatorischen und digitalen Veränderungsprojekten
• Aktive Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung von Prozessen und Abläufen
• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Management-Meetings

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
• Souverändes Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmethoden
• Offenheit für neue Technologien und Interesse am produktiven Einsatz von KI-Lösungen
• Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und Umsetzungsstärke

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit engem Austausch zum Vorstand
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten und die Chance, aktiv an der Weiterentwicklung des Unternehmens mitzuwirken
• Flexible Arbeitszeiten (Vertrauensarbeitszeit) und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Attraktive Vergütung sowie Zusatzleistungen (Gehaltsrahmen gemäß ODAV Karrieremodell: 50.000 - 65.000 € p.a. inkl. Benefits)
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein kollegiales Umfeld mit hoher Wertschätzung und offener Unternehmenskultur