Vorstandsassistenz Betriebskrankenkasse (m/w/d)

0011 Miele & Cie. KG (DE); Gütersloh; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Miele sucht eine engagierte Assistenz im administrativen Umfeld in Gütersloh. Sie koordinieren Termine für den Vorstand, erstellen Mitteilungen und Protokolle und planen Präventionskurse von der Abstimmung bis zur Abrechnung.

Zusätzlich unterstützen Sie bei Impfangeboten, reisen Sie und erstellen Reisekostenabrechnungen, kümmern sich um Eingangspost und Bürobedarf. Eine freundliche, zuverlässige Zusammenarbeit ist Ihnen wichtig.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Berufserfahrung in administrativen Aufgaben oder Assistenz
• Erfahrung mit Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung
• Gutes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliche, klare Kommunikation mit internen/externen Ansprechpersonen

Responsibilities

• Terminkoordination für Vorstandssitzungen
• Verfassen von Anschreiben, Mitteilungen, Niederschriften und Protokollen
• Planung von Präventionskursen inkl. Abstimmung mit externen Anbietern, Raumplanung, Anmeldung, Abrechnung
• Organisation von Impfangeboten in Abstimmung mit Betriebsärzten, Angebote prüfen und Preise verhandeln
• Zeiterfassungsdaten aktuell halten, Dienstreisen organisieren, Reisekostenabrechnungen erstellen
• Eingangspost bearbeiten, ausgehende Schreiben prüfen, Büro- und Gastronomiebedarf bestellen, Störungen verfolgen

Skills

Zeiterfassung

Organisationstalent

Kommunikation

Reiseplanung

Education

Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Job description

BeYourself@Miele Vielfalt schafft die besten Ideen. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Entscheidend sind deine Fähigkeiten, dein Potential und das, was du bewegen möchtest.

Das ist die Aufgabe

• Für den Vorstand der Betriebskrankenkasse koordinierst Du Termine und organisierst Widerspruchs- und Verwaltungsratssitzungen einschließlich Raumplanung und Gästebetreuung
• Für die interne und externe Kommunikation erstellst Du Anschreiben, Mitteilungen, Niederschriften und Protokolle nach Vorgabe
• Du planst Präventionskurse von der Abstimmung mit externen Anbietern über die Raumplanung und Anmeldekoordination bis zur Rechnungsbearbeitung und sorgst für einen gut organisierten Ablauf
• Bei der Organisation von Impfangeboten stimmst Du Dich mit den Betriebsärzten der Werke ab, prüfst Angebote und verhandelst Preise
• Zeiterfassungsdaten hältst Du täglich aktuell, organisierst Dienstreisen und erstellst die dazugehörigen Reisekostenabrechnungen
• Im Büroalltag kümmerst Du dich um die Eingangspost, prüfst ausgehende Schreiben, bestellst Büro- und Gastronomiebedarf und verfolgst gemeldete Störungen

Das überzeugt uns

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Regelausbildungsdauer, beispielsweise im kaufmännischen Bereich, bildet Deine fachliche Grundlage
• Relevante Berufserfahrung in administrativen Aufgaben oder einer Assistenzfunktion bringst Du mit und kennst die Anforderungen eines vielseitigen Büroalltags
• Mit der Zeiterfassung bist Du vertraut und pflegst Daten sorgfältig und zuverlässig
• In der Reiseplanung kennst Du Dich aus und kannst Reisekostenabrechnungen nachvollziehbar bearbeiten
• Im Austausch mit internen und externen Ansprechpersonen kommunizierst Du freundlich, klar und verbindlich und sorgst für eine angenehme und zuverlässige Zusammenarbeit
• Mit Deinem Organisationstalent behältst Du auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick, setzt Prioritäten und erledigst Deine Aufgaben strukturiert und zuverlässig

For more than 125 years, Miele has been a family-owned, family-run company. Based on this tradition, a healthy balance between the demands and the appreciation of our employees is very important to us. Besides following our objective of becoming "forever better" which our employees represent with their specialist knowledge, their ambition and with thinking ahead, we want to ensure that everyone can experience and profit from our good working environment here at Miele. Living and passing on our Miele values, as well as working in teams to further develop our innovative products, are important parts of our Miele culture at each of our 50 locations. What does it take for a family-run company to become world market leader in the premium domestic appliance segment? It takes more than offering average products, run-of-the-mill service or short-sighted actions. It also requires the aspiration to do it forever better and to be forever better. This stance accounts for a good working environment at Miele and the success of our products. Our colleagues can rest assured that those who live up to our standards of quality and professionalism grow personally and professionally. No matter if they are apprentices or managers. Make our claim your challenge - whether in Gütersloh, Melbourne or Singapore! Become one of more than 23,000 Miele employees in 50 countries around the world who are committed to making our products even better every day - and help us to expand our innovation leadership.