Verwaltungsmitarbeiter*in Schulbüro

Diakonie Schleswig-Holstein; Hamburg; Vor Ort; EUR 36.000 - 49.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Kirchlicher Tarifvertrag (KTD)

Eingruppierung E6

Urlaubs- und Weihnachtsgeld (86% desBr

betriebliche Altersvorsorge (EZVK)

vermögenswirksame Leistungen

HVV-Profi-Ticket Zuschuss

Tickets für Kultur/Kunst

Sport- und Wellnessangebote

Zusammenfassung

Die Diakonie Schleswig-Holstein sucht für die Bugenhagenschulen in Hamburg Ottensen und Groß Flottbek eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in als Vertretung im Schulbüro. Sie bearbeiten Schulanmeldungen, unterstützen die Schulleitung und pflegen Schülerdaten in Excel.

Die Stelle ist Teilzeit oder nach Absprache und befristet bis 31.10.2026. Die Vergütung erfolgt nach dem Kirchlichen Tarifvertrag der Diakonie (KTD) mit Eingruppierung E6; Zusatzleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, EZVK und

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte MS Office Kenntnisse
• Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Eltern, Pädagog*innen und Kindern
• Engagement und Organisationsgeschick
• Die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten
• Bereitschaft zum Kollegium zu unterstützen und gelassen mit Herausforderungen umzugehen

Aufgaben

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Unterstützung bei Planung und Koordination schulinternen Veranstaltungen
• Telefon-, Post- und E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu Dependenzen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Kenntnisse

MS Office

Organisationsgeschick

Freundliches Auftreten

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Tools

Excel

Jobbeschreibung

Seit mehr als 150 Jahren ist die Geschichte der Bugenhagenschulen von Bildungsgerechtigkeit geprägt. Unsere fünf Schulen sind staatlich anerkannte, gemeinnützige Grund- und Stadtteilschulen mit gymnasialer Oberstufe in Trägerschaft der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Bis heute arbeiten wir inklusiv, reformpädagogisch und evangelisch. Damit jedes Kind optimale Entwicklungs- und Bildungschancen erhält, setzen wir auf individuelle Förderung und gemeinsamen Unterricht für Kinder mit und ohne Behinderung.

Für unsere Hamburger Standorte in Ottensen und Groß Flottbek suchen wir ab sofort eine*n Verwaltungsmitarbeiter *in als Vertretung (m/w/d) für das Schulbüro.

Als Verwaltungsmitarbeiter*in arbeiten Sie an fünf Tagen in der Woche in der Schulverwaltung unserer Schulstandorte in Hamburg Ottensen und Groß Flottbek. Sie sind die erste Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder. Sie sind im Schulbüro zuständig für die Erledigung verschiedener komplexer Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Schulorganisation.

Aufgaben im Überblick

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Abwicklung der Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in bestehenden Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Unterstützung bei der Planung & Terminkoordination von schulinternen Veranstaltungen
• Telefon, Postein- und -ausgang, sowie Verwaltung der offiziellen E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für die Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependancen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Wir suchen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder entsprechenden Kenntnissen, die in einer anderen vergleichbaren Qualifikation erworben wurden
• Fundierten Kenntnissen im Bereich der gängigen MS Office-Programme
• Ein freundliches und sicheres Auftreten gegenüber den verschiedenen Personen mit ihren unterschiedlichen Anliegen
• Engagement und Organisationsgeschick
• Die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten
• Die Bereitschaft unser Kollegium zu unterstützen und stehen herausfordernden Situationen gelassen gegenüber.

Wir bieten

• Ein interessantes und vielseitiges Arbeitsfeld
• Ein sich regelmäßig austauschendes Verwaltungs-Team bestehend aus den Verwaltungsmitarbeitenden aller Standorte der Bugenhagenschulen
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit der Möglichkeit der Mitgestaltung
• Eine lebendige Schule, die sich fortlaufend weiterentwickelt
• Transparente Vergütung: Wir bezahlen einheitlich nach dem Kirchlichen Tarifvertrag der Diakonie (KTD). Die Eingruppierung als Verwaltungsangestellte*r erfolgt in E6
• Sonderzahlungen: Urlaubs- und Weihnachtsgeld in Höhe von insgesamt 86% des Bruttomonatsgehaltes
• Weitere Zusatzleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge (EZVK), vermögenswirksame Leistungen sowie einen Zuschuss zum HVV-Profi-Ticket, regelmäßig kostenlose oder vergünstigte Tickets für die Kunst- und Kulturszene sowie Sport- und Wellnessangebote für eine abwechslungsreiche Freizeitgestaltung

Weitere Informationen

Wenn Ihnen Gestaltungsspielraum, Chancengerechtigkeit und ein integratives Umfeld wichtig sind und Sie einen inklusiven Schulalltag mitgestalten wollen, freuen wir uns ab sofort auf Ihre Bewerbung.

Vergütung

nach KTD

Arbeitsbeginn

ab sofort oder nach Absprache

Befristung

vorerst bis 31.10.2026 (Vertretung)

Arbeitszeit

Teilzeit oder nach Absprache

Sonstiges

Ihre Ansprechpartnerin für weitere Fragen:

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Das Leitbild unserer Stiftung spiegelt unser christliches Selbstverständnis wider und bildet die Grundlage Ihres Handelns.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Bildung

Bei der Osterkirche

22765 Hamburg