Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d)

Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL); Würzburg; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Fort- und Weiterbildungsakademie In-Ho

Sicherer Arbeitsplatz

JobBike Bayern

Job summary

Das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL) sucht in Würzburg eine Verwaltungsmitarbeiterin bzw. einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) im Bereich Innerer Dienst & Arbeitsschutz.

Sie koordinieren arbeitsmedizinische Termine, planen Schulungen, unterstützen Abteilungen und führen das Dokumentenmanagement selbstständig durch. Voraussetzung ist eine abgeschlossene verwaltungsorientierte Ausbildung; Kenntnisse in MS Office (Word/Excel/Outlook) sind erforderlich.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Bereitschaft, sich in interne Fachverfahren und Verwaltungsprozesse einzuarbeiten.
• Wünschenswert: Erfahrung im öffentlichen Dienst und Fahrzeugmanagement.

Responsibilities

• Koordination der arbeitsmedizinischen Vorsorgeterminierung.
• Planung und Koordination von Schulungen und Prüfpflichten im Arbeitsschutz.
• Ansprechperson für andere Abteilungen und eigenständige Organisation des Dokumentenmanagements.
• Bearbeitung von Einzelaufträgen und organisatorischen Sonderaufgaben.
• Unterstützung bei Planung und Umsetzung organisatorischer Maßnahmen.
• Administrative Unterstützung der Teamleitung im Tagesgeschäft.

Education

Verwaltungsfachangestellte/-r, Beschäftigtenlehrgang I oder vergleichbare kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Job description

Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d)

Kennziffer2692

„One Health“– dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL) als interdisziplinäre, wissenschaftliche Fachbehörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte– so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebensmittel und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körperliches,geistiges und soziales Wohlergehen.

Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittelchemie, der Human- und Veterinärmedizin sowie weiteren (natur)wissenschaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesundheit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucherschutz in Bayern. Unterstützen Sie uns hierbei an einem unserer zahlreichen Standorte!

Das Sachgebiet Z1 „Innerer Dienst & Arbeitsschutz; Bau & Technik“ sucht in Würzburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n Verwaltungsmitarbeiter/-in (m/w/d).

Vielseitige Aufgaben, die Sie herausführen

Aufgabenbereich Arbeitsschutz:

• Koordination der arbeitsmedizinischen Vorsorgeterminierung
• Planung und Koordination von Schulungen und Prüfpflichten im Bereich des Arbeitsschutzes
• Ansprechperson für andere Abteilungen
• Eigenständige Organisation und Durchführung des Dokumentenmanagements für das Sachgebiet
• Bearbeitung von Einzelaufträgen und organisatorischen Sonderaufgaben
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung organisatorischer Maßnahmen
• Administrative Unterstützung der Teamleitung im laufenden Tagesgeschäft
• Bearbeitung und Koordination allgemeiner organisatorischer Angelegenheiten des Inneren Dienstes
• Betreuung des Intranet-Contentmanagements für den Sachbereich
• Verwaltung und Organisation des Zutrittsmanagements einschließlich der Karten- und Schlüsselverwaltung
• Begleitung und Dokumentation regelmäßiger Qualitätsprüfungen der Gebäudereinigung
• Bearbeitung von Anfragen aus den Fachbereichen sowie Abstimmung mit den zuständigen Organisationseinheiten
• Pflege und Aktualisierung von Übersichten, Verzeichnissen und Statistiken
• Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
• Erstellung einfacher Schreiben, Vermerke, Übersichten und Auswertungen
• Pflege und Koordination des Raum- und Arbeitsplatzmanagements
• Mitwirkung im Beschaffungs- und Materialmanagement
• Organisation und Steuerung des internen und externen Postverkehrs
• Verwaltung und Betreuung der Standortbibliothek

Ein Lebenslauf, der uns überzeugt

Fachliche Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Beschäftigtenlehrgang I, oder eine vergleichbare kaufmännische beziehungsweise verwaltungsbezogene Ausbildung
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Bereitschaft, sich in interne Fachverfahren und Verwaltungsprozesse einzuarbeiten
• Wünschenswerterweise Vorerfahrung im öffentlichen Dienst und im Fahrzeugmanagement

Persönliche Anforderungen

• Selbstständige, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und gutes Zeitmanagement
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Bereitschaft zur flexiblen Übernahme wechselnder Aufgaben
• Führerschein der Klasse B und generelle Fahrtauglichkeit und Fahrbereitschaft zwingend erforderlich
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (umfassende Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau B2 nach GER)

Ein Umfeld, das Sie begeistert

• Flexible Arbeitszeiten
• Behördliches Gesundheitsmanagement
• Vereinbarkeit vonFamilie undBeruf
• 30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Betriebliche Altersvorsorge
• Jahressonderzahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse
• Sicherer Arbeitsplatz
• Ideenmanagement
• Intensive Begleitung und Betreuung während deiner Ausbildungszeit
• Mitarbeitervergünstigungen
• Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)
• JobBike Bayern (Fahrradleasing)
• Kantine vor Ort bzw. in der Nähe
• Nutzungsmöglichkeit einer E‑Ladesäule
• Kostenfreie Parkmöglichkeit
• Mobiles Arbeiten

Beschäftigungsverhältnis/ Bewertung

Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 6.

Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/.

Ihre Ansprechperson

Für Fragen steht Ihnen Herr Seebauer, Tel. [phone], gerne zur Verfügung.

Die geschlechterspezifische Verwendung eines Stellentitels hat keinerlei Einfluss auf die tatsächliche Auswahl für die Position.

Chancengleichheit, Inklusion, Akzeptanz von Unterschieden und gegenseitige Wertschätzung werden bei uns großgeschrieben.

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (m/w/d) bringen wir jederzeit Wertschätzung und Respekt entgegen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Das LGL fördert, ganz im Sinne des Freistaats Bayern als Dienstherr und Arbeitgeber, aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (m/w/d).

Eine Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten an den Vorstellungsgesprächen erfolgt nur auf Antrag der sich bewerbenden Person (Art. 17 Abs. 3 BayGIG).

Alle unsere Stellen sind grundsätzlich teilzeitfähig, soweit durch Jobsharing die Wahrnehmung der beschriebenen Aufgaben gewährleistet ist.

Wir begrüßen Bewerbungen von Frauen und Männern besonders dann, wenn es sich um Bereiche unseres Amtes handelt, in denen sie bislang noch in erheblich geringerer Zahl beschäftigt sind.

In Bereichen, in denen Frauen in erheblich geringerer Zahl beschäftigt sind als Männer, werden Frauen besonders aufgefordert, sich zu bewerben (Art. 7 Abs. 3 BayGlG).

Auch die Inklusion von (schwer)behinderten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (m/w/d) ist uns ein großes Anliegen.

Bereits jetzt arbeiten bei uns mehr Schwerbehinderte als gesetzlich vorgeschrieben.

Sie werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung bei der Auswahl bevorzugt berücksichtigt.

Am LGL begreifen wir Diversität als Bereicherung, daher begrüßen wir selbstverständlich Bewerbungen von Menschen sämtlicher Nationalitäten.