Verwaltungskraft (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Ulm; Vor Ort; EUR 28.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifvertrag TV UK – E6UK

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Kinderbetreuung / Kindergarten vor Ort

Personalwohnheim

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Ulm sucht eine engagierte Sekretariatskraft zur Organisation und administrativen Betreuung von Lehrveranstaltungen am Standort Ulm. Zu Ihren Aufgaben gehören Semesterplanung, Koordination von Lehrbeauftragten und Dozenten sowie Verwaltung der Studierenden im PJ.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Sekretariatserfahrung und sicheren Umgang mit MS-Office mit; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation oder vergleichbar.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen; SAP-Kenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation und administrative Betreuung der Lehrveranstaltungen.
• Semesterplanung, Erstellung von Vorlesungs- und Stundenplänen.
• Koordination und administrative Betreuung der Lehrbeauftragten und Dozent*innen.
• Verwaltung und Betreuung der Studierenden, insbesondere im PJ.
• Zusammenstellung von Studien- und Semesterunterlagen.
• Bescheinigungswesen sowie Erstellung von Teilnehmer- und Anwesenheitslisten.
• Organisation und Durchführung von Prüfungen (Klausuren, OSCE).
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben.

Kenntnisse

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kauffrau für Bürokommunikation

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und administrative Betreuung der Lehrveranstaltungen
• Semesterplanung sowie Erstellung von Vorlesungs- und Stundenplänen
• Koordination und administrative Betreuung der Lehrbeauftragten und Dozent*innen
• Verwaltung und Betreuung der Studierenden, insbesondere im Rahmen der Blockpraktika und des Praktischen Jahres (PJ)
• Zusammenstellung von Studien- und Semesterunterlagen
• Bescheinigungswesen sowie Erstellung von Teilnehmer- und Anwesenheitslisten
• Organisation und Durchführung von Prüfungen (Klausuren, OSCE)
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (w/m/d), Bürokauffrau (w/m/d) oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Programmen
SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und hohes Maß an Kommunikationskompetenz
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Freude an der Arbeit im Team

Was wir Ihnen bieten:

• Eine Vergütungnach dem Tarifvertrag TV UK(Tarifverträge – AGU Uniklinika)in Entgeltgruppe E6UK(Entgelttabelle TV UK.pdf). Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit. Die jeweilige Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.
• Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in Teilzeit mit 50% Beschäftigungsumfang
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
• Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
• Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
• Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen

Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.