Verwaltungsfachkraft / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit

Vidacta Gruppe; Wesel; Vor Ort; EUR 29.000 - 40.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Strukturiertes Onboarding

Moderner Arbeitsplatz

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Die VIDACTA Schulen GmbH sucht eine organisatorische Allround-Kraft, die das Schulbüro in Wesel als gute Seele am Laufen hält. Sie sind die erste Anlaufstelle für Teilnehmende, Dozierende und Gäste und sorgen für einen reibungslosen Ablauf des Schulbetriebs.

Zu Ihren Aufgaben gehören Kurs- und Veranstaltungsorganisation, Pflege digitaler Verwaltungssysteme, Ausstellung von Bescheinigungen sowie termingerechter Schriftverkehr.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung.
• MS Office (Word, Excel, Outlook) sicher anwenden.
• Organisationstalent, diskrete Arbeitsweise und Ruhe auch bei Turbulenzen.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Erste Erfahrungen im Bildungs- oder Gesundheitswesen wünschenswert.

Aufgaben

• Sie sind die erste Anlaufstelle für Teilnehmende, Dozierende und Gäste.
• Sie organisieren Kurse, Prüfungen sowie Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie pflegen unsere digitalen Verwaltungssysteme, erstellen Bescheinigungen sowie Zertifikate und übernehmen den Schriftverkehr.
• Sie koordinieren Termine und unterstützen Fragen kompetent weiter.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung

Tools

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Jobbeschreibung

Organisationstalent mit Herz gesucht

Ihre neue Wirkungsstätte: Die VIDACTA Schulen GmbH steht für moderne Aus- und Weiterbildungen im Gesundheitswesen. In unseren Schulen begleiten wir unsere Teilnehmenden nicht nur mit Fachwissen, sondern mit echtem Engagement und Herz. Genau dafür brauchen wir Sie: als gute Seele und organisatorischer Dreh- und Angelpunkt unseres Schulbetriebs in Wesel. Weil wir die Stelle in Vollzeit besetzen, liegt das Schulbüro in einer Hand: Sie kennen jeden Vorgang und jeden Namen.

So sieht Ihr Arbeitsalltag aus:

• Das Gesicht der Schule: Sie sind die erste, freundliche Anlaufstelle für unsere Teilnehmenden, Dozierenden und Gäste.
• Fäden zusammenhalten: Sie organisieren Kurse, Prüfungen sowie Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Daten & Dokumente: Sie pflegen unsere digitalen Verwaltungssysteme, erstellen Bescheinigungen sowie Zertifikate und übernehmen den anfallenden Schriftverkehr.
• Kommunikation: Ob am Telefon oder persönlich – Sie helfen bei Fragen kompetent weiter und koordinieren Termine.

Das bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung.
• MS Office (Word, Excel, Outlook) ist Ihr tägliches Handwerkszeug.
• Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten diskret und behalten auch dann einen kühlen Kopf, wenn es mal turbulent wird.
• Ihr Auftreten ist von Natur aus freundlich und serviceorientiert.
• Ein Plus, aber kein Muss: Erste Erfahrungen im Bildungs- oder Gesundheitswesen.

Darauf können Sie sich freuen:

• Sinnhaftigkeit: Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einer Branche, die wirklich wichtig ist.
• Work-Life-Balance: Ihre Arbeitszeiten stimmen wir individuell mit Ihnen ab.
• Ankommen & Wohlfühlen: Ein strukturiertes Onboarding und ein herzliches Team, das Zusammenhalt großschreibt.
• Arbeitsumfeld: Ein moderner Arbeitsplatz an unserem gut erreichbaren Standort in Wesel.