Verwaltungsbeschäftigte*r - Sekretariat (w/m/d)

University of Cologne; Deutschland; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsangebot

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Flexible Arbeitszeitmodelle

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Job summary

Die Universität zu Köln sucht eine Verwaltungsbeschäftigte im Sekretariat am Institut für Biochemie zur Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnungen und Verwaltung von Universitätsmitteln. Sie arbeiten eng mit Lehrbeauftragten und Studierenden zusammen und unterstützen den Lehrbetrieb.

Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung, sichere EDV-Kenntnisse und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.

Qualifications

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungen, Urlaubsverwaltung)
• Verwaltung von Universitätsmitteln und Drittmitteln (SAP)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs, darunter Prüfungsverwaltung sowie Koordination und Kommunikation mit Lehrbeauftragten und Studierenden
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Lehrstuhl und am Institut (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminkoordinierung, Assistenzarbeiten)
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• sichere Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC und gängiger Bürosoftware (Word, Excel, Powerpoint)
• Erfahrungen in der Hochschul- und Finanzmittelverwaltung (insbes. SAP) sind sehr wünschenswert
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Verantwortungsbewusstsein und selbstständige Arbeitsweise
• freundliches und aufgeschlossenes Auftreten

Responsibilities

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungen, Urlaubsverwaltung)
• Verwaltung von Universitätsmitteln und Drittmitteln (SAP)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs, darunter Prüfungsverwaltung sowie Koordination und Kommunikation mit Lehrbeauftragten und Studierenden
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Lehrstuhl und am Institut (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminkoordinierung, Assistenzarbeiten)
• flexible Arbeitszeitmodelle, teilbare Vollzeitstellen
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Weiterbildungsangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Skills

Personalangelegenheiten

Drittmittelverwaltung

Dienstreisen organisieren

Lehrbetriebsorganisation

Sekretariat & Verwaltung

EDV-/Bürosoftware

SAP

Education

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Verwaltungsbeschäftigte*r - Sekretariat (w/m/d)

Institut für Biochemie | AG Schwarz

Der Lehrstuhl von Prof. Dr. Günter Schwarz ist einer von drei Lehrstühlen und sechs Professor*innen am Institut für Biochemie im Department für Chemie und Biochemie der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät. Das Institut und der Lehrstuhl erfüllen vielfältige Aufgaben in Forschung (Metabolismus und Neurobiochemie) und Lehre (B.Sc. Biochemie und M.Sc. Biochemistry and Molecular Medicine).

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungen, Urlaubsverwaltung)
• Verwaltung von Universitätsmitteln und Drittmitteln (SAP)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• organisatorische Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Veranstaltungen (z.B. Gastvorträge, Sitzungen, Tagungen, Abschlussfeiern)
• Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs, darunter Prüfungsverwaltung sowie Koordination und Kommunikation mit Lehrbeauftragten und Studierenden
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben am Lehrstuhl und am Institut (Publikumsverkehr, Korrespondenz, Terminkoordinierung, Assistenzarbeiten)
• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• sichere Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC und gängiger Bürosoftware (Word, Excel, Powerpoint)
• Erfahrungen in der Hochschul- und Finanzmittelverwaltung (insbes. SAP) sind sehr wünschenswert
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Verantwortungsbewusstsein und selbstständige Arbeitsweise
• freundliches und aufgeschlossenes Auftreten
• ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle, teilbare Vollzeitstellen
• ein umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist ab 01.02.2027 in Vollzeit (39,83 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Kennziffer ist TUV2610-01. Die Bewerbungsfrist endet am 06.11.2026.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Dr.‘ Franziska Neuser ([e-mail]) und schauen Sie in unsere FAQs.