Verwaltungsangestellte/r (w/m/d)

Justus-Liebig-Universität Gießen; Gießen; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Justus-Liebig-Universität Gießen sucht eine/n Verwaltungsangestellte/n zur Unterstützung des Dekanats des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften. In dieser Vollzeitposition organisieren Sie Prüfungsleistungen, beraten Studierende und verwandeln administrative Aufgaben in eine effiziente Verwaltung. Bieten Sie Ihre Expertise in einem dynamischen Universitätsumfeld an und profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Öffentlicher Personennahverkehr kostenlos

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung erforderlich.
• Sehr gute Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen.
• Hohe Affinität zu digitalen Verwaltungsprozessen.

Aufgaben

• Verwaltung von Prüfungsleistungen und Beratung von Studierenden.
• Vorbereitung von Sitzungen und Protokollen.
• Unterstützung der Professuren bei administrativen Aufgaben.

Kenntnisse

Konzeptionelles Denken

IT-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsvermögen

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 25.000 Studierenden und 5.800 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wegeund schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.

Unterstützen Sie uns ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit als

Verwaltungsangestellte/r (w/m/d)

Die Stelle ist dem Dekanat des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TV-H.

Ihre Aufgaben im Überblick

• Verwaltung von Prüfungsleistungen, Bearbeitung von Anträgen, Beratung von nationalen und internationalen Studierenden, Administration der Anerkennung von Studienleistungen sowie die Erstellung von Zeugnissen und Urkunden und sonstiger Bescheinigungen
• Vorbereitung von Sitzungen und Gremien sowie Erstellung von Protokollen
• Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben im fachbereichsweiten Administrativen Kompetenzzentrum und Mitwirkung bei der Durchführung von Events
• Unterstützung der Professuren des Fachbereichs bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre und Prüfungen (z. B. Vorbereitung von Prüfungsunterlagen, Veröffentlichung von Noten über das Prüfungsverwaltungssystem der JLU, formale Überarbeitung von z. T. englischsprachigen Veranstaltungsunterlagen)
• Abwicklung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsprozessen von studentischen Hilfskräften und wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten

Ihre Qualifikationen und Kompetenzen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung
• Sehr gute Fähigkeit zum konzeptionellen Denken und Arbeiten, Fähigkeit, komplexe Arbeitsvorgänge zu erfassen und zu administrieren
• Kenntnisse der einschlägigen rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. des Hessischen Hochschulgesetzes und einschlägiger Studien- und Prüfungsordnungen) und universitären Strukturen
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, insb. Excel)
• Hohe Affinität zu digitalen Verwaltungsprozessen
• Gute Kenntnis universitärer Verwaltungsstrukturen
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Als persönliche Voraussetzungen setzen wir die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und zur Zusammenarbeit in einem Team, Eigeninitiative, Organisationsvermögen, hohes Engagement sowie ein sicheres und serviceorientiertes Auftreten und entsprechende Kommunikationsfähigkeit voraus

Unser Angebot an Sie

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
• Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
• Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
• Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
• Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte hochschule“)

Die JLU versteht sich als eine familiengerechte Hochschule. Bewerberinnen und Bewerber mit Kindern sind willkommen. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, wird gebeten, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben, wenn das Ehrenamt für die vorgesehene Tätigkeit förderlich ist. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Eine Teilung der Stelle in zwei Halbtagsstellen ist nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz grundsätzlich möglich.

Sie wollen mit uns neue Wege gehen?

Bewerben Sie sich über unser Onlineformular bis zum 16.06.2025 unter Angabe der Referenznummer 339/02. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.