Verwaltungsangestellte/r im Institutssekretariat (m/w/d)

Universität Hohenheim; Stuttgart; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Jobticket

Jobbike

Flexible Arbeitszeiten

Gesundheitsförderung

Job summary

Universität Hohenheim sucht eine Verwaltungsangestellte/e im Institutssekretariat (m/w/d) am Standort Stuttgart-Hohenheim. Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben, Personalangelegenheiten und die finanzielle Abwicklung fester Budgets sowie weitere Sekretariatsaufgaben.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse, sowie sicherer Umgang mit MS Office und SAP. Optionen zur Weiterentwicklung und flexible Arbeitszeiten werden geboten.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariat.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse für internationalen Wissenschaftskontext.
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook) und Erfahrung mit Campus-Management-/Personal-/Finanzsystemen (z. B. SAP).
• Erfahrung in Budgetverwaltung und Reisekostenabrechnung (LRKG).
• Organisationstalent, strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise; zuverlässig und sorgfältig bei Fristen.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Bestellungen, Beschaffung, Inventarisierung, Postverwaltung.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Urlaubszeiten, Krankmeldungen, Anträge).
• Finanzabwicklung von Haushalts- und Drittmitteln sowie sonstigen Finanzen der Einrichtung.
• Raumbuchungen und Klausuranmeldungen.
• Pflege von Webseiten und Öffentlichkeitsarbeit.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

SAP

Budgetverwaltung

Education

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

Job description

Verwaltungsangestellte/r im Institutssekretariat (m/w/d)

Institut für Kulturpflanzenwissenschaften

Kennziffer: 2026/161

Bewerbungsfrist: 04.12.2026

Am Fachgebiet Gartenbauwissenschaft entwickeln wir zukunftsfähige Anbausysteme für den Gemüse- und Obstbau. Damit wollen wir die ökologische Nachhaltigkeit stärken und die Anbausysteme widerstandsfähiger gegenüber klimawandelbedingten Extremwetterereignissen machen. In Feld- und Gefäßversuchen untersuchen wir das Zusammenspiel von Pflanze, Boden und Umwelt. Außerdem gestalten wir die neue Studienrichtung Gartenbauwissenschaften maßgeblich mit und fördern zukünftige Entscheidungsträger:innen.

Beginn 01.04.2027 Vergütung bis zu E 6 TV-L Umfang 50 % Dauer unbefristet Standort Stuttgart-Hohenheim

Ihre Aufgaben

• Allgemeine und einrichtungsspezifische Verwaltungsaufgaben, z.b. Durchführung von Bestellungen, Beschaffung und Inventarisierungen, Postverwaltung
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten, z.b. Verwaltung von Urlaubszeiten, Krankmeldungen, Unterlagen für Beschäftigungsanträge und Dienstreiseabrechnungen
• Finanzwirtschaftliche Abwicklung von Haushalts- und Drittmitteln und sonstigen der Einrichtung zugewiesenen Finanzen
• Raumbuchungen und Klausuranmeldungen
• Pflege von Internetseiten und anderen Medien der Öffentlichkeitsarbeit

Ihr Profil

• Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschafts-Sektor
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse zur selbstständigen Kommunikation im internationalen Wissenschaftskontext
• Versierter Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook); Erfahrung im Umgang mit universitären Campus-Management-, Personal- oder Finanzsystemen (z. B. SAP) ist wünschenswert
• Erfahrung in der Budgetverwaltung, der kaufmännischen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie der Reisekostenabrechnung nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) ist ebenfalls wünschenswert
• Exzellentes Organisations- und Zeitmanagement sowie eine vorausschauende, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise; hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei administrative Routinen sowie bei der Fristenüberwachung
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit in einem dynamischen, interkulturellen Arbeitsumfeld

Was uns auszeichnet

• Lebendiges und innovatives Arbeitsumfeld auf einem grünen Campus der kurzen Wege
• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Sicherer Arbeitsplatz
• Sehr gute Vereinbarkeit von Familie & Beruf
• Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten
• Vielfältige Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Gesundheitsförderung & Universitätssport
• Jobticket & Jobbike

Ihr Arbeitsumfeld

Als Profiluniversität vereint die Universität Hohenheim die drei Fakultäten Agrar-, Natur- sowie Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Unser grüner Campus der kurzen Wege fördert die Zusammenarbeit und schafft ein inspirierendes Umfeld für Forschung, Lehre und Arbeit. Bei uns finden aufstrebende Köpfe eine Gemeinschaft, in der sie wachsen und sich entfalten können. Gestalten Sie mit uns eine nachhaltige Zukunft!

Chancengerechtigkeit und Vielfalt sind uns wichtig. Für uns zählen Ihre Fähigkeiten und Stärken, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft oder Religion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellten sind sehr willkommen; bei entsprechender Eignung berücksichtigen wir sie bevorzugt.

Universität Hohenheim

Schloss Hohenheim 1, 70599 Stuttgart