Verwaltungsangestellte im Institutssekretariat (w/m/d)

Hohenheim; Stuttgart; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Lebenslanges Lernen

Flexible Arbeitszeiten

Jobticket & Jobbike

Sicherer Arbeitsplatz

Vereinbarkeit von Familie & Beruf

Gesundheitsförderung & Universitätsspo

Job summary

Universität Hohenheim sucht eine Verwaltungsangestellte im Institutssekretariat (w/m/d) in Stuttgart-Hohenheim zur Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben und Budgetabwicklung. Die Stelle ist zu 50% befristet bis 31.07.2028, Beginn 01.01.2027, Vergütung bis E6 TV-L.

Sie arbeiten in einem interdisziplinären Umfeld, verfügen über kaufmännische Ausbildung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse, und sind sicher im Umgang mit MS-Office sowie SAP oder Campus-Management-Systemen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Hochschul- oder Wissenschaftsbezug.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse für Kommunikation im internationalen Kontext.
• Sicherheit im Umgang mit MS-Office-Anwendungen; idealerweise SAP-Kenntnisse.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Bestellungen, Beschaffung, Personalangelegenheiten und Reisekostenabrechnung.
• Raumbuchungen, Klausuranmeldungen, Postverwaltung.
• Finanzwirtschaftliche Abwicklung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln der Einrichtung.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Job description

Verwaltungsangestellte im Institutssekretariat (w/m/d)

Fachgebiet für Mikrobiom & Angewandte Bioinformatik (140d)

Kennziffer: 2026/129

Bewerbungsfrist: 12.10.2026

Die Lehr- und Forschungsschwerpunkte des Instituts für Ernährungswissenschaften umfassen Bereiche der allgemeinen Ernährungswissenschaft, der Biofunktionalität und Bioverfügbarkeit von Lebensmitteln, der Biochemie und Epigenetik, sowie des menschlichen Mikrobioms. Dabei wird ein breites Spektrum von angewandten und Grundlagenorientierten Forschungsfeldern bearbeitet und in der Lehre in Bachelor- und Masterstudiengängen vertreten.

Beginn 01.01.2027

Vergütung bis zu E6 TV-L

Umfang 50%

Dauer befristet bis 31.07.2028

Standort Stuttgart-Hohenheim

Ihre Aufgaben

• Allgemeine und einrichtungsspezifische Verwaltungsaufgaben, z. B. Durchführung von Bestellungen, Beschaffung und Inventarisierungen, Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Verwaltung von Urlaubszeiten und Abrechnung von Dienstreisen
• Raumbuchungen, Klausuranmeldungen, Postverwaltung
• Finanzwirtschaftliche Abwicklung von Haushalts- und Drittmitteln und sonstigen der Einrichtung zugewiesenen Finanzen
• Pflege von Internetseiten und anderen Medien der Öffentlichkeitsarbeit

Ihr Profil

• Kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschafts‑Sektor
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse zur selbstständigen Kommunikation im internationalen Wissenschaftskontext
• Versierter Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook); Erfahrung im Umgang mit universitären Campus‑Management‑, Personal‑ oder Finanzsystemen (z. B. SAP) ist wünschenswert
• Erfahrung in der Budgetverwaltung, der kaufmännischen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie der Reisekostenabrechnung nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) ist ebenfalls wünschenswert
• Exzellentes Organisations‑ und Zeitmanagement sowie eine vorausschauende, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise; hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt bei administrative Routinen sowie bei der Fristenüberwachung
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit in einem dynamischen, interkulturellen Arbeitsumfeld

Was uns auszeichnet

• Lebendiges und innovatives Arbeitsumfeld auf einem grünen Campus der kurzen Wege
• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum
• Sicherer Arbeitsplatz
• Sehr gute Vereinbarkeit von Familie & Beruf
• Flexible Arbeitszeiten & mobiles Arbeiten
• Vielfältige Angebote zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Gesundheitsförderung & Universitätssport
• Jobticket & Jobbike

Ihr Arbeitsumfeld

Als Profiluniversität vereint die Universität Hohenheim die drei Fakultäten Agrar-, Natur‑ sowie Wirtschafts‑ und Sozialwissenschaften. Unser grüner Campus der kurzen Wege fördert die Zusammenarbeit und schafft ein inspirierendes Umfeld für Forschung, Lehre und Arbeit. Bei uns finden aufstrebende Köpfe eine Gemeinschaft, in der sie wachsen und sich entfalten können. Gestalten Sie mit uns eine nachhaltige Zukunft!

Chancengerechtigkeit und Vielfalt sind uns wichtig. Für uns zählen Ihre Fähigkeiten und Stärken, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft oder Religion. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellten sind sehr willkommen; bei entsprechender Eignung berücksichtigen wir sie bevorzugt.