Verwaltung Bereich Bildung

Mosaik gGmbH inklusiv Leben; Hannover; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Branchenübliche Vergütung

Betriebliche Altersvorsorge

Freie Tage an Heiligabend/Silvester

Regelmäßige Teamsitzungen

Fortbildungen

Sportprogramm

Job summary

Die Mosaik gGmbH inklusiv Leben in Hannover sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft für Schulbegleitung und Bildungszentrum. Sie koordinieren Wartelisten, erfassen Ziele der Kinder und pflegen Stundenpläne sowie Mitarbeitendenzeiten.

Sie arbeiten eng mit Fachkräften und der Bereichsleitung zusammen, achten auf Verschwiegenheit und Datenschutz und kommunizieren freundlich mit Familien, Schulen, Kostenträgern und Behörden.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Strukturiertes, genaues und zuverlässiges Arbeiten bei vielen parallelen Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Einarbeitung in interne Fachsoftware.
• Freundliche, klare Kommunikation mit Familien, Schulen, Kostenträgern und Kolleg*innen.
• Verschwiegenheit und Einfühlungsvermögen im Umgang mit sensiblen Daten.

Responsibilities

• Anfragen von Familien aufnehmen und Warteliste für Schulbegleitung verwalten.
• Ziele der Kinder im System erfassen und aktuell halten, in enger Abstimmung mit dem pädagogischen Team.
• Stundenpläne der Kinder einholen, aktualisieren und Einsätze planen.
• Arbeitszeiten der Mitarbeitenden prüfen und Abweichungen klären.
• Klientenpflege in Daarwin: Stammdaten und Unterlagen aktuell halten.
• Ansprechpartner/in für Kostenträger im Bildungszentrum; Bescheinigungen ausstellen.
• Unterstützung bei der Praktikumsplatzsuche für Teilnehmende.

Skills

Organisationstalent

Datenverwaltung

Kommunikation

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Verwaltungsausbildung

Tools

MS Office

Daarwin

Job description

Ihre Aufgaben

Im Bereich Schulbegleitung

• Sie nehmen Anfragen von Familien auf und führen die Warteliste für Kinder und Jugendliche, die eine Schulbegleitung benötigen.
• Sie erfassen die individuellen Ziele der Kinder im System und halten sie aktuell, in enger Abstimmung mit dem pädagogischen Team.
• Sie holen die Stundenpläne der Kinder bei Schulen und Familien ein, aktualisieren sie und verwalten sie, damit die Einsätze der Schulbegleitungen passgenau geplant werden können.
• Sie prüfen und verwalten die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und klären Abweichungen mit den Beteiligten.
• Sie übernehmen die Klientenpflege in unserer Software Daarwin: Stammdaten und Unterlagen halten Sie vollständig und auf dem neuesten Stand.

Im Bereich Bildungszentrum

• Sie versenden die Anwesenheitslisten und behalten den Rücklauf im Blick.
• Sie sind Ansprechperson für die Kostenträger und halten den Kontakt zu Behörden und Ämtern.
• Sie stellen Bescheinigungen für die Teilnehmenden aus.
• Sie unterstützen die Teilnehmenden bei der Suche nach einem passenden Praktikumsplatz, etwa bei der Kontaktaufnahme mit Betrieben.

Bereichsübergreifend

• Sie arbeiten eng mit Fachkräften, Dozent*innen/ Koordinator*innen und der Bereichsleitung zusammen und stimmen sich regelmäßig im Team ab.
• Sie gehen sorgfältig und vertraulich mit sensiblen personenbezogenen Daten um und beachten dabei den Datenschutz.

Ihr Profil

Gute Teilhabe beginnt mit guter Organisation. Für unsere Bereiche Schulbegleitung und Bildungszentrum suchen wir Verstärkung in der Verwaltung: eine zuverlässige, freundliche Persönlichkeit, die Zahlen, Termine und Daten im Blick behält und dafür sorgt, dass Kinder, Teilnehmende und unser Team genau das bekommen, was sie brauchen.

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Quereinsteigende mit passender Erfahrung sind ausdrücklich willkommen, gern prüfen wir Ihre Unterlagen vorab.
• Sie arbeiten strukturiert, genau und zuverlässig und behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie gehen sicher mit MS Office um und sind bereit, sich in interne Fachsoftware/ Programme einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren freundlich und klar, mündlich wie schriftlich, mit Familien, Schulen, Kostenträgern und Kolleg*innen.
• Sie bringen Verschwiegenheit und Einfühlungsvermögen im Umgang mit sensiblen Daten und Lebenssituationen mit.

Warum wir?

Bei uns arbeiten Sie in einem Team, in dem Wertschätzung und Zusammenarbeit zählen. Wir bieten Ihnen:

• Vergütung erfolgt Branchenüblich
• eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge als Direktversicherung
• bezahlte freie Tage an Heiligabend und Silvester
• regelmäßige Teamsitzungen und fachlichen Austausch
• passgenaue Fortbildungen, auch nach Ihren eigenen Wünschen
• ein Sportprogramm für Ihren Ausgleich nach der Arbeit (Epassi)
• eine sinnstiftende Tätigkeit, bei der Ihre Arbeit direkt bei Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen ankommt