Verwaltung Bereich Bildung

Mosaik gemeinnützige GmbH inklusiv Leben; Hannover; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Brutto übliche Vergütung

betriebliche Altersvorsorge (Direktabs

Bezahlte freie Tage an Heiligabend und

Regelmäßige Teamsitzungen

Fortbildungen nach Wunsch

Sportprogramm (Epassi)

Sinnstiftende Tätigkeit

Job summary

Mosaik gemeinnützige GmbH inklusiv Leben sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung in Schulbegleitung und Bildungszentrum in Hannover. Sie koordinieren Anfragen, pflegen Klientendaten, erstellen Berichte und arbeiten eng mit dem pädagogischen Team zusammen.

Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren klar mit Familien und Kostenträgern und sichern die Einhaltung von Datenschutz und Vertraulichkeit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit Überblick bei vielen parallelen Aufgaben.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse; Bereitschaft, sich in interne Fachsoftware einzuarbeiten.
• Freundliche, klare Kommunikation mit Familien, Schulen, Kostenträgern und Kolleg*innen.
• Verschwiegenheit und Einfühlungsvermögen im Umgang mit sensiblen Daten und Lebenssituationen.

Responsibilities

• Sie nehmen Anfragen von Familien auf und führen die Warteliste für Kinder und Jugendliche, die Schulbegleitung benötigen.
• Sie erfassen Ziele der Kinder im System und halten sie aktuell, in Abstimmung mit dem pädagogischen Team.
• Sie holen Stundenpläne der Kinder bei Schulen und Familien ein, verwalten sie, damit Einsätze passgenau geplant werden können.
• Sie prüfen und verwalten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und klären Abweichungen.
• Sie übernehmen Klientenpflege in Daarwin: Stammdaten und Unterlagen aktuell halten.
• Im Bildungszentrum versenden Sie Anwesenheitslisten, behalten Rücklauf im Blick und sind Ansprechpartner für Kostenträger/Behörden.
• Sie stellen Bescheinigungen für Teilnehmende aus.
• Sie unterstützen Teilnehmende bei der Suche nach Praktikumsplätzen, z.B. Kontakte zu Betrieben.
• Bereichsübergreifend arbeiten Sie eng mit Fachkräften, Dozent*innen/Koordinator*innen und der Bereichsleitung zusammen.
• Sie gehen sorgfältig und vertraulich mit sensiblen Daten um und beachten den Datenschutz.

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

MS Office

Datenpflege

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Daarwin

Job description

Ihre Aufgaben

Im Bereich Schulbegleitung

• Sie nehmen Anfragen von Familien auf und führen die Warteliste für Kinder und Jugendliche, die eine Schulbegleitung benötigen.
• Sie erfassen die individuellen Ziele der Kinder im System und halten sie aktuell, in enger Abstimmung mit dem pädagogischen Team.
• Sie holen die Stundenpläne der Kinder bei Schulen und Familien ein, aktualisieren sie und verwalten sie, damit die Einsätze der Schulbegleitungen passgenau geplant werden können.
• Sie prüfen und verwalten die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und klären Abweichungen mit den Beteiligten.
• Sie übernehmen die Klientenpflege in unserer Software Daarwin: Stammdaten und Unterlagen halten Sie vollständig und auf dem neuesten Stand.

Im Bereich Bildungszentrum

• Sie versenden die Anwesenheitslisten und behalten den Rücklauf im Blick.
• Sie sind Ansprechperson für die Kostenträger und halten den Kontakt zu Behörden und Ämtern.
• Sie stellen Bescheinigungen für die Teilnehmenden aus.
• Sie unterstützen die Teilnehmenden bei der Suche nach einem passenden Praktikumsplatz, etwa bei der Kontaktaufnahme mit Betrieben.

Bereichsübergreifend

• Sie arbeiten eng mit Fachkräften, Dozent*innen/ Koordinator*innen und der Bereichsleitung zusammen und stimmen sich regelmäßig im Team ab.
• Sie gehen sorgfältig und vertraulich mit sensiblen personenbezogenen Daten um und beachten dabei den Datenschutz.

Ihr Profil

Gute Teilhabe beginnt mit guter Organisation. Für unsere Bereiche Schulbegleitung und Bildungszentrum suchen wir Verstärkung in der Verwaltung: eine zuverlässige, freundliche Persönlichkeit, die Zahlen, Termine und Daten im Blick behält und dafür sorgt, dass Kinder, Teilnehmende und unser Team genau das bekommen, was sie brauchen.

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Quereinsteigende mit passender Erfahrung sind ausdrücklich willkommen, gern prüfen wir Ihre Unterlagen vorab.
• Sie arbeiten strukturiert, genau und zuverlässig und behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie gehen sicher mit MS Office um und sind bereit, sich in interne Fachsoftware/ Programme einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren freundlich und klar, mündlich wie schriftlich, mit Familien, Schulen, Kostenträgern und Kolleg*innen.
• Sie bringen Verschwiegenheit und Einfühlungsvermögen im Umgang mit sensiblen Daten und Lebenssituationen mit.

Warum wir?

Bei uns arbeiten Sie in einem Team, in dem Wertschätzung und Zusammenarbeit zählen. Wir bieten Ihnen:

• Vergütung erfolgt Branchenüblich
• eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge als Direktversicherung
• bezahlte freie Tage an Heiligabend und Silvester
• regelmäßige Teamsitzungen und fachlichen Austausch
• passgenaue Fortbildungen, auch nach Ihren eigenen Wünschen
• ein Sportprogramm für Ihren Ausgleich nach der Arbeit (Epassi)
• eine sinnstiftende Tätigkeit, bei der Ihre Arbeit direkt bei Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen ankommt