Veranstaltungsassistent:in (m/w/d)

Föderale IT-Kooperation (FITKO); Frankfurt; On-site; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Befristete Stelle (2 Jahre)

TV-H Eingruppierung bis EG 8

30 Tage Urlaub

Mobiles flexibles Arbeiten/Homeoffice

Jobticket

Job summary

Die Föderale IT-Kooperation (FITKO) in Frankfurt am Main sucht eine:n Veranstaltungsassistent:in (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (40 h/Woche). Sie koordinieren Meetings, Veranstaltungen und größere Formate und sind vor Ort zentrale Ansprechperson für Gäste und Stakeholder:innen.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation von Material, Bestellungen und administrativen Prozessabläufen. Die Position bietet zwei Jahre Befristung, TV-H bis EG 8, mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub und attraktive

Qualifications

• Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungskaufleute, Büroorganisation, Hotellerie/Gastronomie oder vergleichbar.
• Service- und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Organisatorisches Talent und Verantwortungsbewusstsein.
• Gute Priorisierung und Detailgefühl, auch bei Parallelaufgaben.

Responsibilities

• Organisiere Meetings, Veranstaltungen und größere Besprechungsformate von Vorbereitung bis Nachbereitung.
• Koordiniere Empfang, Betreuung von Gästen und externen Stakeholder:innen vor Ort.
• Verantworte Verfügbarkeit und Organisation von Veranstaltungs- und Moderationsmaterialien.
• Übernimm eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben im Team.
• Zeige pragmatische Lösungen auch bei kurzfristigen Anforderungen.

Education

Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungsorganisation

Job description

Verwaltung und Innovation – passt das zusammen? Wir sagen: Ja!

Mit rund 150 Mitarbeiter:innen treiben wir als agile Einheit die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland voran – schlank, spezialisiert und mit Gestaltungsspielraum. Als Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats stärken wir die Handlungsfähigkeit, schaffen Synergien und vernetzen Akteure. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Wertschätzung – Vielfalt auf Augenhöhe prägt unser Miteinander. Was uns eint: die Motivation, die Verwaltung von morgen aktiv zu gestalten.

Veranstaltungsassistent:in (m/w/d)

Vollzeit / Teilzeit (40 h/Woche) | ab sofort

Das sind deine Aufgaben:

• Als Teil unseres Assistenzteams übernimmst du die organisatorische Koordination von Meetings, Veranstaltungen und größeren Besprechungsformaten; von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Dabei stellst du einen professionellen und reibungslosen Ablauf sicher.
• Du koordinierst den Empfang und die Betreuung von Gästen, Teilnehmenden und externen Stakeholder:innen und bist vor Ort die zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen.
• Du verantwortest die Verfügbarkeit und Organisation der benötigten Veranstaltungs- und Moderationsmaterialien und steuerst Bestände, Bestellungen und die bedarfsgerechte Bereitstellung.
• Du übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und trägst damit zu effizienten und verlässlichen Abläufen im gesamten Team bei.
• Du packst dort an, wo deine organisatorische Kompetenz gefragt ist, findest auch bei kurzfristigen Anforderungen pragmatische Lösungen und behältst jederzeit den Überblick.

Die FITKO versteht sich als gemeinsame Umsetzungseinheit des IT-Planungsrats. Daher übernimmst du bei Bedarf – entsprechend den Beschlüssen des IT-Planungsrats und dessen strategischen Prioritäten – auch fachbereichsübergreifende Aufgaben.

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Veranstaltungsorganisation, Veranstaltungskaufleute, Büroorganisation, Hotellerie/Gastronomie oder in einem vergleichbaren Bereich.
• Du arbeitest service- und lösungsorientiert und trägst mit deiner Organisation dazu bei, dass Abläufe im Arbeitsalltag effizient und unkompliziert funktionieren.
• Du bist gerne mittendrin statt nur dabei: du arbeitest gerne vor Ort, übernimmst Verantwortung für organisatorische Abläufe und sorgst dafür, dass Veranstaltungen erfolgreich umgesetzt werden
• Du hast ein gutes Gespür für Organisation und Details, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallellaufenden Anforderungen den Überblick. Handlungsbedarf erkennst du frühzeitig und findest eigenständig pragmatische Lösungen.
• Du bist flexibel, pragmatisch, sowie team- und lösungsorientiert, packst bei Bedarf auch über deinen unmittelbaren Aufgabenbereich hinaus mit an. Ein verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten rundet dein Profil ab.

Das erwartet dich bei uns:

• Befristete Stelle (zwei Jahre) Eingruppierung nach TV-H (bis zu EG 8).
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Gleitzeit | Mobiles flexibles Arbeiten: unbürokratisches Homeoffice | 30 Tage Urlaub | 2 zusätzliche freie Tage (24. und 31.12.)
• Eine moderne Arbeitsumgebung Jobticket | Ergonomische Arbeitsplätze | Kreativräume | Diensthandy | 1. Klasse Dienstreisen | EGYM Wellpass | betriebliche Altersvorsorge
• Weiterentwicklung Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche und persönliche Entwicklung | Gelegenheiten zur Vernetzung, z.B. die Teilnahme an branchenspezifischen Veranstaltungen
• Freundschaftliches und wertebasiertes Arbeitsklima „Du“ statt „Sie“ | Afterwork- und Teamevents | offene Kommunikationskultur | wertebasierte Arbeitskultur | viel Dynamik und Spaß | engagiertes, motiviertes und vielfältiges Team
• Eine spannende Aufgabe Innovative Digitalisierungsprojekte | Gestaltungsspielraum | Zukunftsverwaltung gestalten

Wir schätzen eine vielfältige Belegschaft und ein integratives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Religion und Weltanschauung, Nationalität und (ethnischer sowie sozialer) Herkunft, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Alter sowie körperlichen und intellektuellen Fähigkeiten. Entsprechend dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Du hast Lust, die FITKO und damit die digitale Verwaltung mitzugestalten?

Die FITKO hat ihren Dienstsitz in Frankfurt am Main, wo auch die Bewerbungsinterviews stattfinden.

Dienstsitz der FITKO ist Frankfurt am Main.

Noch Fragen?

Für fachliche Fragen und einen ersten vertraulichen Kontakt steht dir

Sybille Gräff | Teamleitung Organisation und Personal [e-mail] [phone]

Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren hilft dir das Servicezentrum Personalgewinnung des Bundesverwaltungsamtes unter 022899 358-87500 weiter.

Weitere Infos unter www.fitko.de.

Die AöR FITKO wurde zum 01.01.2020 als eigenständige, rechtsfähige juristische Person gegründet. Zur Anwendung kommt das Hessische Landesrecht. FITKO (Föderale IT-Kooperation) Zum Gottschalkhof 3 60594 Frankfurt am Main. Beachte unsere Datenschutzhinweise unter www.fitko.de/datenschutz.