Universitätsbibliothek - Verwaltung

Freie Universität Berlin; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Freie Universität Berlin sucht eine engagierte Person für die Verwaltung ihrer Universitätsbibliothek. Der/die zukünftige Mitarbeiter/in wird für das Finanzcontrolling verantwortlich sein, interne Prozesse organisieren und als Ansprechpartner/in für das Wirtschaftsteam fungieren. Das Angebot umfasst ein unterstützendes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexibles Arbeitszeitmodell

Jahressonderzahlung

Betriebsrente

30 Tage Urlaub

Jobticket

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Fachkenntnisse.
• Mehrjährige Erfahrung in der Bewirtschaftung eines großen Budgets.
• Fundierte Kenntnisse im Finanzcontrolling und der rechtlichen Vorgaben.

Aufgaben

• Unterstützung der Verwaltungsleitung in der Haushaltsführung.
• Kontinuierliches Controlling der Mittelverwendung.
• Vertragsmanagement und Prüfung von Werkverträgen.

Kenntnisse

Finanzcontrolling

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Konfliktfähigkeit

Ausbildung

Hochschulstudium in Betriebswirtschaftslehre oder Verwaltungswissenschaften oder gleichwertige Fachkenntnisse

Tools

SAP-ReWe

Elsa-Portal

Unikat

Jobbeschreibung

Universitätsbibliothek - Verwaltung, Berlin

Die Universitätsbibliothek der Freien Universität Berlin versorgt an 14 Standorten rund 37. Studierende und 4. Wissenschaftler*innen mit Information, Literatur und Services für Forschung, Lehre und Studium. Sie stellt physische und virtuelle Lern- und Kommunikationsräume bereit, um analog und digital Begegnung und Austausch zu ermöglichen. Für die Angehörigen der Freien Universität schafft sie verlässlichen Zugang zu Daten, Informationen und Wissen – u. a. durch die Bereitstellung von über 7 Millionen Medien (Bücher, E-Books, Zeitschriften, Datenbanken usw.), zentralen Systemen wie der Rechercheplattform Primo und dem Repositorium Refubium sowie gut 3. Einzel- und Gruppenarbeitsplätzen auf dem Campus.

Ihr Arbeitsort ist die Zentralbibliothek. Sie erfüllt eine Reihe übergeordneter Aufgaben, wie beispielsweise die Bereitstellung von elektronischen Medien für alle Standorte der Universitätsbibliothek. Mit einer Coworking-Zone, Gruppenarbeitsräumen und Einzelarbeitsplätzen bietet sie vielfältige und flexible Lernmöglichkeiten.

Die Stelle ist an der Abteilung Verwaltung der Universitätsbibliothek angesiedelt, die in die Teams Wirtschafts- und Personalverwaltung unterteilt ist. Das Team der Wirtschaftsverwaltung bearbeitet alle kostenrelevanten Aufgaben im Haushalt, von der Beschaffung bis hin zum Mahnwesen. Es überwacht und bearbeitet den ein- und ausgehenden Zahlungsverkehr und bewirtschaftet neben den Haushaltsmitteln auch sämtliche Sonder- und Drittmittel der Bibliotheken der Freien Universität Berlin.

Aufgabengebiet:
° Grundsätzliche Bearbeitung von Themen des dezentralen Haushalts der Universitätsbibliothek:
- Unterstützung der Verwaltungsleitung und deren Stellvertretung in übergeordneten Themen der Haushaltsführung
- Organisation und Überwachung der internen Bearbeitungsprozesse
- kontinuierliches Controlling der Mittelverwendung für Haushalts- und Drittmittel
- Recherche, Berichtswesen und Statistik
° Grundsatzsachbearbeitung:
- Einnahmen sowie Kassenprüfung und Klärung von Einzelvorgängen
- Vertragsmanagement und Vertragsangelegenheiten
° Kommunikation, Beratung und Wissensvermittlung:
- fachliche Anleitung und Begleitung der zu betreuenden Beschäftigten des Wirtschaftsteams
- koordinierende*r Ansprechpartner*in für die UB, die Fachbereichsverwaltungen und andere Beschäftigungsstellen (ZUV) der FU Berlin zu Haushalts-, Dritt- und Sondermitteln sowie verantwortliche haushälterische Bearbeitung
- Multiplikator*in für die Anwendungen SAP-ReWe, Elsa-Portal, Unikat
° Sachbearbeitung:
- Verwaltung der Drittmittel und Sonderbereiche sowie Beratung und Unterstützung bei der Finanzplanung der Sach- und Personalmittel
- Vergabewesen öffentliche/beschränkte Ausschreibungen
- Vorbereitung und Prüfung von Werk- und Dienstleistungsverträgen
- Anlagenbuchhaltung
- Bearbeitung von Versicherungsfällen

Wir bieten Ihnen:
- ein kollegiales Arbeitsumfeld
- einen strukturierten Onboarding-Prozess zu Ihrer Einarbeitung
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie in einer familiengerechten Universität
- flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeitregelung)
- Angebot zum partiellen Mobilen Arbeiten
- diverse Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Jahressonderzahlung und Betriebsrente
- 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- ein bezuschusstes Jobticket
- Engagement in den Bereichen Nachhaltigkeit und Klimaschutz

Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH/Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z.B. Betriebswirtschaftslehre oder Verwaltungswissenschaften) oder gleichwertige Fachkenntnisse und Erfahrungen.

(Berufs-)Erfahrung:
Mehrjähriges Erfahrungswissen in der Bewirtschaftung eines großen Budgets entsprechend der Rechtsgrundlagen.

Erwünscht:
Umfangreiche und fundierte Kenntnisse im Finanzcontrolling;
Kenntnisse der rechtlichen Vorgaben: GG, BGB, BerlHG, LHO und ihre Ausführungsvorschriften, Teilgrundordnung FU Berlin, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht (z.B. UmStG, Zollkodex), Richtlinien, Rundschreiben und Dienstvereinbarungen der FU Berlin sowie deren Anwendung;
Kenntnisse der Struktur der FU Berlin;
Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!