Teamassistenz (w/m/d) TUV2510-02 | KölnAlumni - Das Netzwerk der Universität zu Köln

Karlstad University; Köln; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine große europäische Universität in Köln sucht eine Teamassistenz (w/m/d) zur Unterstützung des Mitglieder-Managements für das Alumni-Netzwerk. Die Stelle bietet abwechslungsreiche Aufgaben in einem motivierten Team sowie ein vielfältiges Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten. Bewerber*innen sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen einschlägigen Bachelorabschluss verfügen und Erfahrung im Umgang mit MS Office haben.

Leistungen

Umfangreiches Weiterbildungsangebot

Mobiles Arbeiten möglich

Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Qualifikationen

• Erfahrung im Mitglieder-Management.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Kenntnisse in akademischem Umfeld von Vorteil.

Aufgaben

• Umsetzung aller Prozesse im Mitglieder-Management.
• Erstellung von Mitgliederstatistiken und Evaluationen.
• Unterstützung bei KölnAlumni-Events.

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

sehr gute Deutschkenntnisse

sichere Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich

einschlägiger Bachelorabschluss

Tools

SAP

Typo3

Jobbeschreibung

Overview

Teamassistenz (w/m/d) – KölnAlumni – Das Netzwerk der Universität zu Köln

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

KölnAlumni ist das offizielle Netzwerk für Alumni, Studierende und Beschäftigte der Universität zu Köln. Wir bieten mehr als 16.000 Mitgliedern ein starkes, generationsübergreifendes Netzwerk und vielfältige Veranstaltungen – interdisziplinär und fachspezifisch. KölnAlumni ist eine Stabsstelle des Rektorats und begleitet den universitätsweiten Ausbau des Alumni-Managements an den Fakultäten.

IHRE AUFGABEN

• eigenständige Umsetzung aller Prozesse im Mitglieder-Management: Mitgliederaufnahme und -kommunikation, Datenpflege, Recherchen etc.
• Erstellung zielgruppenspezifischer Verteiler innerhalb der KölnAlumni-Datenbank sowie Unterstützung beider Mail-Erstellung im Mailing-Tool
• Erstellung von Mitgliederstatistiken, Umfragen und Evaluationen sowie Zusammenstellung sämtlicher Alumni-Aktivitäten in Übersichten und Präsentationen
• Bearbeitung der Korrespondenz (telefonisch und schriftlich), Beschaffung von Büromaterialien, Raumbuchungen, Rechnungsprüfung, Unterstützung bei den Personalunterlagen
• Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen und KölnAlumni-Events
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, verwaltungsnahen oder organisatorischen Bereich oder vergleichbare nachgewiesene Kenntnisse und Erfahrungen. Auch Bewerber*innen mit einem einschlägigen Bachelorabschluss können bei entsprechender Eignung berücksichtigt werden.
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint
• von Vorteil: Kenntnisse in SAP und Typo3 sowie Erfahrungen im Hochschulkontext
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• sehr gute Deutsch- sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Kontaktfreude
• abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben in einem kleinen, freundlichen und motivierten Team
• ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit

Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist ab 01.02.2026 in Teilzeit (19,92 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist unbefristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 9a TV-L.

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: https://jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2510-02. Die Bewerbungsfrist endet am 09.11.2025. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Carolin Bausum ([e-mail]) und schauen Sie in unsere FAQs.