Teamassistenz / Verwaltung (m/w/d) – Teilzeit 25 Std.

REHAaktiv darr GmbH Gesellschaft für medizinische und berufliche Rehabilitation; Berlin; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Keine Wochenendarbeit

Kostenfreie Getränke, Obst und Snacks

Team- und Firmenevents

Zentrale Lage in Berlin-Lichtenberg

Zusammenfassung

REHAaktiv darr GmbH Gesellschaft für medizinische und berufliche Rehabilitation in Berlin-Lichtenberg sucht eine Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter für die Verwaltung. Sie sorgt für reibungslose organisatorische Abläufe am Standort und unterstützt Fachbereiche.

Zu den Aufgaben gehören Koordination, Datenpflege, Postbearbeitung, Terminplanung und die Kommunikation mit Teilnehmenden, Mitarbeitenden sowie externen Partnern. Flexible Arbeitszeiten und zentrale Lage werden geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Erfahrungen im Verwaltungsbereich, Bildungswesen oder sozialen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten.
• Freundliches und professionelles Auftreten.
• Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten.

Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe am Standort
• Ansprechpartner (n) für Teilnehmende, Mitarbeitende und externe Kooperationspartner
• Pflege und Verwaltung von Teilnehmer- und Kundendaten
• Führung und Verwaltung von Teilnehmerakten sowie Bearbeitung relevanter Unterlagen
• Kommunikation mit Kostenträgern und Unterstützung bei administrativen Prozessen
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie allgemeiner Korrespondenz
• Terminmanagement sowie organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Besprechungen
• Verwaltung von Unterlagen, Akten und digitalen Dokumenten
• Bestellwesen sowie der allgemeinen Büroorganisation
• Enge Zusammenarbeit mit der Standortleitung und den Fachbereichen
• Zusammenarbeit mit der Hauptverwaltung

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Datenverwaltung

Jobbeschreibung

Worum es geht

Bei REHAaktiv begleiten wir Menschen mit körperlichen, psychischen oder neurologischen Erkrankungen auf ihrem Weg zurück ins Berufsleben.

Damit unsere Teilnehmenden bestmöglich unterstützt werden können, braucht es im Hintergrund eine Verwaltung, die den Überblick behält, Prozesse begleitet und als verlässliche Anlaufstelle für Mitarbeitende, Teilnehmende und externe Partner fungiert.

Als Mitarbeiter (n) in der Verwaltung sorgst du dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren und unsere Fachbereiche bestmöglich unterstützt werden.

Was dich erwartet

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe am Standort
• Ansprechpartner (n) für Teilnehmende, Mitarbeitende und externe Kooperationspartner
• Pflege und Verwaltung von Teilnehmer- und Kundendaten
• Führung und Verwaltung von Teilnehmerakten sowie Bearbeitung relevanter Unterlagen
• Kommunikation mit Kostenträgern und Unterstützung bei administrativen Prozessen
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie allgemeiner Korrespondenz
• Terminmanagement sowie organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Besprechungen
• Verwaltung von Unterlagen, Akten und digitalen Dokumenten
• Bestellwesen sowie der allgemeinen Büroorganisation
• Enge Zusammenarbeit mit der Standortleitung und den Fachbereichen
• Zusammenarbeit mit der Hauptverwaltung

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrungen im Verwaltungsbereich, Bildungswesen oder sozialen Umfeld
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten

Was wir dir bieten

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten und wertschätzenden Arbeitsumfeld
• Ein kollegiales Team mit offener Kommunikations- und Feedbackkultur
• Strukturierte Einarbeitung und feste Ansprechpersonen
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
• Keine Wochenendarbeit
• Zuschuss zur Kinderbetreuung
• Sachbezugskarte
• Kostenfreie Getränke, Obst und Snacks
• Team- und Firmenevents, die echten Austausch ermöglichen
• Zentrale Lage in Berlin-Lichtenberg mit guter ÖPNV-Anbindung
• Langfristige Entwicklungsperspektiven innerhalb unseres Unternehmens