Teamassistenz / Sekretariat (m/w/d)

INP Deutschland GmbH; Mainz; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Attraktives Gehaltspaket inkl. 13. Monatsgehalt

Gesundheits- & Sportangebote

Regelmäßige Mitarbeiterevents

Job summary

Ein internationales Ingenieurbüro in Mainz sucht eine Teamassistenz, um Forschungsprojekte administrativ zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen, die Organisation von Meetings und die Verwaltung von Dokumenten. Die idealen Kandidaten haben eine kaufmännische Ausbildung und besitzen sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten, ein attraktives Gehalt und Entwicklungsmöglichkeiten in einem engagierten Team.

Qualifications

• Erste Berufserfahrung in der Teamassistenz oder im Sekretariat
• Kenntnisse von Hochschulstrukturen sind von Vorteil
• Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten

Responsibilities

• Planung und Organisation von Terminen und fristgerechter Aufgabenverfolgung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Bearbeitung eingehender E-Mails und telefonische Annahme von Anfragen

Skills

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Job description

Administrative Unterstützung im Forschungsumfeld

Für ein Forschungsprojekt suchen wir eine Teamassistenz (m/w/d), die den administrativen Bereich zuverlässig unterstützt und organisatorische Abläufe strukturiert koordiniert. Sie übernehmen zentrale Aufgaben in der Terminorganisation, der Vorbereitung von Besprechungen sowie in der Korrespondenz und Dokumentenverwaltung.

In dieser Funktion arbeiten Sie in einem internationalen Umfeld und tragen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei.

Ihre Aufgaben

• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings, Dienstreisen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung
• Bearbeitung eingehender E-Mails und Post sowie telefonische Annahme und Weiterleitung von Anfragen
• Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Ablagestrukturen und Datenbanken
• Nachverfolgung von Aufgaben sowie Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Teamassistenz
• Erfahrung im Umgang mit organisatorischen Abläufen, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld sowie Kenntnisse von Hochschulstrukturen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Bereitschaft, sich in neue Tools einzuarbeiten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Mit Energie in die Zukunft! — Arbeiten Sie an innovativen und nachhaltigen Projekten im Bereich Energiewirtschaft und Anlagenbau.
• Eigenverantwortung & flache Hierarchien — Wir vertrauen auf Ihre Kompetenz und bieten Ihnen ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten — Ihre persönliche und berufliche Entwicklung liegt uns am Herzen. Ob Weiterbildungen, gezielte Schulungen oder interne Aufstiegsmöglichkeiten – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Karriere gezielt voranzutreiben
• Attraktive Benefits — Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell, ein attraktives Gehaltspaket inkl. 13. Monatsgehalt, Gesundheits- & Sportangebote sowie regelmäßige Mitarbeiterevents u.v.m.
• Teamgeist & klare Werte — Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das auf Zusammenhalt, Respekt und Nachhaltigkeit setzt. Ein strukturiertes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass Sie sich von Anfang an willkommen fühlen und erfolgreich durchstarten können

INP ist eine inhabergeführte Ingenieurgesellschaft mit über 35 Jahren Erfahrung und mehr als 700 Mitarbeitenden weltweit. Wir realisieren zukunftsweisende Projekte in der Energiewirtschaft, im Kraftwerks- und Großanlagenbau. Mit Leidenschaft und Expertise begleiten wir unsere Projekte von der ersten Konzeptidee bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme.

Werden Sie Teil eines dynamischen Teams und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Energiewende! Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ideen einzubringen und aktiv an spannenden Herausforderungen zu arbeiten.

Berufseinsteiger