Teamassistenz / Sekretär*in (w/m/d)

TN Germany; Ilmenau; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Universität sucht eine engagierte Sekretariatskraft, die die Organisation des Sekretariatsbereiches eigenständig übernimmt. In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie die Referatsleitung administrativ und sind verantwortlich für die Pflege der Online-Präsenzen. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und haben Erfahrung im Büromanagement. Die Position bietet flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Wenn Sie eine serviceorientierte Persönlichkeit sind und gerne im Team arbeiten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

30 Tage Urlaub

flexibles Arbeitszeitmodell

VBL - Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Sportangebote des Universitätssportzentrums

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder langjährige Erfahrung im Aufgabengebiet.
• Mehrjährige Erfahrung in Sekretariatsführung und Büromanagement.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Sekretariatsbereiches und interne/externe Kommunikation.
• Administrative Unterstützung der Referatsleitung und Koordination von Terminen.

Kenntnisse

Büromanagement

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Office-Anwendungen

Content-Management-System Typo3

Ausbildung

3-jährige kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Excel

Word

CRM-Datenbank

Jobbeschreibung

Technische Universität Ilmenau

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:

• Eigenständige Organisation des Sekretariatsbereiches des Referates durch interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache mit z.B. Mitarbeitenden, Studierenden und weiteren Partnern
• Administrative Unterstützung der Referatsleitung durch z.B. Reisemanagement für die Leitung , Protokollführung im Auftrag der Referatsleitung, Vorbereitung und Koordination interner/externer Termine der Referatsleitung und des Teams, z.B. Meetings, Bewerbertage und Teamevents
• verantwortlich für die redaktionelle Bearbeitung und Pflege der Online- und Internetpräsenzen sowie ggf. der Teamseiten des Referates in SharePoint sowie Verfassen und Veröffentlichen von News in Abstimmung mit der Leitung, Freigabe der Job-Teaser-Angebote und Einstellen von Veranstaltungen
• Veranstaltungsunterstützung (Anmeldung GEMA, Druck von Eintrittskarten und Moderationskarten, Druck von Aushängen/Plakaten, Abholung von Drucksachen/Bestellungen (z.B. vom Copyshop auf dem Campus
• Betreuung der Vitrinen inkl. Belegungsmanagement gem. aktuellem Vitrinen- und Nutzungskonzept
• Unterstützung der Leitung bei Beschaffungsvorgängen, Inventarverwaltung für das Referat

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:

• Abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Kauffrau/mann für Büromanagement; Verwaltungsfachangestellte/r oder langjährige Kenntnisse und Fähigkeiten im Aufgabengebiet

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Mehrjährige Erfahrung in Sekretariatsführung/ Teamassistenz/ Büromanagement
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Datenerfassung, CRM-Datenbank, Internetanwendungen)
• Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
• erste Kenntnisse in der Anwendung des Content-Management-Systems Typo3

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen anhand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Was wir Ihnen bieten:

• attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
• flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.