Teamassistenz Officemanagement (m/w/d)

Hays; Köln; Vor Ort; EUR 40.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen sucht einen engagierten kaufmännischen Assistenten, der als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte fungiert. Ihre Aufgaben umfassen die Organisation von Meetings, die Bearbeitung von Rechnungen und die Unterstützung bei On- und Offboarding-Prozessen. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsstärke und eine hohe IT-Affinität mitbringen, erwartet Sie ein dynamisches Umfeld mit interessanten Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie die Chance, in einem gefragten Bereich zu arbeiten und Ihre Karriere voranzutreiben.

Leistungen

Kostenfreie Beratung und Vermittlung

Einarbeitung und Weiterbildungen

Persönlicher Berater

Unterstützung bei Bewerbungsgesprächen

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im kaufmännischen Umfeld oder in der Assistenz.
• Schnelle Auffassungsgabe und Offenheit für Neues.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte.
• Rechnungsprüfung und Reisekostenabrechnung.

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Kommunikationsstärke

Organisierte Arbeitsweise

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

SAP

MS Power BI

Jobbeschreibung

Aufgaben

1. Erster Ansprechpartner für sämtliche Belange der Mitarbeiter, Kollegen, Führungskräfte, Abteilungen und Kontakte (intern wie extern)
2. Monats- sowie Jahresabschluss der Zeitrückmeldungen (intern und extern)
3. Rechnungsprüfung: Bearbeitung von Rechnungen und Weiterleitung an die Buchhaltung
4. Reisekostenabrechnung und Hotelbuchungen
5. Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
6. Fristgerechte Bereitstellung aller relevanten Unterlagen an die Teilnehmer
7. Erstellung von Agenden, To-do-Listen und Reportings
8. Erstellung und Überwachung der Urlaubsplanung
9. Beantragung und Abrechnung von Mehrarbeit und Rufbereitschaft
10. On- und Offboarding von Mitarbeitern und Arbeitnehmerüberlassungen
11. Bestellung von Hard- und Software (Lizenzen, Arbeitsplatzausstattung etc.)

Anforderungen

1. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
2. Fundierte Erfahrung im kaufmännischen Umfeld oder in der Assistenz
3. Zahlenaffinität (buchhalterische Kenntnisse, Controlling)
4. Kommunikationsstärke, sicheres und offenes Auftreten, adressatengerechte Kommunikation und Teamfähigkeit
5. Organisierte, strukturierte Arbeitsweise, Lösungsorientierung
6. Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
7. Schnelle Auffassungsgabe und Offenheit für Neues (agiles Mindset)
8. Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrungen mit SAP und MS Power BI
9. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Proaktivität und Verantwortungsbereitschaft
10. Selbstständiges Erarbeiten und Vorantreiben von Themen
11. Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch

Unser Angebot

1. Kostenfreie Beratung und Vermittlung
2. Gleichberechtigte Rechte und Pflichten im Betrieb
3. Einarbeitung und Weiterbildungen
4. Kontakt und Vernetzung mit interessanten Unternehmen
5. Unterstützung bei Bewerbungsgesprächen und Vertragsverhandlungen, Begleitung zu Gesprächen auf Wunsch
6. Gemeinsame Auswahl passender Kundenvakanzen und Vorstellung bei Unternehmen
7. Persönlicher Berater an Ihrer Seite
8. Unterstützung bei der direkten Einstellung beim Kunden

Über uns

Echte Finanz-Fachkräfte sind rar, sehr gefragt und hoch im Marktwert. Ob im Bereich Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Treasury oder Risk-Management – Hays öffnet Türen. Wir beraten Sie kostenfrei bei Ihrem nächsten Karriereschritt. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten Positionen und Projekten. Wir freuen uns auf Sie.