Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) in zukunftsweisendem Energieprojekt

Hanseatische Personalkontor; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen im Bereich der europäischen Energieversorgung sucht eine Teamassistenz / Office Manager in Hamburg. Die Position umfasst vielfältige Aufgaben von administrativen Tätigkeiten bis hin zur Unterstützung bei buchhalterischen Aufgaben. Ein offenes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und flexiblen Arbeitszeiten erwartet Sie. Ideale Bewerber haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Büro- oder Projektmanagement.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Flexibles Arbeiten

Moderne Arbeitsplätze

Kostenübernahme des Jobtickets

Bezahltes Fitnessangebot

Kostenloser Obstkorb und Getränke

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Planung und Koordination von Terminen und Besprechungen.
• Empfang und Betreuung von Besuchern.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Eigeninitiative

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office 365

SharePoint

Jobbeschreibung

Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) in zukunftsweisendem Energieprojekt, Hamburg

Hanseatische Personalkontor

Das Unternehmen

Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben inklusive Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und Korrespondenz unter sicherer Anwendung der Microsoft 365 Programme
• Unterstützung bei buchhalterischen Tätigkeiten wie der Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen sowie bei Governance-Aufgaben während definierter Abwesenheiten
• Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen inklusive Unterkunftsbuchungen
• Pflege und Organisation von physischen und digitalen Ablagesystemen sowie ordnungsgemäße Ablage der projektbezogenen Korrespondenz in Zusammenarbeit mit dem Dokumentenmanagement
• Büroorganisation inkl. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Telefonmanagement, Verwaltung des Bürobedarfs sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Facility)
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern in professioneller Weise sowie Mitwirkung an Sonderprojekten und Veranstaltungen
• Verwaltung des kleinen Fuhrparks
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Assistenzfunktion und/oder im Office Management, idealerweise in einem internationalen Umfeld oder innerhalb größerer Projektteams
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigeninitiative sowie ein sicheres Gespür für Prioritäten und effiziente Abläufe
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Informationen und ausgeprägte Diskretion
• Hohes Maß an Serviceorientierung, Professionalität im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit, pragmatische und fundierte Entscheidungen zu treffen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift – in Deutsch und Englisch gleichermaßen sicher
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office 365, insbesondere Outlook und der Dateiablage in SharePoint

Vorteile

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz im Bereich europäischer Energieversorgung
• Dynamisches, zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld in einem internationalen, standortübergreifenden Team
• Einblicke in ein strategisch bedeutendes Infrastrukturprojekt
• Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und Raum für fachliche Weiterentwicklung
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten mit Kernzeit zwischen 9–16 Uhr
• Zentrale Lage mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Moderne, ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung
• Attraktive Zusatzleistungen: Kostenübernahme des Jobtickets, bezuschusstes Fitnessangebot, kostenloser Obstkorb und Getränke