Teamassistenz (m/w/d) Office Management

Schmitt Engineering; Bayern; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Übertarifliche Vergütungsstruktur

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Homeoffice-Möglichkeiten

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm

Mitarbeiterevents

30 Jahre Know-how

Job summary

Schmitt Engineering in Bayern sucht eine engagierte Assistenz im Backoffice, die Präsentationen erstellt, Berichte aufbereitet und die tägliche Administration unterstützt.

Sie koordinieren E-Mails, Anfragen und Bestellungen, planen nationale und internationale Geschäftsreisen sowie Meetings, pflegen den Führungskräftkalender und bearbeiten Reisekosten. Zusätzlich begleiten Sie neue Kolleginnen und Kollegen beim Start.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel.
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; mindestens zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten auf Basis vorhandener Vorlagen; Erstellung umfangreicher Excel-Auswertungen.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft sowie Zuarbeit im Front- und Backoffice.
• Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz, Koordination von Anfragen und Erstellung von Bestellungen.
• Planung nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie Meetings, Workshops und Besuche interner/externer Ansprechpartner.
• Organisation eines dynamischen Führungskräftekalenders und Koordination komplexer Termine.
• Vorbereitung und Abwicklung von Reisekostenabrechnungen der Führungskraft und weiterer Teammitglieder.
• Administrative Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden sowie Begleitung neuer Kolleginnen/Kollegen.

Skills

MS Office

PowerPoint

Excel

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Fremdsprachen

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Job description

Als mittelständisches Unternehmen und verlässlicher Partner der Industrie liefert Schmitt Engineering umfassende technische Expertise. Unsere Tätigkeiten erstrecken sich entlang der Prozesskette von der Planung und Projektierung über die Entwicklung und Konstruktion bis hin zur Fertigung, Montage und Inbetriebnahme.

Ist Technik auch Ihre Leidenschaft? Dann werden Sie Teil unseres Teams und entwickeln mit uns die Zukunft.

Ihre Aufgaben:

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten auf Basis bestehender Vorlagen, bei Bedarf einschließlich umfangreicher Excel-Auswertungen, sowie Zuarbeit zu relevanten fachlichen Themen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft sowie Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben im Front- und Backoffice
• Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz, Koordination von Anfragen und Erstellung von Bestellungen
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen sowie von Meetings, Workshops und Besuche interner und externer Ansprechpartner aus dem In- und Ausland
• Organisation eines dynamischen Führungskräftekalenders sowie eigenständige Koordination komplexer Geschäftstermine für die Führungskraft und das Team
• Vorbereitung und Abwicklung der Reisekostenabrechnungen der Führungskraft und gegebenenfalls weiterer Teammitglieder
• Administrative Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden sowie Begleitung neuer Kolleginnen und Kollegen bei organisatorischen Fragen rund um ihren Start

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Kommunikationsstärke, ein professionelles Auftreten und Freude an der Erstellung überzeugender Präsentationen
• Eine vertrauenswürdige, diskrete und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität, Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern in einem internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie in mindestens zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift

Hinweis:

Wir setzen für diese Position gute Deutschkenntnisse auf mindestens B2-Niveau voraus, da Deutsch unsere Unternehmenssprache ist.

Wir bieten Ihnen folgende Benefits:

• Übertarifliche Vergütungsstruktur, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Möglichkeiten
• Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm
• Mitarbeiterevents
• Über 30 Jahre Know-how und abwechslungsreiche Projekte in Hochtechnologiebranchen