Teamassistenz (m/w/d) im Technischen Property Management

HIH Property Services GmbH; Hamburg; On-site; EUR 32,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Zentrale Lage

Mobilität – Deutschlandticket

Home Office / mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildungsangebote

Job summary

HIH Property Services GmbH in Hamburg sucht eine Assistenz (m/w/d) im technischen Property Management zur Unterstützung der technischen Property Manager bei Organisation und Dokumentation laufender Vorgänge. Sie behalten Termine, Unterlagen und offene Themen im Blick und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Zu den Aufgaben gehören die administrative Unterstützung, Koordination von Terminen mit Dienstleistern, Pflege von Listen und Daten in IT-Systemen, Mitwirkung bei Gewährleistungsverfolgung

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erste Berufserfahrung in Assistenz-/Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche oder im technischen Umfeld vorteilhaft.
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Interesse an technischen Zusammenhängen und an der Arbeit mit digitalen IT-Systemen.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der technischen Property Manager, insbesondere bei der Auftragserstellung und der Erstellung von Regierechnungen.
• Koordination von Terminen mit Dienstleistern sowie Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Pflege von Listen, Bestandsunterlagen und Daten in internen IT-Systemen, beispielsweise Cloudbrixx.
• Mitwirkung bei der Gewährleistungsverfolgung.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie bei der strukturierten Ablage technischer Unterlagen.
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Wiedervorlage.

Job description

Für den weiteren Aufbau unserer Gesellschaft HIH Property Services GmbH suchen wir befristet für 2 Jahre eineneue Kollegin oder Kollegen für unseren Standort Hamburg.

Dein Aufgabengebiet

Als Assistenz (m/w/d) im technischen Property Management unterstützt Du unsere technischen Property Manager bei der Organisation und Dokumentation laufender Vorgänge. Du behältst Termine, Unterlagen und offene Themen im Blick und trägst damit zu reibungslosen Abläufen im technischen Objektmanagement bei.

• Administrative und organisatorische Unterstützung der technischen Property Manager, insbesondere bei der Auftragserstellung und der Erstellung von Regierechnungen
• Koordination von Terminen mit Dienstleistern sowie Nachverfolgung offener Vorgänge
• Pflege von Listen, Bestandsunterlagen und Daten in internen IT-Systemen, beispielsweise Cloudbrixx
• Mitwirkung bei der Gewährleistungsverfolgung
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie bei der strukturierten Ablage technischer Unterlagen
• Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, beispielsweise im Posteingang, Telefondienst und bei der Wiedervorlage

Wir wünschen uns

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz- oder Sachbearbeitungsposition; Erfahrungen in der Immobilienbranche oder im technischen Umfeld sind von Vorteil
• Verbindliches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sorgfältige, strukturierte und umsichtige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an technischen Zusammenhängen und an der Arbeit mit digitalen IT-Systemen

Kenntnisse in Cloudbrixx oder vergleichbaren immobilienbezogenen IT-Systemen sind von Vorteil

Wir bieten Dir

• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit, Möglichkeit für Home Office bzw. mobiles Arbeiten sowie 30 Tage Urlaub
• Lage & Ausstattung: Zentrale Innenstadtlage und moderne Büroausstattung
• Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket und Fahrradleasing mit JobRad
• Sicherheit: Wirtschaftliche Stabilität durch sichere und bewährte Geschäftsmodelle und betriebliche Altersvorsorge
• Onboarding & Weiterbildungsangebote:Strukturierte Einarbeitung, feste Ansprechpartner/innen, Feedbackgespräche, individuelle Weiterbildung durch unsere interne Lernplattform Campus und externe Seminarangebote
• Teamgeist: Offenes und hilfsbereites Team, gruppenweite Vernetzung durch u.a. Firmen- und Teamevents sowie mehrere Betriebssportgruppen
• Umfassendes Sportangebot: Vergünstigte Nutzung von vielen Fitnessstudios, Schwimmbädern und anderen Sportanbietern deutschlandweit über EGYM Wellpass
• Weitere Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatte bei diversen Online-Shops, sowie kostenfreies Bio-Obst, Kalt- und Heißgetränke

Kontakt

Simon Thebelt

Human Resources