Teamassistenz (m/w/d) für den Schwerpunkt Endokrinologie

Universitätsklinikum Erlangen

Bayern

Vor Ort

EUR 36.000 - 54.000

Vollzeit

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Benefits dieser Stelle

TV-L Tarifvertrag & Zusatzvorsorge (VB

Gesundheitsförderung

Vollzeitstelle (teilzeitfähig)

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Erlangen sucht für die Medizinische Klinik 1 eine engagierte Sekretariatskraft zur eigenständigen Organisation des Sekretariats des Schwerpunkts Endokrinologie und Diabetologie. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, unterstützen bei Reisen, Drittmittel- und Forschungsanträgen und betreuen Patientinnen und Patienten.

Eine abgeschlossene Berufsausbildung, Erfahrung im Gesundheitswesen sowie Deutschkenntnisse sind gefragt; die Stelle ist Vollzeit und wird TV-L

Qualifikationen

Eine abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Medizinische Fachangestellte/Medizinischer Fachangestellter oder vergleichbare Qualifikation.
Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation und im Gesundheitswesen.
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen.
Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise; mehr Aufgaben und Fristen im Blick.
Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Patientinnen und Patienten.
Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
Bereitschaft, sich in klinische und administrative IT-Systeme einzuarbeiten.

Aufgaben

Sie organisieren und führen das Sekretariat des Schwerpunkts Endokrinologie und Diabetologie eigenständig und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen administrativen Aufgaben.
Sie koordinieren Termine und übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, virtuellen Meetings und Beiratssitzungen.
Sie planen Dienstreisen, bereiten die erforderlichen Unterlagen vor und unterstützen bei der anschließenden Abrechnung.
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Studien- und Nebentätigkeitsverträgen sowie bei Drittmittel- und Forschungsfinanzierungsanträgen.
Sie koordinieren administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten und klinischen Zertifizierungen.
Sie organisieren Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Hospitationen.

Kenntnisse

Deutsch (sicher)

Englisch (gute Kenntnisse)

MS Office sicher

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische oder medizinische Berufsausbildung

Tools

ORBIS

MEONA

Jobbeschreibung

Das Sind Wir

Modernste Medizin. Aus einer Hand. Die Medizinische Klinik 1 ist eine von 25 Kliniken des Universitätsklinikums Erlangen. Sie vereint die Fachdisziplinen Gastroenterologie, Pneumologie, Endokrinologie und Infektiologie. Rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich mit Fachkompetenz und Menschlichkeit für die Versorgung der Patientinnen und Patienten – und arbeiten mit Leidenschaft daran, die Medizin von morgen mitzugestalten.

Klingt spannend?

Die Aufgaben

Sie organisieren und führen das Sekretariat des Schwerpunkts Endokrinologie und Diabetologie eigenständig und sorgen für einen reibungslosen Ablauf der täglichen administrativen Aufgaben.
Sie koordinieren Termine und übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, virtuellen Meetings und Beiratssitzungen.
Sie planen Dienstreisen, bereiten die erforderlichen Unterlagen vor und unterstützen bei der anschließenden Abrechnung.
Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Studien- und Nebentätigkeitsverträgen sowie bei Drittmittel- und Forschungsfinanzierungsanträgen.
Sie koordinieren administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Drittmittelprojekten und klinischen Zertifizierungen.
Sie organisieren Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Hospitationen
Sie bearbeiten die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, nehmen Telefonate entgegen und leiten Anfragen an die zuständigen Ansprechpersonen weiter.
Sie behalten Fristen und Termine im Blick und erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
Bei Abwesenheit der zuständigen Kolleginnen und Kollegen unterstützen Sie vertretungsweise das Patientenmanagement.
In diesem Rahmen beantworten und koordinieren Sie Anfragen von Patientinnen und Patienten
Sie bereiten hierbei Unterlagen für Tumorboard-Beschlüsse und Zertifizierungen vor.

Das Know-how dafür

Eine abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Medizinische Fachangestellte/Medizinischer Fachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation und im Gesundheitswesen
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen parallel im Blick zu behalten
Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Patientinnen und Patienten
Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen
Die Bereitschaft, sich in klinische und administrative IT-Systeme einzuarbeiten

Zusätzlich von Vorteil

Erfahrung mit den Fachanwendungen ORBIS oder MEONA

Das Bieten Wir

Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit allen Annehmlichkeiten eines Tarifvertrages, inkl. Zusatzvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), bei uns als systemrelevantem Arbeitgeber im öffentlichen Dienst
Eine interessante Tätigkeit in einem motivierten, aufgeschlossenen Team
Sorgfältige und qualifizierte Einarbeitung
Ein umfassendes Angebot zur Gesundheitsförderung
Beabsichtigte Eingruppierung, je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen, gemäß TV-L
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, diese ist grundsätzlich auch teilzeitfähig

Alle Benefits am UKER

Arbeiten am UKER

Wir zählen zu den besten Krankenhäusern Deutschlands und sind einer der größten Arbeitgeber in Mittelfranken. Diesen Erfolg erarbeiten tagtäglich unsere über 10.000 hoch qualifizierten Beschäftigten in unterschiedlichsten Berufen. Wir als Uniklinikum Erlangen wissen, dass alle unsere Beschäftigten wichtig sind, damit auch in Zukunft modernste Medizin, ausgezeichnete Forschung und Patientenversorgung auf höchstem Niveau gelingen.

Wenn Sie sich eine Tätigkeit mit einem hohen sozialen Wert wünschen und die Welt der Spitzenmedizin mit uns gemeinsam gestalten und ermöglichen möchten, dann sind Sie bei uns richtig!

Hinweise zu Impfungen Das UKER als Arbeitgeber

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Arbeiten am Puls der Medizin

Sinnvoll und systemrelevant

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