Teamassistenz (m/w/d)

Bayerisches Staatsministerium für Familie, Arbeit und Soziales

München, Germany

In der Abteilung III (Generationenpolitik, Vertriebenenpolitik und Bürgerschaftliches Engagement) des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS) ist demnächst der Dienstposten einer neu zu besetzen.

Die Stelle ist zunächst für die Dauer von zwei Jahren befristet (Mutterschutz- und Elternzeitvertretung).

Aufgaben

• Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung
• Zuarbeit und Assistenz bei referatsspezifischen Aufgaben der Abteilung
• Allgemeine Bürotätigkeiten (Schreibarbeiten, Postverteilung in elektronischer Form sowie in Papierform)
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Organisation, Einladung, Protokolle, Einrichtung von Videokonferenzen)
• Unterstützung der Geschäftsstelle des Landesseniorenrates
• Allgemeine organisatorische Aufgaben
• Koordinierung, Überwachung und Zusammenführung der Zulieferungen verschiedener Organisationseinheiten
• Zusammenstellen von Unterlagen
• Dateiverwaltung und Ablage
• Fertigung aller im Zusammenhang mit den genannten Tätigkeiten stehenden Schreiben und Vermerken

Ihr fachliches Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, insbesondere Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte / Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d), Steuerfachangestellte / Steuerfachangestellter (m/w/d) oder vergleichbare Berufsausbildung
• Sichere Anwendung der Standard-EDV (MS Office)
• Gewandtheit und Umsicht bei der Wahrnehmung der umfangreichen und vorwiegend termingebundenen Aufgaben
• Erfahrung in der Anwendung von Software für Video- und Webkonferenzen (z. B. Webex) ist von Vorteil
• Verwaltungserfahrung ist von Vorteil

Ihr persönliches Profil

• Pflichtbewusstsein, Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsgeschick – auch unter Zeitdruck
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten sowie zeitliche Flexibilität
• Freude am Umgang mit moderner IT-Technik sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in das Verwaltungssystem „E-Akte“

Wir bieten

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Je nach Ihren persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung in Entgeltgruppe 5 des TV‑L (bitte informieren Sie sich z. B. auf der Homepage des öffentlichen Dienstes über die Vergütung)
• Eine Zulage für die Tätigkeit an einer obersten Dienstbehörde (Ministerialzulage)
• Darüber hinaus bieten wir Ihnen alle Vorzüge des öffentlichen Dienstes, insbesondere Arbeitsplatzsicherheit und gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch gleitende Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Wir unterstützen Sie in Ihrem anspruchsvollen, abwechslungsreichen, zukunftsorientierten Aufgabengebiet durch vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten