Teamassistenz (m/w/d)

Geomar; Kiel; On-site; EUR 23,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

31 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Job summary

GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel sucht zur Verstärkung der Marine Symbiosen-Abteilung eine Teamassistenz. Die Stelle ist unbefristet und Teilzeit mit ca. 19,5 Wochenstunden.

Sie unterstützen die Forschungseinheit operativ, koordinieren Budgets, Außenkontakte und Personalthemen sowie Meetings und Reisen und arbeiten eng mit internen/externen Dienstleistern zusammen.

Qualifications

• Abgeschlossen Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbarer Abschluss.
• Mehrjährige Berufserfahrung nachweislich vorhanden.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint).
• Kenntnisse im Projekt- und Budgetkoordination sowie Personalwesen.

Responsibilities

• Unterstützung der Forschungseinheit organisatorisch und administrativ im Tagesgeschäft.
• Budgetkoordination und Verwaltung der Drittmittelprojekte.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Stellenausschreibungen, Einstellungen).
• Planung, Organisation und Vor-/Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Reiseorganisation und Aufenthalte für Fellows und Gäste.
• Koordination mit internen/externen Dienstleistern (Catering, Technik, Locations).
• Pflege der Webseiten der Forschungseinheit

Skills

Teamfähigkeit

Multitasking

Organisationstalent

Kommunikation

Selbstständige Arbeitsweise

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmann/frau für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss

Fremdsprachenkorrespondent:in

Tools

MS Office

Job description

Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel ist eine von der Bundesrepublik Deutschland (90%) und dem Land Schleswig-Holstein (10%) gemeinsam finanzierte Stiftung des öffentlichen Rechts. Es gehört zu den international führenden Einrichtungen auf dem Gebiet der Meeresforschung.

Durch unsere Forschung und unser Engagement im Transfer von Wissen und Technologie tragen wir maßgeblich zum Erhalt der Funktion und zum Schutz des Ozeans für kommende Generationen bei.

Die Forschungseinheit Marine Symbiosen des Forschungsbereichs 3 - MarineÖkologie bietet zum 01. Februar 2027 eine Stelle als

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Forschungseinheit im operativen Tagesgeschäft. Die Tätigkeit ist vielseitig, organisatorisch geprägt und eng mit Kommunikation und administrativen Abläufen verbunden.
• Selbstständige organisatorische und administrative Unterstützung der Forschungseinheit
• Budgetkoordination und -verwaltung der Drittmittelprojekte der Forschungseinheit
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Stellenausschreibungen, Einstellungen) sowie Personalbetreuung
• Planung, Organisation, operative Unterstützung, sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Organisation von Reisen und Aufenthalten für Fellows und Gäste
• Abstimmung mit internen und externen Dienstleister:innen (z. B. Catering, Technik, Locations)
• Betreuung der Webseiten der Forschungseinheit

Persönliche Fähigkeiten:

• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit undausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit, Flexibilität, Multitasking und Teamfähigkeit
• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent:in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder vergleichbare Kenntnisse
• mehrjährige nachgewiesene Berufserfahrung
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint)
• Kenntnisse im Projekt- und Budgetkoordination sowie Personalwesen

Wünschenswert wären:

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe
• Berufliche Erfahrung in einem internationalen Umfeld und mit internationalen Projekten
• Erfahrung im Umgang mit Typo 3 / Webseiten Content-Management-Systemen (CMS) und SAP
• Affinität zu digitalen Tools und webbasierten Anwendungen (Webex)
• Verbindliches und professionelles Auftreten

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

• Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u.a. dieMöglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen
• Ein spannendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, wichtige Impulse für die Entwicklung nachhaltiger Lösungen zu setzen
• Spannende Themen in einem internationalen Umfeld
• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
• 31 Tage Urlaub + zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Corporate Benefits für Mitarbeitende
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E8 (TVöD-Bund). Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht der einer Teilzeitbeschäftigung (19,5 Wochenstunden). Die Stelle ist nicht teilbar, flexible Arbeitszeitmodelle sind grundsätzlich möglich.

Das GEOMAR hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Das GEOMAR setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Bewerbungsunterlagen gemäß Datenschutzbestimmungen vernichtet.

Auskünfte zu der ausgeschriebenen Stelle erteilen Bettina Reuter (Tel.: [phone]) und Prof. Dr. Ute Hentschel Humeida (Tel.: [phone]). Gerne nehmen wir Ihre Fragen unter Angabe des Kennwortes „Teamassistenz FE-MS“ per E-Mail unter bewerbung(at)geomar.de entgegen.

Weitere Informationen zum GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel bzw. der Helmholtz-Gemeinschaft finden Sie unter www.geomar.de oder www.helmholtz.de .

Das GEOMAR bekennt sich zu einer objektiven und diskriminierungsfreien Auswahl. Unsere Ausschreibungen richten sich daher an alle Menschen. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Bewerbungsfotos.

GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel

Personalabteilung
Wischhofstraße 1-3
24148 Kiel

GEOMAR ist Mitglied der Charta der Vielfalt , die ein wertschätzendes und vorurteilsfreies Arbeitsumfeld für alle unterstützt

Das GEOMAR trägt seit 2017 bereits zum dritten Mal das TOTAL E-QUALITY Prädikat für das Engagement zur beruflichen Chancengleichheit und Vielfalt.