Teamassistenz (m/w/d)

Arbeitsagentur; Kiel; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiles Arbeiten möglich

Ferienkurse für Kinder

31 Tage Urlaub + freie Tage an Heilig­

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

Krippenplatz-Unterstützung

Zusammenfassung

GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel sucht zum 01. Februar 2027 eine Teamassistenz (m/w/d).

Die Stelle unterstützt die Forschungseinheit Marine Symbiosen im operativen Tagesgeschäft und verbindet Organisation mit Kommunikation. Die Position umfasst eigenverantwortliche administrative Aufgaben, Budgetkoordination, Personalbetreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Reisen und Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische/verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige nachgewiesene Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint).

Aufgaben

• Sie unterstützen die Forschungseinheit im operativen Tagesgeschäft.
• Selbstständige organisatorische und administrative Unterstützung der Forschungseinheit.
• Budgetkoordination und -verwaltung der Drittmittelprojekte.
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten sowie Personalbetreuung.
• Planung, Organisation, operative Unterstützung, sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Organisation von Reisen und Aufenthalten für Fellows und Gäste.
• Abstimmung mit internen und externen Dienstleister:innen.
• Betreuung der Webseiten der Forschungseinheit.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Budgetkoordination

Personalwesen

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Fremdsprachenkorrespondent/Büromanagement-Abschluss

Tools

Typo3 CMS

SAP

MS Office

Jobbeschreibung

Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel ist eine von der Bundesrepublik Deutschland (90%) und dem Land Schleswig-Holstein (10%) gemeinsam finanzierte Stiftung des öffentlichen Rechts. Es gehört zu den international führenden Einrichtungen auf dem Gebiet der Meeresforschung.

Durch unsere Forschung und unser Engagement im Transfer von Wissen und Technologie tragen wir maßgeblich zum Erhalt der Funktion und zum Schutz des Ozeans für kommende Generationen bei.

Die Forschungseinheit Marine Symbiosen des Forschungsbereichs 3 - Marine Ökologie bietet zum 01. Februar 2027 eine Stelle als Teamassistenz (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Forschungseinheit im operativen Tagesgeschäft. Die Tätigkeit ist vielseitig, organisatorisch geprägt und eng mit Kommunikation und administrativen Abläufen verbunden.
• Selbstständige organisatorische und administrative Unterstützung der Forschungseinheit
• Budgetkoordination und -verwaltung der Drittmittelprojekte der Forschungseinheit
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (Stellenausschreibungen, Einstellungen) sowie Personalbetreuung
• Planung, Organisation, operative Unterstützung, sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Organisation von Reisen und Aufenthalten für Fellows und Gäste
• Abstimmung mit internen und externen Dienstleister:innen (z. B. Catering, Technik, Locations)
• Betreuung der Webseiten der Forschungseinheit

Persönliche Fähigkeiten:

• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit undausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit, Flexibilität, Multitasking und Teamfähigkeit

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent:in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder vergleichbare Kenntnisse
• mehrjährige nachgewiesene Berufserfahrung
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint)
• Kenntnisse im Projekt- und Budgetkoordination sowie Personalwesen

Wünschenswert wären:

• Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe
• Berufliche Erfahrung in einem internationalen Umfeld und mit internationalen Projekten
• Erfahrung im Umgang mit Typo 3 / Webseiten Content-Management-Systemen (CMS) und SAP
• Affinität zu digitalen Tools und webbasierten Anwendungen (Webex)
• Verbindliches und professionelles Auftreten

An einem Arbeitsplatz, direkt an der Kieler Förde mit vielen Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bieten wir Ihnen:

• Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Wir bieten u.a. dieMöglichkeit des mobilen Arbeitens und der individuellen Arbeitszeitgestaltung, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden sowie eine gute Unterstützung bei der Suche nach einem Krippenplatz am Standort Kiel
• Ein spannendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, wichtige Impulse für die Entwicklung nachhaltiger Lösungen zu setzen
• Spannende Themen in einem internationalen Umfeld
• Tätigkeit im Umfeld der Meeres- und Klimaforschung, einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung
• 31 Tage Urlaub + zusätzlich arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Corporate Benefits für Mitarbeitende
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Unterstützungsangebote für berufliche und persönliche Lebenssituationen

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E8 (TVöD-Bund). Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht der einer Teilzeitbeschäftigung (19,5 Wochenstunden). Die Stelle ist nicht teilbar, flexible Arbeitszeitmodelle sind grundsätzlich möglich.

Das GEOMAR hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Das GEOMAR setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Weitere Informationen zum GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel bzw. der Helmholtz-Gemeinschaft finden Sie unter www.geomar.de oder www.helmholtz.de.

Das GEOMAR bekennt sich zu einer objektiven und diskriminierungsfreien Auswahl. Unsere Ausschreibungen richten sich daher an alle Menschen. Wir verzichten ausdrücklich auf die Vorlage von Bewerbungsfotos.