Teamassistenz (m/w/d)

Stifterverband; Berlin; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Homeoffice 60% / Präsenz 40%

Mobiles Arbeiten

Work-Life-Balance

ÖPNV-Zuschuss

13. Gehalt

Zusammenfassung

Der Stifterverband in Berlin sucht ab dem 01.01.2027 eine Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Die Position ist zunächst bis zum 31.12.2028 befristet.

Sie unterstützt das Team administrativ, koordiniert Termine und Reisen, erledigt Rechnungen und sorgt für eine effiziente Projektabwicklung. Zu den Aufgaben gehören Recherche, Vorbereitung von Unterlagen, Organisation von Workshops sowie das Management von Teilnehmenden.

Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie erste relevante Praxiserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitale Kollaborations- und Präsentationstools
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute bis fließende Englischkenntnisse

Aufgaben

• Mitarbeit bei der Recherche sowie der Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Publikationen
• Unterstützung bei Planung, Organisation und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Termin- und Reiseplanung sowie Koordination mit internen und externen Beteiligten
• Teilnehmendenmanagement bei Workshops, Trainings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen sowie Erstellung und Abwicklung von Rechnungen
• Unterstützung im Projektmanagement und Projektcontrolling
• Organisation des Versands von Materialien
• Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Mittelabrufen und Bewilligungen
• Unterstützung bei Presse- und Kommunikationsarbeit

Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Kommunikation

Teamwork

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Reiseplanung

Ausbildung

Berufsausbildung oder Hochschulstudium

Tools

Digitale Kollaborationstools

Jobbeschreibung

Seit mehr als 100 Jahren gestaltet der Stifterverband gemeinsam mit seinen Mitgliedern, Förderern und Partnern das Bildungs- und Wissenschaftssystem in Deutschland. Das Ziel: Bildung und Wissenschaft zu verbessern, die Innovationskraft der Gesellschaft zu stärken - unabhängig, gemeinwohlorientiert, partnerschaftlich.

Der Stifterverband sucht ab 01. Januar 2027 im Bereich Programm und Förderung in Berlin eine Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle ist zunächst bis zum 31. Dezember 2028 befristet. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie das Team bei der administrativen und organisatorischen Umsetzung des vom Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) geförderten Projekts „Peer2Peer – Personalstrukturen und -entwicklung an deutschen Hochschulen stärken“.

• Mitarbeit bei der Recherche sowie der Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Publikationen
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen – sowohl digital als auch vor Ort
• Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung, inklusive Koordination und Abstimmung mit internen und externen Beteiligten
• Teilnehmendenmanagement bei Workshops, Trainings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Recherche von Hardware- und Softwarelösungen sowie bei generellen Beschaffungsprozessen
• Erstellung und Abwicklung von Rechnungen sowie Unterstützung im internen Projektmanagement und Projektcontrolling
• Organisation des Versands von Materialien und Unterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Verwendungsnachweisen, Mittelabrufen und Bewilligungen
• Unterstützung bei der Presse- und Kommunikationsarbeit
• Abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung oder Hochschulstudium sowie erste relevante Praxiserfahrung
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie digitalen Kollaborations- und Präsentationstools sowie Bereitschaft, sich in neue Tools und Prozesse einzuarbeiten
• Grundkenntnisse im Umgang mit Fördergeldern und Vergabeprozessen oder die Bereitschaft, sich in diese Themen einzuarbeiten
• Interesse an Themen der Hochschulentwicklung sowie eine schnelle Auffassungsgabe und Freude an neuen Aufgaben
• Hohe Motivation, im Event- und Veranstaltungsmanagement mitzuwirken und eigenständig Teilaufgaben selbstständig zu koordinieren
• Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick, Anpassungsfähigkeit und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen
• Ausgezeichnete Fähigkeit, eigene und teambezogene Arbeitsprozesse zu strukturieren, sowie eine proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation in Wort und Schrift
• Sehr gute bis exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute bis fließende Englischkenntnisse
• Mitgestaltung & Teilhabe – Flache Hierarchien, aktive Mitwirkung & engagierte Betriebsräte
• Gestaltungsspielraum – Eigene Ideen einbringen, neue Lösungen entwickeln & umsetzen
• Weiterbildung – Inhouse-Seminare, individuelle Fortbildungen & Wissenstransfer
• Work-Life-Balance – Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub & mobiles Arbeiten (60 % Homeoffice / 40 % in Präsenz)
• Familie & Beruf – Homeoffice, Sonderurlaub & kostenfreier PME-Familienservice
• Attraktive Standorte – Arbeitsplätze im Herzen Berlins
• Moderne Arbeitsumgebung – Neue Technologien & motiviertes Team
• Mobilität – ÖPNV-Zuschuss
• Gesundheit – Verpflegungszuschuss, Gesundheitsworkshops & kostenlose Impfungen
• Vergütung – 13. Gehalt, Urlaubsgeld & betriebliche Altersvorsorge

Für diese Ausschreibung gibt es keine Bewerbungsfrist. Solange diese Ausschreibung auf unserer Homepage ist, können Sie sich gern bewerben.

Wir können das Bildungs- und Wissenschaftssystem nur gemeinsam gestalten. Unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion oder Weltanschauung, Alter oder sexueller Identität - bei uns haben alle Menschen die gleichen Chancen. Der freie Platz in unserem Team könnte Ihrer sein.

Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft
Maria Munzel-Wolters
Baedekerstraße 1
45128 Essen
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