Teamassistenz in Teilzeit (30h/Woche) (m/w/d)

Die Jobactive GmbH ist seit nunmehr über zehn Jahren als eigenständiges Unternehmen am Markt präsent. Hervorgegangen ist Jobactive im Jahr 2001 aus der ehemaligen Personalbeschaffung und des Mitarbeiter-Poolmanagements des Bayer-Konzerns. Aktuell beschäftigt die Jobactive GmbH etwa 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von den Niederlassungen in Leverkusen, Berlin, Frankfurt am Main, Düsseldorf und München aus betreut werden. Im Fokus des Unternehmens stehen die Bereiche Finance, Office sowie Legal/Tax.

Zu besetzen wäre diese Vakanz bei eines der führenden Forschungsinstitute. Das Institut ist weltweit für ihre Spitzenforschung in verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen bekannt.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Abteilungsleitung als auch der drei angegliederten Referate, insbesondere Planung, Organisation und Koordination der Termine und Dienstreisen
• Selbstständige Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben sowie Korrespondenz und Kommunikation
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen
• Organisation der Arbeitsplätze, Zugangsberechtigungen und Ausstattung bei Umzug oder Neueinstellung von Mitarbeiter*innen und Bestellung von EDV- oder Büromaterial
• Unterstützung der Referatsleiter*innen durch sachbearbeitende Tätigkeiten
• Selbstständige Erstellung von Unterlagen und Präsentationen zur Informationsvermittlung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement und/oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. Kenntnisse und Fähigkeiten
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit ist wünschenswert, gerne aber auch direkt nach Ausbildungsabschluss
• Sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Anwendung von MS Word, Outlook, Excel und PowerPoint
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch als auch eine gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift